備件工作流程及制度

備件管理制度

備件工作流程圖消耗量資金計劃\\制作備件訂單審批\\上報訂單庫存清單信息反饋分析報告其它信息盤點整理上架定位存放訂貨跟蹤到貨驗收清點入庫備件索賠單領(lǐng)料日報領(lǐng)料單清潔、保養(yǎng)出庫入庫清單單據(jù)審批上報收集信息，制訂計劃，審批上傳，動態(tài)跟催。憑單驗貨，依貨制單，差異制單，單單相符。出庫憑單，先單后料，依單發(fā)料，驗料簽單。人人有責(zé)，各負其責(zé)，出入分離，科學(xué)管理。

備件工作流程描述，

收集信息，制訂計劃，審批上傳，動態(tài)跟催

1．備件計劃員應(yīng)根據(jù)備件的消耗情況、庫存情況，服務(wù)顧問提供的缺件登記情況(對缺件要簽字確認并30分鐘內(nèi)向業(yè)務(wù)部提供解決方案和預(yù)計解決時間)，車間提供的維修信息及季節(jié)等因素合理預(yù)測下一周期需求量（要用excel計算再調(diào)整，對突變量要了解分析原因），制定備件計劃。由計劃員制作《采購申請單》（訂單底稿）報備件經(jīng)理審核，報站長召開相關(guān)會議，修改訂單，報材料會計審核，站長、服務(wù)總監(jiān)審批。

2.審批完《訂單底稿》后，計劃員依《訂單底稿》制作《采購計劃》（訂單），相關(guān)審核后，發(fā)往廠家完成訂貨并將單據(jù)及時報財務(wù)備案。備件計劃員要電話跟蹤催促主機廠及時發(fā)貨，掌握貨物在途動態(tài)。

憑單驗貨，依貨制單，差異制單，單單相符。

3、到貨后，庫房管理員和計劃員一起驗收箱數(shù)，及包裝箱的封口狀態(tài)，同時對玻璃制品、大燈、CD、裝飾條等易損、易變形件進行驗收，如果無異常則簽收。如果包裝箱有破損、變形、封口開裂等異常狀況，須開箱依《裝箱清單》對貨物進行清點驗收，若有損壞缺件請運輸商負責(zé)賠償。

4、備件管理員簽收后須兩人以上開箱依《裝箱清單》對貨物逐樣進行清點驗收，若有差異則填寫《驗貨異�，F(xiàn)象記錄表》，及時與廠家或供貨商聯(lián)系，辦理索賠。依照先進先出的原則（新貨擺在舊貨后面或下面）整理上架，定位存放。無位置碼的要先編碼后上架，同時更新系統(tǒng)。備件計劃員及時辦理入庫手續(xù)，打印《入庫清單》，有關(guān)人員簽字后附《裝箱清單》、《驗貨異�，F(xiàn)象記錄表》《索賠單》當(dāng)日報財務(wù)。如遇特殊情況，辦理入庫最多不超過3天。財務(wù)要當(dāng)日審核單據(jù)之間是否相符，并與發(fā)票相一致。

5、入庫必須按車型入庫，即庫房必須按主機廠的車型分系列建立備件庫。所有入庫物資（包括贈品等）必須及時按實物辦理入庫手續(xù)，保證一物一碼且?guī)�、物、卡、證、資金相符。多收的辦理盈利入庫，誤發(fā)的(包括多發(fā)、少發(fā)、錯發(fā)、漏發(fā))與廠家辦理索賠業(yè)務(wù)，并報財務(wù)掛帳。損壞的如果可以確定責(zé)任和處理結(jié)果的及時處理，不能確定責(zé)任有可能將來索賠的，先辦理入庫及索賠手續(xù)，報財務(wù)掛賬處理。拆新車必須按車架號辦理入庫手續(xù)，不得負出庫，恢復(fù)新車辦理負入庫手續(xù)處理。

6、退料單；維修工退料，庫房管理員要先確認備件完好無損，在領(lǐng)料單簽字后方可電腦退料，并打退料單雙方簽字確認。為操作簡便，未結(jié)算之前可以在出庫單上負出庫。

出庫憑單，先單后料，依單發(fā)料，驗料簽單。

7、領(lǐng)料單出庫；備件管理員依《任務(wù)委托書》上料，并打領(lǐng)料單，庫房管理員按領(lǐng)料單上的品名、型號、數(shù)量發(fā)料，收貨人要現(xiàn)場驗收，確認無誤后雙方簽字認可。一聯(lián)留存作出庫單，一聯(lián)隨《任務(wù)委托書》帶走。

8、銷售單(或調(diào)撥單)出庫；在不影響生產(chǎn)情況下，進行備件銷售工作，打印《銷售單》（一式三聯(lián)），見用戶簽字與財務(wù)收款蓋章后發(fā)料，《銷售單》一聯(lián)留收款員處，一聯(lián)留存作出庫單，一聯(lián)交顧客帶走。內(nèi)部轉(zhuǎn)庫使用調(diào)撥單或銷售單，要及時辦理入庫單一起轉(zhuǎn)財務(wù)。

9、預(yù)約單出庫；預(yù)約備件到貨后要按照預(yù)約信息制作標(biāo)識并存放在預(yù)約貨位等待用戶來站更換，未經(jīng)預(yù)約的服務(wù)顧問和用戶同意不得挪用。

10、借條出庫，非本維修車間人員不得借料，本維修車間人員外出服務(wù)，救援，試件診斷借料時，本人寫借條，需有部門主管和站長簽字，五百元以上備件借條需有服務(wù)總監(jiān)簽字。經(jīng)備件主管備案簽字后，備件管理員方可發(fā)料。

11、出庫要快捷及時準(zhǔn)確，手續(xù)齊全。庫存為零，不得出庫。保證位置碼準(zhǔn)確無誤，標(biāo)識清楚，并做好整理保養(yǎng)工作，保證在庫備件無灰塵，無損傷，滿足使用要求，做到帳、物、卡一致。銷售的備件原則上不進行退換，特殊情況報站長處理。

12、備件管理員每天要進行永續(xù)盤點；財務(wù)每月進行抽盤，每年進行一次全盤。備件主管每月進行庫存分析，對庫存進行科學(xué)合理的動態(tài)管理。

人人有責(zé)，各負其責(zé)，出入分離，科學(xué)管理。

備件經(jīng)理：

1.負責(zé)備件計劃管理與制定工作，包括正常訂貨計劃，緊急訂貨計劃，確保進貨渠道正規(guī)，儲備合理，保證維修所需的備件供應(yīng)。

2.負責(zé)制訂備件管理、領(lǐng)用、倉儲的規(guī)章制度以及備件儲定額，建立和保證與備件業(yè)務(wù)相適應(yīng)的工作流程，快速準(zhǔn)確地供給備件，有效地支持維修車間。

3.及時、全面的掌握備件部運作情況，分析備件采購/庫存/發(fā)放等方面存在的問題，并制定解決方案，確保配件的科學(xué)管理。

4.負責(zé)對本部門工作流程、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)、考核辦法及本部人員崗位責(zé)任制度的編制、報批、組織實施。

5.負責(zé)備件市場調(diào)研，經(jīng)濟分析，收集和反饋備件的有關(guān)信息，及時向上級傳遞、反饋。

6.負責(zé)提高本部員工整體素質(zhì)與工作能力的培訓(xùn)計劃提出與實施。7.負責(zé)處理客戶配件投訴及原因分析/報告。

備件計劃員：

1.及時了解各車型備件銷售/庫存情況，根據(jù)環(huán)境季節(jié)、車輛維修狀況，保障備件銷量/庫存的前提下，減少積壓件，保證資金有效運作制定合理的備件計劃。

3.每日9：00前打印按領(lǐng)料人的《領(lǐng)料日報》報財務(wù)，隨時關(guān)注庫存量與消耗量，收集相關(guān)供求信息，當(dāng)庫存低于下限或供求發(fā)生變化時，及時填寫《采購申請單》報備件經(jīng)理處安排采購，增加庫存。庫房重要備件，不得零庫存。

4.及時填寫《備件業(yè)務(wù)月報表》上報有關(guān)部門。5.及時發(fā)現(xiàn)呆滯件，并及時申報備件經(jīng)理。6.對電腦系統(tǒng)的維護，保證電腦數(shù)據(jù)的安全性。備件管理員：

1.負責(zé)配件檢驗/清點/核對/入庫/上架/保管/發(fā)貨。2.對配件庫存進行統(tǒng)計，并及時反饋給配件計劃員。3.嚴(yán)把出、入庫關(guān)，為一線工人提供便捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。4.配合財務(wù)部門做好盤點工作。

5.負責(zé)倉庫日常維護及衛(wèi)生管理，保持倉庫整潔、衛(wèi)生。6.做好倉庫的安全/防火/防銹工作。7.及時發(fā)現(xiàn)呆滯件，并及時申報備件經(jīng)理。

備件倉庫的基本要求

備件倉庫在服務(wù)站工作中的地位是至關(guān)重要，大部分業(yè)務(wù)都是圍繞備件倉庫所展開的。提高備件倉庫的管理水平，不僅對于管理服務(wù)站的資產(chǎn)有著重要的作用，而且是服務(wù)站的信譽和形象之所在。建立一套嚴(yán)格的倉庫管理制度及出、入庫管理規(guī)定是十分必要的。

1、備件倉庫的出、入庫必須采用計算機管理，利用備件管理軟件在計算機上建立庫存賬務(wù)系統(tǒng)。出入庫手續(xù)必須按規(guī)定車型辦理，通用件辦理調(diào)撥手續(xù)。

2、非倉庫有關(guān)工作人員嚴(yán)禁進入庫存區(qū)域。領(lǐng)導(dǎo)帶人參觀庫房時，管理員要全程陪同。

3、庫房區(qū)域的布置：首先把常用件放在最易接近區(qū)，其次根據(jù)庫房的空間和配件和形狀及功能選擇合適的貨架進行合理的擺放，并有明顯標(biāo)識。4、備件倉庫的工作區(qū)域應(yīng)有明顯的標(biāo)牌，如備件領(lǐng)料口、辦公區(qū)、發(fā)料區(qū)、驗貨區(qū)、危險品庫等。

5、貨架的擺放要整齊劃一，每一過道要有明顯的標(biāo)志，貨架應(yīng)有位置碼系統(tǒng)。貨位要有零件號、零件名稱與最高、最低庫存量等信息。6、應(yīng)有足夠的進貨、發(fā)貨通道和周轉(zhuǎn)區(qū)域。并配備一定數(shù)量的照明、通風(fēng)和消防器材。

7、將索賠件分開擺放；將油漆等易燃危險品分開擺放。并有明顯的標(biāo)識。8、依靠計算機對庫存?zhèn)浼�建立安全庫存系統(tǒng)。對每種備件設(shè)置最高、最低庫存量。隨時掌握庫存短缺、超儲、呆滯情況。

9、應(yīng)定期對備件倉庫備件進行盤點與抽查。如實的反映存貨的增減變動情況與結(jié)存情況，使帳實相符。總結(jié)與找出倉庫管理的薄弱環(huán)節(jié)，分析原因并加以改善，不斷提高倉庫管理水平。

10、關(guān)于盤點與抽查有差錯的結(jié)果,現(xiàn)規(guī)定有盤虧的由庫房人員自行以進價標(biāo)準(zhǔn)賠償。

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配件庫管理制度及工作流程

為了加強公司基礎(chǔ)管理，規(guī)范配件管理日常工作，深化、細化公司經(jīng)濟核算，特制定本制度。

一、采購：

1、北京現(xiàn)代廠家購買配件：配件庫人員根據(jù)配件的日常使用情況以及接待員報送的所需購買配件，在BMP中編制電子訂單，核對無誤后，上傳到廠家，并及時查看預(yù)付款的使用情況，如需付款，則要填寫付款申請單，報總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后，方可由財務(wù)部辦理付款手續(xù)。

2、外采配件：正常外采配件，倉庫人員需填寫借款申請，經(jīng)由售后部經(jīng)理和總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后，方可到財務(wù)部辦理借款手續(xù)，購回配件后，及時辦理入庫手續(xù)，憑購貨方開具的發(fā)票、發(fā)貨單及入庫單到財務(wù)部辦理報帳手續(xù)。如為掛帳供應(yīng)商，則將有效憑證報送到財務(wù)部。

注：在申請購買配件時，一定要考慮到配件的常用性、易損性，還要保證汽車維修各種配件的供應(yīng)。二、采購入庫：

貨收到后，倉管員必須認真清點核對所購配件與定單中所列配件是否相符，并對配件的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價格進行全面的驗收，并確認合格后，簽收貨運單，及時辦理入庫手續(xù)。（一）配件入庫：

1、北京摩比斯購進配件：直接簽收貨運單，轉(zhuǎn)采購入庫，入庫庫位為北京現(xiàn)代摩比斯庫。

2、外采：在系統(tǒng)中辦理采購入庫，入庫庫位普料庫，如果供應(yīng)商開具增值稅專用發(fā)票，則入庫時的成本價為不含稅金額；如果開具普通票或收據(jù)，則全額入庫。入庫時，在系統(tǒng)中注意稅率的改變。（注：如當(dāng)時收到票據(jù)，必須有供應(yīng)商的發(fā)貨清單，如票據(jù)上已注明貨物名稱及數(shù)量，金額，則不需要。）

（二）其他輔料及外購物品入庫：

1、外采工具：維修工具或設(shè)施，辦理入庫同外采配件，入庫庫位為其他庫。2、外采其他物品：外采物品辦理入庫同外采配件，入庫庫位為其他庫。三、領(lǐng)料出庫：

1、維修領(lǐng)料，銷售材料：庫房收到委托書，在電腦中查看是否有工單，并與接

待員核對無誤后，及時辦理出庫手續(xù)，打印領(lǐng)料單，并與實物核對，注意配件名稱、規(guī)格，核對無誤后，維修工在領(lǐng)料單上簽字確認后方可領(lǐng)取配件，領(lǐng)料單交于維修工、財務(wù)部各一份。

2、內(nèi)部領(lǐng)料：工具等其他物品出庫，庫房收到維修工領(lǐng)料申請，辦理工具出庫

手續(xù)，打印出庫單，倉庫、維修工簽字后方可領(lǐng)取，并交維修工、財務(wù)部各一份。

3、每天核對配件出庫，匯總后于次日上午報送財務(wù)部一份。四、舊件回收管理

倉庫安排固定人員管理登記，具體細則見附件（舊件管理辦法）。五、庫存管理：

倉庫保管員要對配件進行合理的分區(qū)、分架、分層管理，做到擺放有序，易予查找，以便在電腦中查詢和辦理出庫手續(xù)，節(jié)省配件倉庫的使用空間，提高工作效率。

為了及時掌握配件的變化情況，避免配件的短缺、丟失或積壓，定于每個月的25至30日為盤存日，財務(wù)人員協(xié)助倉管員對實際庫存進行盤點。如果出現(xiàn)了盤盈或盤虧，要查明原因，制作盤盈或盤虧表；對于報損的配件要編制報損配件明細表，經(jīng)核對簽字后，報由總經(jīng)理簽字審批，然后報送財務(wù)部進行帳務(wù)處理。六、報表及報送：

1、每天登記配件的進銷存情況，核對無誤并簽字確認后于每周五上午向財務(wù)部報送一份配件進銷存統(tǒng)計表。報表中要注明采購金額，出庫成本中要分別注明日常維修領(lǐng)料、索賠領(lǐng)料和銷售材料成本。

2、月底配件盤點后，要在報表中體現(xiàn)出盤盈盤虧情況，查明原因，并及時處理完畢，調(diào)整庫存，還要對WMS系統(tǒng)自動計算后出現(xiàn)的小數(shù)誤差進行調(diào)整，調(diào)整后的庫存數(shù)量、成本與實際相符。核對無誤并簽字確認后于次月的1號報送配件進銷存月報表（按每周匯總數(shù)據(jù)報送）。

七、配件庫經(jīng)理要做好本部門工作安排，協(xié)調(diào)好與各部門之間的關(guān)系，保證工作的順利進行。

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