做好企業(yè)外事接待工作

做好企業(yè)外事接待工作

外事接待工作是企業(yè)聯(lián)系內(nèi)外的紐帶和橋梁。通過外事接待工作,企業(yè)可以展示實力,樹立形象,吸引投資,擴(kuò)大合作,推動企業(yè)快速發(fā)展。因此,做好外事接待工作已成為企業(yè)管理中一個重要的組成部分。

堅持原則是做好企業(yè)外事接待工作的前提

1.維護(hù)企業(yè)外事接待工作的統(tǒng)一性和有序性。企業(yè)外事接待工作需要在統(tǒng)一、有序的狀態(tài)下運(yùn)行。必須做到政出一門，令行禁止，不允許各行其是，擅自作主。要從國家利益、企業(yè)利益的高度認(rèn)識遵守外事接待工作紀(jì)律的重要性，嚴(yán)把紀(jì)律關(guān)。一是嚴(yán)格遵守外事接待紀(jì)律；二是在對外交往中嚴(yán)守企業(yè)秘密；三是在對外交往中遇到重大問題要及時報告，不能亂許諾，亂表態(tài)；四是按規(guī)定的程序和要求申辦外事接待事項。不該超越的程序不能超越，不該減少的環(huán)節(jié)不允許減少。參與人員在實踐工作中要遵守有關(guān)保密規(guī)定,正確區(qū)分內(nèi)事活動與外事活動,認(rèn)真做到內(nèi)外有別,盡量減少或杜絕外事接待工作中不符合外事禮儀規(guī)范的做法。對外事接待的違規(guī)違紀(jì)現(xiàn)象,要堅持原則,從嚴(yán)要求,不敷衍,不護(hù)短,及時、嚴(yán)肅查處,防止再犯。實踐表明,只有堅持原則,加強(qiáng)管理,才能維護(hù)外事接待工作的統(tǒng)一性、有序性、嚴(yán)肅性和權(quán)威性。

2.嚴(yán)格規(guī)程,加強(qiáng)管理,切實提高外事接待職能部門的管理水平與服務(wù)質(zhì)量。作為企業(yè)管理的重要組成部分，企業(yè)外事接待工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，有其特定的程序和規(guī)則。要確保企業(yè)在對外交往中不喪失機(jī)遇，不貽誤重點，很大程度上取決于各級外事職能部門的管理水平和服務(wù)水平。首先要制定好具有可行性和可操作性的外事接待規(guī)程。其次，要開展規(guī)程作業(yè)培訓(xùn)，樹立服務(wù)質(zhì)量意識，把接待規(guī)程真正作為外事接待工作的依據(jù)。外事接待工作人員不僅要具備良好的語言能力、政治素養(yǎng)、組織管理能力，還要具備較強(qiáng)的外事交往能力。企業(yè)應(yīng)配備思想素質(zhì)好，年輕而富有朝氣的同志充實外事接待崗位，并保持這部分人員的相對穩(wěn)定。

3.加強(qiáng)制度管理和調(diào)研。完善規(guī)章制度是外事接待工作軟件建設(shè)的一個核心問題。要努力做到三個“嚴(yán)格”：一是嚴(yán)格執(zhí)行接待范圍。切實做到保證重點，對外接待各負(fù)其責(zé)，相互配合，分別承擔(dān)，共同搞好；二是嚴(yán)格接待程序。做到先請示、批準(zhǔn)后再安排，每次任務(wù)都要按照外事接待工作規(guī)定等制度嚴(yán)格把關(guān)，對不屬于接待范圍的客人，及時向有關(guān)單位做好說明解釋工作，不超范圍接待，從源頭上杜絕非接待范圍的費(fèi)用開支；三是嚴(yán)格接待標(biāo)準(zhǔn)。遵循艱苦奮斗、勤儉節(jié)約的優(yōu)良傳統(tǒng)，按照有利公務(wù)、節(jié)儉實在、杜絕浪費(fèi)的原則，按不同層次相應(yīng)安排住宿、用餐、用車等標(biāo)準(zhǔn)，做到熱情、大方、細(xì)致、周到，盡量壓縮不必要的禮儀性活動，達(dá)到領(lǐng)導(dǎo)滿意、賓客滿意。狠抓調(diào)研工作，發(fā)揮好企業(yè)外事接待的參謀作用。目前企業(yè)外事接待工作中存在“重接待，輕調(diào)研”的現(xiàn)象,應(yīng)引起高度重視。企業(yè)外事接待職能部門應(yīng)充分利用外事交往渠道,收集對企業(yè)有用的信息與資料。對調(diào)研選題要認(rèn)真進(jìn)行篩選和分析,加強(qiáng)其針對性。通過日常調(diào)研，對企業(yè)對外交流等外事工作的方向、策略、經(jīng)驗、教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)，及時反饋企業(yè)外事工作的新走向，提出對企業(yè)決策有益的建議。

靈活性是做好企業(yè)外事接待工作的重要環(huán)節(jié)

外事接待工作是一個有機(jī)的整體,不僅僅是外事接待部門的事情，更需要企業(yè)有關(guān)部門和單位的大力支持和配合。接待工作要發(fā)揮“整體大于各孤立部分之和”的最大效能，必須克服辦事過程中的拖沓作風(fēng)，理順外事接待和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的縱向與橫向關(guān)系，形成上下一盤棋、協(xié)調(diào)有序的外事管理格局。要樹立“每一個人都代表企業(yè)形象，每一個人的一言一行都是企業(yè)文化的折射”的思想意識，保證高質(zhì)量的完成每一次外事接待任務(wù)。有些外商可能一生只到本企業(yè)造訪一次，如果這一次的接待工作熱情周到，精心細(xì)膩，企業(yè)良好的精神風(fēng)貌、濃厚的文化氛圍和高水平的服務(wù)將會給客人留下終生的美好印象。

所謂強(qiáng)調(diào)外事接待工作的靈活性，不是說外事接待工作可以隨意，而是指其工作涉及面廣、隨機(jī)性強(qiáng)，不可能按照一個模式套下來。而應(yīng)根據(jù)環(huán)境、條件的變化以及來賓的需求變化，在原則的范圍內(nèi)對政策靈活把握。在接待過程中，根據(jù)時間、空間、形勢的發(fā)展變化，審時度勢，隨機(jī)處理，尋求最佳適度。隨機(jī)制宜是在大的原則和方針下的靈活處理，不是根本改變大的原則和方針。堅持隨機(jī)制宜的原則，一定要把一般原則與具體情況結(jié)合起來。在復(fù)雜的外事接待工作中，對于常規(guī)的接待，可以按照一定的程序化、模式化的方法來運(yùn)作，但是對許多非常規(guī)性的隨機(jī)事件，很難按照一定的程序、模式去工作，需要外事接待人員具有廣博的知識、豐富的經(jīng)驗和創(chuàng)造性的思維。因此，在具體工作中,既要嚴(yán)格按外事接待工作的規(guī)定和程序辦事，又要從實際出發(fā),對外事接待中遇到的特殊情況敢于打破常規(guī)，簡化程序，提高工作效率。隨機(jī)制宜是在原則許可的范圍內(nèi)，因時而異、因地而異、因事而異，為來賓提供個性化的服務(wù)。外事接待工作的隨機(jī)制宜要做好兩個服務(wù)：一是跟蹤服務(wù)。對每批(次)外事接待從任務(wù)呈報、安排入住和用餐、用車、會場布置、考察點聯(lián)系、參觀游覽、意見收集、返程聯(lián)絡(luò)、費(fèi)用結(jié)算到建立來客檔案等各方面的工作都跟蹤到位；二是個性服務(wù)。比如在接待外商時，可建立檔案，了解其基本情況。通過客史檔案和相關(guān)詢問，了解不同來賓不同的習(xí)慣、愛好、口味,以人為本，有針對性地開展親情化服務(wù)。在考察線路上也要創(chuàng)新，要突出地方特色，讓來賓有所看、有所玩、有所學(xué)、有所思，讓他們牢記山鋁，用感情留住他們，讓來客有賓至如歸的感覺。以人為本決不是看人打卦，而是賓主融洽的一種必需。

外事接待人員要充分利用接待工作的每一個細(xì)節(jié)展示企業(yè)的全新風(fēng)采和企業(yè)獨(dú)具魅力的特色文化，用每一次接待機(jī)會增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力和向心力，提升企業(yè)的知名度和影響力。同時，外事接待人員還要對接待結(jié)果進(jìn)行科學(xué)的評估與監(jiān)測，及時做好來賓反饋信息的收集和處理工作，不斷優(yōu)化接待流程，力求外事接待活動效益的最大化。

原則性與靈活性的有機(jī)結(jié)合，這是做好企業(yè)外事接待工作的重要保證。從某種意義上說，接待就是一種“度”的平衡術(shù)，是結(jié)合實際的適度管理。只有正確地認(rèn)識“度”和把握“度”，才可能提出指導(dǎo)實踐活動的正確準(zhǔn)則，防止“過”與“不及”。接待工作唯有做到適度，力爭做到“服務(wù)熱情、接待精細(xì)、開明開放”，達(dá)到最佳效果，才能真正成為一個企業(yè)的窗口和聯(lián)系各方的紐帶和橋梁，從而推動企業(yè)的發(fā)展。

外事接待工作不僅是一個企業(yè)的形象展現(xiàn)，而且是一項政治性強(qiáng)的工作。外事接待活動的任何一點紕漏和失誤，都有可能造成無法挽回的政治影響和經(jīng)濟(jì)損失。由此可見，外事接待工作是一個企業(yè)的“第一形象”、“第一窗口”、“第一環(huán)境”。要牢固樹立“外事接待工作也出生產(chǎn)力,出效益”的觀點,按照有利公務(wù)、文明節(jié)儉、杜絕浪費(fèi)、標(biāo)準(zhǔn)適當(dāng)、平等對待、熱情大方的原則，牢牢把握好外事接待工作中的“度”，做好原則性與靈活性的有機(jī)結(jié)合。外事接待工作要與其它管理工作緊密結(jié)合起來，圍繞企業(yè)的中心任務(wù)，充分發(fā)揮橋梁紐帶作用，從而促進(jìn)企業(yè)各項工作的順利開展。

擴(kuò)展閱讀：淺談如何做好企業(yè)外事工作

淺談如何做好企業(yè)外事工作

近年來，我國國際化進(jìn)程不斷加快，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大，僅著眼于國內(nèi)市場已無法滿足企業(yè)發(fā)展需求，立足國內(nèi)，放眼全球已成為目前企業(yè)發(fā)展的大趨勢。生產(chǎn)經(jīng)營活動逐漸走出國門，對外交流與合作日益增多，又加之國際政治經(jīng)濟(jì)形勢紛繁復(fù)雜，更對當(dāng)前外事工作提出了新的更高要求，下面我就如何做好企業(yè)外事工作談一談自己的看法。

一、高度重視，圍繞中心開展工作

外事工作無小事，企業(yè)要高度重視外事工作，明確外事工作責(zé)任，加強(qiáng)外事工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)一步建立健全外事工作管理機(jī)構(gòu)和相關(guān)管理制度，逐步完善管理機(jī)制，構(gòu)建運(yùn)行有效的外事工作體系。企業(yè)的任何工作都要緊緊圍繞生產(chǎn)經(jīng)營這個中心來開展，外事工作更要進(jìn)一步融入公司大局，找準(zhǔn)工作著力點，充分結(jié)合本單位實際，將外事工作與保密、安全等各項工作有機(jī)結(jié)合，使外事工作更好地服務(wù)于企業(yè)的各項對外生產(chǎn)經(jīng)營活動，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)持續(xù)健康快速發(fā)展。

二、做好服務(wù)，把握外事工作核心

服務(wù)是貫穿外事工作的主線，是外事工作的核心和根本。做好外事服務(wù)工作要有“三心”：首先，外事服務(wù)要用心,要掌握和了解外事工作的相關(guān)政策法規(guī)，熟悉外事工作

流程，及時掌握外事手續(xù)辦理過程中往訪國家的外事規(guī)定變化，用心做好服務(wù)工作；其次，外事服務(wù)要貼心，要將不斷提高業(yè)務(wù)水平做為外事工作的落腳點，外事工作人員能夠根據(jù)出行團(tuán)組的實際情況，為出行團(tuán)組提出經(jīng)濟(jì)合理的出行建議和注意事項，提供貼心服務(wù)；再次，外事服務(wù)要細(xì)心，要將“順利出行、安全出行、文明出行”作為外事工作的著力點，加強(qiáng)與出行團(tuán)組和上級外事主管部門的溝通與交流，讓執(zhí)行任務(wù)的團(tuán)組按期出行，確保出國（境）任務(wù)順利完成。

三、精細(xì)管理，提升外事管理水平

“天下大事必做于細(xì)，天下難事必做于易”。要將外事管理做的出色，就要關(guān)注每一個細(xì)節(jié)，進(jìn)一步深化、細(xì)化外事管理工作。

1.外事工作要強(qiáng)化創(chuàng)新

外事工作要在創(chuàng)新上下功夫，一是要創(chuàng)新工作思路，不斷用新思路統(tǒng)領(lǐng)外事工作，用新舉措推動外事工作；二是要創(chuàng)新管理模式，用科學(xué)的態(tài)度對待工作，用科學(xué)的方法處理工作，用科學(xué)的制度管理工作，推動外事工作專業(yè)化、規(guī)范化進(jìn)程，進(jìn)一步提升綜合管理水平；三是要創(chuàng)新管理機(jī)制，嚴(yán)格工作過程控制，形成有監(jiān)督、有檢查、有考核、有反饋的閉環(huán)管理。

2.外事工作要“因地制宜”

每個企業(yè)都有其各自的生產(chǎn)經(jīng)營模式和特點，在外事工

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作中遇到的情況也各不相同，這就需要外事管理部門在保持管理方針不變的前提下針對具體情況制定相應(yīng)的管理措施，尤其是對于承擔(dān)軍工任務(wù)的企業(yè)，必須按照因公出國(境)嚴(yán)格審批、因私出國(境)全面掌控的管理原則加強(qiáng)外事管理工作。針對因公出國(境)任務(wù)要嚴(yán)格審查，明確執(zhí)行任務(wù)的必要性，對出國執(zhí)行任務(wù)的人數(shù)嚴(yán)格控制，實行分管領(lǐng)導(dǎo)、保密委主任、總經(jīng)理三層審批的原則；對因私出國(境)旅游、探親的，要在臨行前履行登記手續(xù)，確保外事管理部門知悉外出人員去向，并對出行人員進(jìn)行出行教育，以確保國家秘密等信息的安全。

3.外事工作要抓住細(xì)節(jié)

細(xì)節(jié)往往是決定外事工作效率的關(guān)鍵，一點疏漏就可能導(dǎo)致團(tuán)組無法按原計劃出行。在日常外事管理工作中要抓住容易疏忽的工作細(xì)節(jié)和關(guān)鍵點，從工作環(huán)節(jié)銜接、表格填寫規(guī)范、手續(xù)齊全與否、預(yù)定酒店機(jī)票等細(xì)節(jié)入手，精益求精，推動外事工作精細(xì)化。

4.外事工作要注重行前教育

一些企業(yè)往往忽視對出行團(tuán)組進(jìn)行臨行前的教育，臨行前教育對出行團(tuán)組來說非常重要，這可以讓出行人員了解往訪國家的政治經(jīng)濟(jì)形勢和人文習(xí)俗特點，并對其進(jìn)行保密和安全教育，使出行風(fēng)險降到最低，因此將行前教育工作做細(xì)、做實是提高外事工作水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。

5.外事工作要加強(qiáng)協(xié)調(diào)配合

外事工作僅靠企業(yè)的外事管理部門是無法做到精益求精的，外事工作往往要涉及到生產(chǎn)、銷售、人事、保密、安全等各個部門，因此，企業(yè)各部門間加強(qiáng)協(xié)調(diào)配合，注重工作環(huán)節(jié)銜接，避免工作疏漏，才能推動外事工作更好地開展。

6.進(jìn)一步加強(qiáng)外事宣傳工作

因工作的特殊性，外事宣傳一直是企業(yè)外事工作的薄弱環(huán)節(jié)。要找準(zhǔn)突破口和宣傳點，利用企業(yè)報刊、宣傳欄、廣播等媒介，加大外事宣傳工作宣傳力度，進(jìn)一步提高外事工作的影響力，為外事工作開展起到良好的促進(jìn)作用。

四、提升素質(zhì)，加強(qiáng)外事隊伍建設(shè)

外事工作重要又特殊，必須不斷加強(qiáng)隊伍建設(shè)，提高外事隊伍整體素質(zhì)。一是充分發(fā)揮老同志的“傳、幫、帶”作用和年輕同志知識層次新、外語水平好的優(yōu)勢，互學(xué)互補(bǔ)，鍛煉出一支素質(zhì)過硬、業(yè)務(wù)精通的隊伍；二是持續(xù)強(qiáng)化外語學(xué)習(xí)，外語是外事工作人員平時下功夫的重點，外語熟練的優(yōu)勢不僅體現(xiàn)在外事手續(xù)辦理上，更體現(xiàn)在外來文件翻譯、外事接待、對外交流等各個方面；三是多組織參加專業(yè)性、高水平的外事人才培訓(xùn)班，使外事工作人員不斷提升自身素質(zhì)，進(jìn)一步推動外事工作的專業(yè)化、規(guī)范化進(jìn)程；四是在外事人才隊伍穩(wěn)固基礎(chǔ)上，重點培養(yǎng)高級外事翻譯人才，與企業(yè)國際貿(mào)易部門配合，著力培養(yǎng)專業(yè)熟練、英語或其他多語

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種精通的高級翻譯人才，為企業(yè)外事工作上水平、上檔次起到良好的促進(jìn)作用。

外事工作無小事，外事工作靠

淄博火炬能源有限責(zé)任公司徐斐二一二年六月二十五日

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