會計檔案管理辦法

會計檔案管理辦法

1.0目的：為了加強會計檔案管理，更好地為公司經(jīng)營管理服務(wù)，制訂本辦法。2.0適用范圍：會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等。3.0職責(zé)：

3.1財務(wù)經(jīng)理：負(fù)責(zé)制定會計檔案的各項管理辦法，對會計檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

3.2會計檔案管理員：負(fù)責(zé)會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

3.3秘書處：負(fù)責(zé)對財務(wù)部會計檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。4.0定義：

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：

4.1會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

4.2會計賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。4.3財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明、會計科目明細(xì)表，會計審計報告、其他財務(wù)報告。

4.4稅務(wù)報告類：月度、季度、年度納稅申報表、稅務(wù)文件。

4.5財務(wù)預(yù)算報告類：月度、季度、年度財務(wù)預(yù)算報告，包括預(yù)算編制報告、預(yù)算差異分析報告、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)預(yù)算報告。

4.6其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，業(yè)務(wù)報告審批單，經(jīng)濟合同，請示報告書，各類會計檔案清冊。

4.7電子文件類：記載會計檔案的光盤、磁盤、磁帶等。4.0工作程序：

4.1會計檔案管理員：由財務(wù)部指定專人負(fù)責(zé)，出納人員不得兼管會計檔案。4.2會計檔案的立卷、歸檔：

4.2.1財務(wù)部檔案管理員對每年形成的會計檔案，負(fù)責(zé)整理立卷、編號并裝訂成冊，注明名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度。

4.2.2財務(wù)部檔案管理員對會計檔案立卷后，應(yīng)按照4.0所述類別分別歸檔保管。4.2.3已經(jīng)立卷歸檔的會計檔案，任何人不得私自拆封或抽換。確需拆封重新整理的，經(jīng)財務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可拆封整理。4.3會計檔案的保管：

4.3.1公司當(dāng)年形成的會計檔案，由財務(wù)部負(fù)責(zé)保管。

4.3.2會計檔案應(yīng)存放于有一定防盜和防火功能的檔案柜中，不得隨意堆放，檔案柜鑰匙由專職人員保管，備用鑰匙由財務(wù)經(jīng)理保管。

4.3.3以電子媒介形式存儲的會計檔案資料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)公司計算機安全管理程序的有關(guān)規(guī)定進行備份管理并儲存在安全的場所。

4.3.4會計檔案的保管期限，分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。保管期限從會計年度終了后的第一天開始。

4.3.5會計檔案管理人員如發(fā)現(xiàn)會計檔案被人非法銷毀、丟失、隱匿、涂改、復(fù)印、長期借閱不還等情況，應(yīng)立即報告財務(wù)經(jīng)理和主管經(jīng)理進行調(diào)查。對違紀(jì)者，按公司獎懲規(guī)定予以處罰。

4.4會計檔案的借閱：

4.4.1會計檔案管理人員應(yīng)當(dāng)建立查閱登記簿，全面登記會計檔案的查閱情況。

4.4.2公司內(nèi)部非財務(wù)人員因業(yè)務(wù)需要查閱會計檔案，事先應(yīng)當(dāng)經(jīng)過財務(wù)經(jīng)理的批準(zhǔn)，并按規(guī)定辦理查閱登記手續(xù)。

4.4.3公司內(nèi)部非財務(wù)人員因業(yè)務(wù)需要復(fù)印會計檔案，事先應(yīng)當(dāng)經(jīng)過財務(wù)經(jīng)理的批準(zhǔn)，復(fù)印資料必須由財務(wù)人員進行，并按規(guī)定辦理查閱登記手續(xù)。非財務(wù)人員不得單獨接觸會計檔案。4.4.4政府主管機關(guān)或外單位因業(yè)務(wù)需要查閱會計檔案，事先應(yīng)當(dāng)經(jīng)過財務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理的批準(zhǔn)，并按規(guī)定辦理查閱登記手續(xù)。

4.4.5借閱者查閱資料時，檔案保管員應(yīng)在現(xiàn)場陪同，借閱者歸還時要檢查資料是否完整，并辦理注銷借閱手續(xù)。

4.4.6會計檔案原則上不得借出財務(wù)部或檔案管理室。確因業(yè)務(wù)需要，應(yīng)取得財務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)。借出會計檔案時，經(jīng)辦人員雙方必須進行全面的數(shù)量清點并做好登記記錄。4.4.7非控股股東單位需要查閱、調(diào)閱公司會計檔案時，應(yīng)取得控股股東單位的同意。4.5會計檔案的銷毀：

4.5.1會計檔案保管期滿需要銷毀時，由檔案管理員提出銷毀意見，財務(wù)部會同秘書處共同鑒定、嚴(yán)格審查，并編制會計檔案銷毀清冊，報總經(jīng)理、上級主管公司財務(wù)部及董事長批準(zhǔn)后放可銷毀。

4.5.2對涉及公司未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)和法律糾紛涉及的原始憑證，應(yīng)單獨抽出、另行立卷保管，直至案件結(jié)束為止。

4.5.3檔案銷毀前，應(yīng)按會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一清查核對，并由財務(wù)部和秘書處共同派員監(jiān)銷。

4.5.4監(jiān)銷人必須親臨銷毀現(xiàn)場，監(jiān)督檔案如數(shù)完全銷毀。

4.5.5會計檔案銷毀后，經(jīng)辦人應(yīng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負(fù)責(zé)，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告，報送財務(wù)經(jīng)理、上級主管公司財務(wù)部，并歸入檔案備查。5.0相關(guān)附件和記錄

5.1附件1：會計檔案移交清冊5.2附件2：會計檔案保管清冊5.3附件3：會計檔案銷毀清冊5.4附件4：會計檔案保管期限表5.5附件5：會計檔案借閱登記表5.6附件6：會計檔案管理流程圖6.0參考文件

6.1《會計檔案管理辦法》（財政部（98）財會字第32號）

擴展閱讀：會計檔案管理辦法修訂說明

附件1：

會計檔案管理辦法修訂說明

《會計檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）是1984年財政部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布的，1998年進行了第一次修訂�！掇k法》的制定和實施對規(guī)范和加強單位會計檔案管理、促進會計工作更好地為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)發(fā)揮了積極作用。隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，尤其是會計信息化水平的不斷提高，對會計檔案管理工作提出了新的要求，也為會計檔案實施電子化管理提供了重要機遇和保障。部分單位在會計檔案電子化管理方面進行了積極探索，積累了寶貴經(jīng)驗。為規(guī)范電子會計檔案管理，提高會計檔案管理工作水平，財政部會計司會同國家檔案局有關(guān)部門從201*年10月起，共同研究會計檔案電子化管理的有效方式，考察了部分企業(yè)實施會計檔案電子化管理的現(xiàn)狀，聽取了部分地方會計管理部門和企事業(yè)單位的意見。在此基礎(chǔ)上，我們在《辦法》修訂中增加了電子會計檔案管理的有關(guān)內(nèi)容，并對《辦法》其他內(nèi)容進行了修改、完善。

一、規(guī)范電子會計檔案管理的必要性和可行性

（一）信息技術(shù)的應(yīng)用和電子商務(wù)的發(fā)展改變了會計信息的

產(chǎn)生、傳遞方式。會計檔案管理是會計基礎(chǔ)工作的重要內(nèi)容，會計檔案信息化也是會計信息化工作的重要組成部分。隨著企業(yè)信息化水平和精細(xì)化管理程度的日益提升，信息技術(shù)在會計工作中的廣泛應(yīng)用，越來越多的憑證、賬簿、報表等會計信息以電子形式產(chǎn)生和傳遞。如在ERP系統(tǒng)中，記賬憑證可由會計人員根據(jù)審核后的報賬單及所附的原始憑證產(chǎn)生，也可由業(yè)務(wù)部門將生產(chǎn)經(jīng)營中產(chǎn)生各種原始數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，系統(tǒng)將根據(jù)初始定義和模板自動形成相應(yīng)的記賬憑證，整個過程全部由系統(tǒng)自動完成，不需要會計人員干預(yù)。會計賬簿也是由系統(tǒng)通過邏輯計算自動生成。企業(yè)從外部獲取的會計資料也越來越多地表現(xiàn)為電子形式，如企業(yè)通過與銀行建立銀企直聯(lián)，銀行接受支付指令進行支付，支付成功后銀行生成電子回單，企業(yè)借助直聯(lián)支付流水號通過銀企直聯(lián)系統(tǒng)直接獲取，網(wǎng)上銀行電子回單采用驗證碼、電子印章技術(shù)，以確保電子回單的唯一性和有效性。

（二）數(shù)量龐大的電子會計憑證需要打印、整理、歸檔，會計檔案管理工作面臨全新挑戰(zhàn)。原《辦法》規(guī)定“采用電子計算機進行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案”。對于大中型企業(yè)來說，隨著經(jīng)營規(guī)模和業(yè)務(wù)范圍的不斷擴大以及經(jīng)營管理對會計核算多維信息需求的增加，需要歸檔保存的會計資料數(shù)量大幅上升，檔案管理工作面臨全新挑戰(zhàn)，迫切需要對會計檔案保管形式進行變革。以某央企所屬廣東省公司為例，該公司一年打印的記賬憑證約1000萬張，明細(xì)賬、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬約500萬張，合計約1500萬張，以平均保存15年測算，15年的周期內(nèi)需保管的檔案數(shù)量約為2.25億張，相應(yīng)的紙張和耗材成本約370萬元，此外，需要配備15名人員對打印出的記賬憑證、原始憑證和各類賬簿進行分類、整理、匹配、裝訂和保管，并需要約3000平方米的場地對檔案進行保存，帶來大量的人員、場地、設(shè)備、能源等支出負(fù)擔(dān)。

（三）會計檔案電子化管理的外部政策環(huán)境和法制環(huán)境基本成熟。首先，《中華人民共和國國民經(jīng)濟和社會發(fā)展第十二個五年規(guī)劃綱要》提出，要樹立綠色、低碳發(fā)展理念，以節(jié)能減排為重點，健全激勵和約束機制，加快構(gòu)建資源節(jié)約、環(huán)境友好的生產(chǎn)方式和消費模式。會計檔案采用電子化管理符合我國提出的綠色低碳的政策要求。其次，《中華人民共和國電子簽名法》（以下簡稱《電子簽名法》）第三條提出“當(dāng)事人約定使用電子簽名、數(shù)據(jù)電文形式的文書，不得僅因為其采用電子簽名、數(shù)據(jù)電文的形式而否定其法律效力”、第十四條提出“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”�！峨娮雍灻�法》確立了電子簽名的法律效力，滿足規(guī)定條件的電子會計憑證具有與紙質(zhì)會計憑證同等的法律效力。第

三，電子檔案的規(guī)范文件和標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)或即將陸續(xù)出臺�！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》將檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)（包括檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、電子文件歸檔管理系統(tǒng)、電子檔案移交管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案信息發(fā)布利用系統(tǒng)）作為重點工作。201*年中辦、國辦印發(fā)的《電子文件管理暫行辦法》規(guī)范了電子文件的管理。此外，《電子檔案移交與管理辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等一系列配套文件和國家標(biāo)準(zhǔn)預(yù)計年內(nèi)陸續(xù)出臺，將為會計檔案電子化管理提供依據(jù)和指導(dǎo)。

（四）信息技術(shù)的日趨成熟為會計檔案電子化管理提供了有力支持。一是構(gòu)建獨立的電子檔案系統(tǒng)，可有效解決電子檔案的可讀性問題。電子檔案系統(tǒng)通過與關(guān)聯(lián)系統(tǒng)建立接口匯集各類賬、證、表的信息，不同格式（包括word、excel、jpg、pdf、壓縮文件等）的紙質(zhì)會計資料可以通過影像自動轉(zhuǎn)換技術(shù)，自動轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一的影像圖片格式（jpg），電子檔案系統(tǒng)可以提供統(tǒng)一的調(diào)閱界面，信息使用者根據(jù)權(quán)限通過電子檔案系統(tǒng)查看，各類電子會計數(shù)據(jù)可不依賴于核算系統(tǒng)或其他系統(tǒng)獨立存儲于會計檔案系統(tǒng)，有效解決了電子會計檔案的可讀性問題。二是采用標(biāo)準(zhǔn)條形碼及檢索技術(shù)可實現(xiàn)會計檔案的快速定位與匹配檢索。如利用標(biāo)準(zhǔn)條形碼技術(shù)，建立各類憑證之間、紙質(zhì)憑證與電子憑證之間的關(guān)聯(lián)性。報賬發(fā)起，形成報賬單條碼信息（即原始憑證條碼）；記賬憑證生成，同時形成記賬憑證條碼；電子會計憑證歸檔，形成案卷條碼和檔盒條碼，通過條碼建立原始憑證、記賬憑證與檔盒之間的一一對應(yīng)關(guān)系，保證關(guān)聯(lián)性。同時，紙質(zhì)會計檔案歸檔也根據(jù)形成的條形碼由會計檔案系統(tǒng)進行掃碼記錄并自動配位，實體檔盒按系統(tǒng)配置的庫位上架，保持實體檔案盒所在庫位與系統(tǒng)庫位的一致性，所有入庫、借出、歸還、移交均通過條碼管理，實現(xiàn)電子化動態(tài)庫位管理。三是采用主流技術(shù)和嚴(yán)密的權(quán)限管理可保障數(shù)據(jù)的安全。如目前市場廣泛應(yīng)用的RAID5磁盤陣列，磁盤在使用過程中若有損壞，可以實現(xiàn)動態(tài)更換。由于是冗余存儲，磁盤更換過程中數(shù)據(jù)不會丟失。如全球主流數(shù)據(jù)庫SALSERVER不會因為系統(tǒng)版本升級導(dǎo)致歷史數(shù)據(jù)不可讀，在意外死機時仍能夠恢復(fù)死機前的所有數(shù)據(jù)，并能保證檔案信息在脫離源數(shù)據(jù)系統(tǒng)后仍可在會計檔案管理系統(tǒng)隨時讀取。如對電子數(shù)據(jù)訪問進行嚴(yán)格授權(quán)，只有授權(quán)用戶才能訪問特定的檔案信息，通過實時記錄和分析用戶對檔案的操作行為，保證授權(quán)用戶的規(guī)范化操作。如可通過實施數(shù)據(jù)備份安全控制，定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行熱備、增備、全備，構(gòu)建會計檔案系統(tǒng)的異地容災(zāi)系統(tǒng)，降低自然災(zāi)害造成的計算機破壞而引起數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險。

二、修訂的主要內(nèi)容（一）會計檔案的定義根據(jù)中辦、國辦印發(fā)的《電子文件管理暫行辦法》及《電子檔案移交與管理辦法》（送審稿）中關(guān)于電子文件和檔案的有關(guān)規(guī)定，《辦法》重新定義了會計檔案的概念：會計檔案是指各單位在進行會計記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)過程中形成或接收的，具有保存價值并歸檔保存的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的會計文件。

（二）會計檔案的范圍

1.按照《會計法》的規(guī)定，明確了會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告的范圍。同時，在其他會計資料中，增加了年度內(nèi)部控制評價報告和內(nèi)部控制審計報告，并將“其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料”修改為“其他具有保存價值的會計信息記錄”。

2.明確“原始憑證、年度財務(wù)會計報告及其審計報告、年度內(nèi)部控制評價報告及其審計報告、會計檔案保管清冊和會計檔案銷毀清冊等具有永久保存價值或者其他重要價值的會計文件，必須以紙質(zhì)形式或者微縮制品保存”，提出“有條件的企業(yè)可以通過計算機等電子設(shè)備管理會計檔案”。3.明確具備以下條件的單位可以采用電子會計檔案替代紙質(zhì)會計檔案：一是配備了適用的電子檔案管理系統(tǒng)，能夠通過電子檔案管理系統(tǒng)快速、方便地查閱相關(guān)數(shù)據(jù)，并與相應(yīng)的紙質(zhì)檔案建立了關(guān)聯(lián)關(guān)系；二是配備了電子會計檔案管理機構(gòu)或人員，負(fù)責(zé)電子會計文件的

歸檔和管理；三是配備了信息管理機構(gòu)和人員，負(fù)責(zé)對系統(tǒng)和電子數(shù)據(jù)進行維護和管理；四是建立了嚴(yán)格的電子會計檔案管理制度并有效實施。（三）會計檔案的歸檔

1.《辦法》延長了會計檔案移交檔案部門的時間。原《辦法》要求會計年度終了后，會計檔案可暫由會計機構(gòu)保管一年，一年后應(yīng)當(dāng)移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管。實際工作中，各單位要接受會計師事務(wù)所的審計，業(yè)務(wù)主管部門、審計部門、稅務(wù)部門的檢查，近三年的會計憑證、賬簿、報表需經(jīng)常查閱，為減少審批手續(xù)，提高工作效率，會計部門往往推遲檔案移交的時間。為此，《辦法》規(guī)定“如有特殊需要，會計機構(gòu)可適當(dāng)延長會計檔案的移交期限，但最長不得超過會計文件形成年度終了后三年�！�

2.《辦法》增加了電子會計文件的歸檔要求�！掇k法》規(guī)定“采用電子會計檔案替代紙質(zhì)會計檔案的單位，應(yīng)按照國家標(biāo)準(zhǔn)對電子會計文件進行歸檔和管理。單位會計機構(gòu)應(yīng)實時或定期將屬于歸檔范圍的電子會計文件的管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上轉(zhuǎn)移至檔案部門。單位應(yīng)定期將屬于歸檔范圍的電子會計文件及其元數(shù)據(jù)、電子會計文件機讀目錄、相關(guān)查看軟件、其他說明等集中拷貝至電子載體上，一式三套，一套封存保管，一套查閱使用，一套異地保存。”（四）會計檔案的查閱

《辦法》強調(diào)各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會計檔案查閱、復(fù)制登記制度，要求各單位嚴(yán)格按照有關(guān)制度使用會計檔案。刪除了“經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)”的說法。會計檔案查閱包括單位內(nèi)部查閱和外單位查閱，內(nèi)部查閱通常只需申請查閱部門負(fù)責(zé)人和檔案部門負(fù)責(zé)人簽字即可，無須單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；外部查閱則須由本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。檔案查閱的批準(zhǔn)事宜屬于單位內(nèi)部管理制度的一部分，因此，《辦法》強調(diào)企業(yè)建立健全會計檔案查閱制度，嚴(yán)格按照有關(guān)制度進行檔案查閱，不再明確批準(zhǔn)機構(gòu)或負(fù)責(zé)人。（五）會計檔案的銷毀

據(jù)了解，許多單位尤其是國有企業(yè)和行政事業(yè)單位的有關(guān)負(fù)責(zé)人因工作責(zé)任或銷毀程序不明確等原因，不敢隨意銷毀會計檔案，即使會計檔案已符合銷毀條件并失去使用價值，仍然繼續(xù)保管，大大增加了檔案保管成本。因此，《辦法》就明確責(zé)任和分工、引入審計、降低風(fēng)險等方面進行了規(guī)定。

1.《辦法》引入了對擬銷毀會計檔案的審計，規(guī)定“如有需要，可由單位審計機構(gòu)或委托會計師事務(wù)所對擬銷毀的會計檔案是否符合銷毀條件進行審計，并出具審計意見�！�

2.《辦法》增加了會計檔案銷毀的責(zé)任人，要求“單位負(fù)責(zé)人、檔案機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見�！�3.《辦法》明確了會計檔案銷毀工作的組織單位和監(jiān)督單位，規(guī)定“單位檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同負(fù)責(zé)組織銷毀工作，單位審計機構(gòu)或委托會計師事務(wù)所派員監(jiān)銷�！痹�《辦法》中規(guī)定檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷，但銷毀會計檔案應(yīng)該由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)組織，而不是監(jiān)督；由單位審計機構(gòu)或會計師事務(wù)所監(jiān)督銷毀更加合適。

4.《辦法》明確了國家機關(guān)會計檔案銷毀工作的監(jiān)督單位，規(guī)定“國家機關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。審計部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級財政部門派員參加監(jiān)銷�！庇捎趯徲嫴块T每年要對國家機關(guān)進行年度財務(wù)審計，了解會計工作情況，由審計部門派員監(jiān)銷能有效發(fā)揮監(jiān)督作用，并明確審計部門的監(jiān)銷工作由財政部門派員參加。（六）會計檔案的交接《辦法》明確了電子會計檔案的交接要求，規(guī)定“電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與元數(shù)據(jù)、相關(guān)軟件一起移交，電子會計檔案有相應(yīng)紙質(zhì)、微縮制品等載體的，應(yīng)在相應(yīng)的元數(shù)據(jù)中著錄相關(guān)信息，建立關(guān)聯(lián)關(guān)系；檔案接受單位應(yīng)對保存會計電子檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進行檢驗，確保所接受電子會計檔案的真實性、完整性和有效性�！�

附件2：

會計檔案管理辦法

（征求意見稿）

第一條為了加強信息化條件下的會計檔案管理工作，更好地為發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》等規(guī)定，制定本辦法。

第二條國家機關(guān)、社會團體、公司、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織（以下簡稱各單位），應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會計檔案。

第三條各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負(fù)責(zé)會計檔案工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。

第四條各單位必須加強會計檔案管理工作，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護技術(shù)措施，保證會計檔案的真實完整、妥善保管、有序存放、方便查閱、有效讀取，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

第五條會計檔案是指各單位在進行會計記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)過程中形成或接收的，具有保存價值并歸檔保存的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的會計文件。以下會計文件應(yīng)納入歸檔范圍：

（一）會計憑證：原始憑證，記賬憑證。

（二）會計賬簿：總賬，明細(xì)賬，日記賬，其他輔助性賬簿。

（三）財務(wù)會計報告：月度、季度、年度財務(wù)會計報告及其審計報告。

（四）其他會計資料：年度內(nèi)部控制評價報告及內(nèi)部控制審計報告，銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，其他具有保存價值的會計信息記錄。

第六條原始憑證、年度財務(wù)會計報告及其審計報告、年度內(nèi)部控制評價報告及其審計報告、會計檔案保管清冊和會計檔案銷毀清冊等具有永久保存價值或者其他重要價值的會計文件，必須以紙質(zhì)形式或者微縮制品保存。有條件的企業(yè)可以通過計算機等電子設(shè)備管理會計檔案。具備以下條件的單位可以采用電子會計檔案替代紙質(zhì)會計檔案（規(guī)定必須以紙質(zhì)形式或微縮制品保存的會計文件除外）：（一）配備了適用的電子檔案管理系統(tǒng)，能夠通過電子檔案管理系統(tǒng)快速、方便地查閱相關(guān)數(shù)據(jù)，并與相應(yīng)的紙質(zhì)檔案建立了關(guān)聯(lián)關(guān)系。

（二）配備了電子會計檔案管理機構(gòu)或人員，負(fù)責(zé)電子會計文件的歸檔和管理。（三）配備了信息管理機構(gòu)或人員，負(fù)責(zé)對系統(tǒng)和電子數(shù)據(jù)進行維護和管理。（四）建立了嚴(yán)格的電子會計檔案管理制度，并有效實施。

第七條單位會計機構(gòu)按照歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)將會計文件整理立卷、裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當(dāng)年屬于歸檔范圍的會計文件，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。如有特殊需要，會計機構(gòu)可適當(dāng)延長會計檔案的移交期限，但最長不得超過會計文件形成年度終了后三年。第八條采用電子會計檔案替代紙質(zhì)會計檔案的單位，應(yīng)按照國家標(biāo)準(zhǔn)對電子會計文件進行歸檔和管理。單位會計機構(gòu)應(yīng)實時或定期將屬于歸檔范圍的電子會計文件的管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上轉(zhuǎn)移至檔案部門。單位應(yīng)定期將屬于歸檔范圍的電子會計文件及其元數(shù)據(jù)、電子會計文件機讀目錄、相關(guān)查看軟件、其他說明等集中拷貝至電子載體上，一式三套，一套封存保管，一套查閱使用，一套異地保存。

第九條各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會計檔案查閱、復(fù)制登記制度，嚴(yán)格按照有關(guān)制度使用會計檔案。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、修改、拆封和抽換。各單位保存的會計檔案不得借出。

第十條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。第十一條本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。

第十二條保管期滿的會計檔案，除本辦法第十三條規(guī)定的情形外，可以按照以下程序銷毀：

（一）由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。如有需要，可由單位審計機構(gòu)或委托會計師事務(wù)所對擬銷毀的會計檔案是否符合銷毀條件進行審計，并出具審計意見。

（二）單位負(fù)責(zé)人、檔案機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。（三）單位檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同負(fù)責(zé)組織銷毀工作，單位審計機構(gòu)或委托會計師事務(wù)所派員監(jiān)銷。國家機關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。審計部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級財政部門派員參加監(jiān)銷。

（四）監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。

第十三條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

第十四條單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。

第十五條單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案；單位分立后原單位解散的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

第十六條單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應(yīng)由原各單位保管。

第十七條建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

第十八條單位之間交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。移交會計檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢

后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與元數(shù)據(jù)、相關(guān)軟件一起移交，電子會計檔案有相應(yīng)紙質(zhì)、微縮制品等載體的，應(yīng)在相應(yīng)的元數(shù)據(jù)中著錄相關(guān)信息，建立關(guān)聯(lián)關(guān)系；檔案接受單位應(yīng)對保存電子會計檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進行檢驗，確保所接受電子會計檔案的真實性、完整性和有效性。

第十九條我國境內(nèi)所有單位的會計檔案不得攜帶出境，不得通過網(wǎng)絡(luò)向境外非法傳送電子會計檔案。駐外機構(gòu)和境內(nèi)單位在境外設(shè)立企業(yè)的會計檔案應(yīng)當(dāng)按照本辦法和國家有關(guān)規(guī)定進行管理。

第二十條預(yù)算、計劃、制度等文件材料，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。第二十一條各省、自治區(qū)、直轄市人民政府財政部門、檔案管理部門，國務(wù)院各業(yè)務(wù)主管部門，中國人民解放軍總后勤部，可以根據(jù)本辦法的規(guī)定，結(jié)合本地區(qū)、本部門的具體情況，制定實施辦法，報財政部和國家檔案局備案。

第二十二條本辦法由財政部負(fù)責(zé)解釋，自201*年1月1日起執(zhí)行。1998年8月20日財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》自本辦法執(zhí)行之日起廢止。

附表：1.企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表

2.財政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計檔案保管期限表

附表1：

企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表

序號一12二3456三78四9101112131415

檔案名稱會計憑證原始憑證記賬憑證會計賬簿總賬明細(xì)賬日記賬其他輔助賬簿財務(wù)會計報告月、季度財務(wù)會計報告年度財務(wù)會計報告及審計報告其他會計資料年度內(nèi)部控制評價報告年度內(nèi)部控制審計報告會計檔案移交清冊會計檔案保管清冊會計檔案銷毀清冊銀行存款余額調(diào)節(jié)表銀行對賬單保管期限15年15年15年15年15年15年15年3年永久永久永久15年永久永久5年5年備注包括日記總賬現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年包括各級主管部門匯總財務(wù)會計報告包括文字分析包括文字分析

附表2：

財政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計檔案保管期限表

序號一123檔案名稱會計憑證國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證各收入機關(guān)編送的報表行政單位和事業(yè)單位的各種會計憑證456二789101112各種完稅憑證和繳、退庫憑證財政總預(yù)算撥款憑證和其他會計憑證農(nóng)牧業(yè)稅結(jié)算憑證會計賬簿日記賬總賬稅收日記賬（總賬）和稅收票證分類出納賬明細(xì)分類、分戶賬或登記簿現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬行政單位和事業(yè)單位固定資產(chǎn)明細(xì)賬（卡片）15年15年15年15年15年15年25年15年15年15年15年25年15年25年保管限期財政總預(yù)算10年10年行政單位事業(yè)單位15年稅收會計10年備注包括：原始憑證、記賬憑證和傳票匯總表繳款書存根聯(lián)在銷號后保管2年包括：撥款憑證和其他會計憑證行政單位和事業(yè)單位固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年三1314151617181920財務(wù)會計報告財政總預(yù)算行政單位和事業(yè)單位決算稅收年報（決算）國家金庫年報（決算）基本建設(shè)撥、貸款年報（決算）財政總預(yù)算會計旬報財政總預(yù)算會計月、季度報表行政單位和事業(yè)單位會計月、永久10年10年10年10年3年5年永久5年永久所屬單位報送的保管2年所屬單位報送的保管2年所屬單位報送的

季度報表21稅收會計報表（包括票證報表）其他會計資料會計檔案移交清冊會計檔案保管清冊會計檔案銷毀清冊10年保管2年電報保管1年，所屬稅務(wù)機關(guān)報送的保管3年15年永久永久15年永久永久15年永久永久四222324注：稅務(wù)機關(guān)的稅務(wù)經(jīng)費會計檔案保管期限，按行政單位會計檔案保管期限規(guī)定辦理。

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