會(huì)計(jì)檔案管理制度(范本)

會(huì)計(jì)檔案管理制度（范本）

第一條制定目的

為了建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、移交、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)毀損、散失和泄密。根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)制定本辦法。第二條責(zé)任單位

（一）公司下屬子公司應(yīng)參照本細(xì)則管理會(huì)計(jì)檔案。各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。（二）公司財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門共同負(fù)責(zé)公司會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)，監(jiān)督和檢查。

第三條會(huì)計(jì)檔案范圍

會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：

（一）會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿以及其他會(huì)計(jì)賬簿。

（三）財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明、其他財(cái)務(wù)報(bào)告。（四）其他類：1.文書部分

（1）各種經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議、擔(dān)保書契約及其附件；

（2）年度財(cái)務(wù)計(jì)劃，年度財(cái)務(wù)工作計(jì)劃，年度財(cái)務(wù)工作總結(jié)，年度財(cái)務(wù)決算編審工作的要求，財(cái)政、財(cái)務(wù)工作會(huì)議文件及資料；

（3）各種財(cái)務(wù)分析資料（包括資金分析、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析、成本情況分析）；（4）各種調(diào)查報(bào)告和典型經(jīng)驗(yàn)；（5）資信證明；

（6）重點(diǎn)工程決算資料；（7）財(cái)會(huì)部門會(huì)議記錄本；（8）各種投標(biāo)保函；

（9）城建制劃轉(zhuǎn)、撤銷、合并單位的全部交接資料。

2.報(bào)表部分：年度各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)完成情況報(bào)表（包括統(tǒng)計(jì)、質(zhì)量、勞動(dòng)工資、安全生產(chǎn)、設(shè)備情況、科技成果及效益等）；副食月報(bào)表；勞保統(tǒng)籌報(bào)表；財(cái)務(wù)大檢查報(bào)表；社會(huì)公司購(gòu)買力報(bào)表；國(guó)庫(kù)券和其他債券分配和統(tǒng)計(jì)報(bào)表；會(huì)計(jì)人員統(tǒng)計(jì)表；會(huì)計(jì)人員考試情況統(tǒng)計(jì)表；會(huì)計(jì)從業(yè)資格證書登記表；職稱評(píng)定審批表；會(huì)計(jì)達(dá)標(biāo)升級(jí)申報(bào)、驗(yàn)收、審批表；先進(jìn)會(huì)計(jì)審批表；報(bào)廢后的固定資產(chǎn)卡片；各種臺(tái)賬等。

以上這些會(huì)計(jì)資料和報(bào)表，由經(jīng)辦人在每一項(xiàng)業(yè)務(wù)完成時(shí)及時(shí)整理存檔；也可以年度一次整理，分別裝訂。存檔前，要經(jīng)財(cái)會(huì)部門負(fù)責(zé)人簽字后方能存檔。第四條會(huì)計(jì)檔案管理總原則

（一）公司財(cái)務(wù)部門每年形成的會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)部按照公司檔案歸檔制度的要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，并編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。（二）當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部保管一年，期滿之后，由財(cái)務(wù)部編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，移交公司總辦綜合檔案室統(tǒng)一保管，子公司未設(shè)立檔案室的，應(yīng)由所在單位在財(cái)務(wù)部門指定專人保管，出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。

（三）移交檔案室保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案室應(yīng)當(dāng)會(huì)同財(cái)務(wù)部經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。（四）立卷歸檔的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)告（報(bào)表）及其他有關(guān)會(huì)計(jì)材料必須要完整、準(zhǔn)確，組卷要整齊、規(guī)范，并按檔案分類順序編號(hào)。會(huì)計(jì)檔案的保管設(shè)備及檔案裝具要符合國(guó)家要求。

（五）檔案室保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。

（六）會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。

會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。第五條電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度

會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)資料的歷史文件，公司實(shí)行會(huì)計(jì)電算化工作后，會(huì)計(jì)資料的存儲(chǔ)方式有了重大變化，從單純的紙介質(zhì)變成各種磁性介質(zhì)，為此，制定公司電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度。

(一)電算化會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容

電算化會(huì)計(jì)檔案，包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)(以磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù))和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會(huì)計(jì)賬薄、會(huì)計(jì)報(bào)表(包括報(bào)表格式和計(jì)算公式)等數(shù)據(jù)，以及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔和其他會(huì)計(jì)資料。(二)電算化會(huì)計(jì)檔案的保存期限

會(huì)計(jì)檔案的保存期限按現(xiàn)行制度規(guī)定的各種檔案存放時(shí)間保管。通過(guò)計(jì)算機(jī)計(jì)算打印輸出的各類帳薄、憑證清單等視同原手工登記的帳薄等會(huì)計(jì)資料進(jìn)行保管。由機(jī)器打印輸出的會(huì)計(jì)檔案發(fā)生缺損時(shí)，須補(bǔ)充打印，并由操作人員在打印輸出文件上簽字蓋章。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的全套文件檔案資料視同會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理，保存期限最低截止至該系統(tǒng)停止使用或重大更改后三年。(三)電算化會(huì)計(jì)檔案存放要求會(huì)計(jì)檔案存放做到“八防”，即：防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防高溫、防強(qiáng)磁場(chǎng)、防凍。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的備份軟盤應(yīng)分別存放在三個(gè)不同地點(diǎn)，并定期復(fù)制。

(四)電算化會(huì)計(jì)檔案借閱制度

本單位人員借閱由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；外單位人員借閱需持介紹信經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。任何人不得擅自將會(huì)計(jì)檔案帶離檔案室，不得泄露會(huì)計(jì)核算軟件資料，未經(jīng)許可不得復(fù)制，轉(zhuǎn)移、更不準(zhǔn)進(jìn)行刪改、更換內(nèi)容。第六條公司合并、分立與解散的會(huì)計(jì)檔案管理

（一）公司下屬子公司因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，由公司財(cái)務(wù)部派員協(xié)助終止單位的財(cái)務(wù)部門進(jìn)行整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部主管審核后移交綜合檔案室統(tǒng)一保管。

（二）公司下屬子公司合并，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由合并單位保管。（三）公司下屬子公司撤銷解散后，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由其主管公司接收、保管。第七條會(huì)計(jì)檔案借閱的批準(zhǔn)權(quán)限

（一）本單位財(cái)會(huì)部門內(nèi)部人員借閱會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案存在財(cái)會(huì)部門的，檔案保管人員應(yīng)及時(shí)提供；會(huì)計(jì)檔案存在檔案部門檔案庫(kù)的，到檔案庫(kù)借閱，檔案保管人員應(yīng)及時(shí)提供。

（二）本單位其他部門借閱會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案存在財(cái)務(wù)部門的，要經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方能借閱；會(huì)計(jì)檔案存在檔案部門檔案庫(kù)的，要經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方能借閱。

（三）外單位人員借閱會(huì)計(jì)檔案。要持單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方能借閱。

（四）借閱會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在財(cái)會(huì)部門或檔案部門的檔案庫(kù)（室）內(nèi)查閱。須拿出檔案庫(kù)（室）時(shí)要經(jīng)檔案部門和財(cái)會(huì)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，必須攜帶出單位的要經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

（五）需要接觸財(cái)會(huì)部門或檔案庫(kù)的會(huì)計(jì)檔案，必須辦理借閱手續(xù)，在“會(huì)計(jì)檔案借閱登記簿”上進(jìn)行登記，歸還時(shí)還應(yīng)注明歸還時(shí)間和利用效果。

（六）會(huì)計(jì)檔案的銷毀。由檔案、審計(jì)和財(cái)會(huì)部門共同對(duì)應(yīng)銷毀的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審核后，編制“會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)”和“銷毀清冊(cè)審批表”，方能銷毀。

（七）總公司會(huì)計(jì)檔案的銷毀。由檔案、審計(jì)和財(cái)會(huì)部門共同對(duì)應(yīng)銷毀的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，經(jīng)總公司董事會(huì)審核后，編制“會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)”和“銷毀清冊(cè)審批表”，并派人監(jiān)銷，方能銷毀。

（八）會(huì)計(jì)部門保管的會(huì)計(jì)檔案的銷毀。應(yīng)由會(huì)計(jì)部門編制“會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)”和“銷毀清冊(cè)審批表”。經(jīng)檔案、審計(jì)部門鑒定、審批和見(jiàn)效。

（九）基層單位會(huì)計(jì)檔案的銷毀。應(yīng)由財(cái)會(huì)人員編制“會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)”和“銷毀清冊(cè)審批表”。經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審查后，報(bào)經(jīng)公司檔案部門和財(cái)會(huì)部門審查批準(zhǔn)，并派人監(jiān)銷，方能銷毀。

（十）會(huì)計(jì)檔案保管期滿時(shí)，其中有的原始憑證還有使用價(jià)值的，例如未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)業(yè)務(wù)的憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出另行立卷保管。直保管到確無(wú)實(shí)用價(jià)值時(shí)再銷毀。

第八條會(huì)計(jì)檔案移交

（一）負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管人員，應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定。如果保管人員有變動(dòng)，必須辦理交接手續(xù)后才能離開(kāi)。交接時(shí)移交人與接替人應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案目錄逐一點(diǎn)交。如發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案有短缺，應(yīng)由移交人負(fù)責(zé)找齊，如有丟失，移交人應(yīng)查明原因，承擔(dān)責(zé)任。點(diǎn)交清楚后應(yīng)由雙方在移交表上簽字。

（二）撤銷單位的會(huì)計(jì)檔案移交。被撤銷單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)經(jīng)上級(jí)審計(jì)和財(cái)務(wù)部門審查后，編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，上交上級(jí)檔案或財(cái)會(huì)部門保管。

（三）被合并單位的會(huì)計(jì)檔案移交。被合并單位應(yīng)編制移交清冊(cè)移交給并入單位。雙方經(jīng)辦人按移交清冊(cè)進(jìn)行點(diǎn)交后，雙方經(jīng)辦人和負(fù)責(zé)人在移交清單上簽字，上級(jí)檔案和財(cái)務(wù)部門派員監(jiān)交。第九條會(huì)計(jì)檔案的銷毀

（一）保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，可以按照以下程序銷毀：

1.由檔案室會(huì)同財(cái)務(wù)部提出銷毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.公司主管領(lǐng)導(dǎo)及檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。

3.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案鑒定小組和財(cái)務(wù)部共同派員監(jiān)銷。

4.監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。

（二）保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。與正在建設(shè)項(xiàng)目有關(guān)聯(lián)的會(huì)計(jì)檔案，保管期滿也不得銷毀。第十條本制度由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。第十一條本制度自批準(zhǔn)下發(fā)之日起施行。

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根據(jù)學(xué)員的發(fā)貼提問(wèn)，特提供以下范例供大家參考：

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理制度（范例）

單位的會(huì)計(jì)檔案包括貯存在磁盤(軟盤和硬盤)上的會(huì)計(jì)文件和會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等書面形式的會(huì)計(jì)核算資料。一、數(shù)據(jù)資料管理與保密

機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會(huì)計(jì)檔案資料打印輸出的各種憑證、賬冊(cè)、報(bào)表，應(yīng)按有關(guān)會(huì)計(jì)制度使用、保管。

１、現(xiàn)金記賬憑證及日記賬的輸出及保管。

現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)要做到當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清�，F(xiàn)金記賬憑證一律由審核員審核無(wú)誤后，當(dāng)日輸入計(jì)算機(jī)并打印出現(xiàn)金日記賬頁(yè)，交現(xiàn)金出納人員核對(duì)現(xiàn)金庫(kù)存，相符后出納員及主管負(fù)責(zé)人在賬頁(yè)上蓋章，按月裝訂成冊(cè)加蓋封印，年終將各月現(xiàn)金日記賬順序裝訂成冊(cè)，加蓋封印妥為保管。

２、銀行記賬憑證、賬冊(cè)的輸出與保管。

制單人員必須及時(shí)把經(jīng)審核無(wú)誤的原始憑證，當(dāng)日輸入計(jì)算機(jī)并打印銀行日記賬，以保證銀行出納當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清。銀行賬頁(yè)經(jīng)出納審核無(wú)誤后，出納和主管會(huì)計(jì)簽字蓋章，按日裝訂成冊(cè)，年終將各月銀行日記賬順序裝訂成冊(cè)，并加蓋封印，妥為保管�，F(xiàn)金、銀行記賬憑證可采取匯總的方式，裝訂成冊(cè)，妥為保管。３、轉(zhuǎn)賬憑證的輸入、輸出與保管

有關(guān)會(huì)計(jì)人員應(yīng)及時(shí)將審核無(wú)誤的原始憑證或手工編制的記賬憑證，輸入計(jì)算機(jī)。機(jī)制憑證在輸入計(jì)算機(jī)后要打印輸出，并與手編憑證同樣裝訂成冊(cè)，妥為保管。４、科目匯總表、賬簿打印時(shí)間。(1)現(xiàn)金、銀行日記賬每天打印。(2)銀行余額調(diào)整表每月打印一次。

(3)總分類賬和各種明細(xì)分類賬每月打印一次。

(4)現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬記賬憑證的科目匯總表每本打印一次，并同該本記賬憑證一起裝訂。

(5)會(huì)計(jì)報(bào)表、計(jì)算表、分析表，按管理要求和時(shí)間打印輸出，經(jīng)有關(guān)財(cái)會(huì)人員審核無(wú)誤后簽字生效。５、其他

由機(jī)器打印輸出的會(huì)計(jì)檔案發(fā)生缺損時(shí)，必須補(bǔ)充打印，并要求操作人員在打印輸出的賬頁(yè)上簽字蓋章，財(cái)務(wù)主管簽字蓋章認(rèn)可。

二、數(shù)據(jù)備份管理

１、由于會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)的重要性，必須經(jīng)常進(jìn)行備份工作。

２、在日常工作中,準(zhǔn)備三套軟盤循環(huán)使用,隔日進(jìn)行備份,以避免意外和人為錯(cuò)誤造成對(duì)工作的干擾。

３、需要做備份的包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務(wù)文件、報(bào)表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。

４、機(jī)內(nèi)憑證及總分類賬、明細(xì)分類賬、報(bào)表，應(yīng)視同會(huì)計(jì)資料按月做兩套軟盤備份，交會(huì)計(jì)檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。

三、會(huì)計(jì)檔案管理

１、會(huì)計(jì)檔案存檔手續(xù):打印輸出的憑證、賬冊(cè)、報(bào)表，必須有會(huì)計(jì)主管的簽章才能存檔保管。

２、為保證備份數(shù)據(jù)的安全,備份光盤必須貼上寫保護(hù)標(biāo)簽,裝入盤套,放進(jìn)硬盒,存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場(chǎng)所。

３、由打印輸出的憑證、賬冊(cè)、報(bào)表等書面形式的會(huì)計(jì)檔案按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理。

４、隨計(jì)算機(jī)配置而來(lái)的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件以及購(gòu)買的商品化會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)軟件，和以上軟件的備份磁盤，作為會(huì)計(jì)檔案保管。

５、各類會(huì)計(jì)檔案的出借，均必須經(jīng)過(guò)會(huì)計(jì)主管審批同意并簽章，如果對(duì)備份磁盤的操作可能危及該備份磁盤的完整性，應(yīng)制作該備份磁盤的復(fù)制件，使用復(fù)制件進(jìn)行操作。６、必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的保密工作，任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、賬冊(cè)、備份磁盤等的行為，將受到行政處分，情節(jié)嚴(yán)重者，將追究其法律責(zé)任。

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