外貿(mào)單證員工作總結(jié)
工作總結(jié)
從4月份開(kāi)始至今我做單證員已有3個(gè)月,從一開(kāi)始的不熟悉,但我很快就掌握了做單證的經(jīng)驗(yàn)和技巧。
當(dāng)拿到信用證后,先仔細(xì)審查和合同有出入的地方,產(chǎn)品名稱(chēng)、數(shù)量、開(kāi)證行、公司名稱(chēng)、有效期、付款方式、最遲裝運(yùn)期、有沒(méi)有軟條款、特別的規(guī)定等等。如果有的話,必須與業(yè)務(wù)人員商洽這些事情,把所有的問(wèn)題最好一次向客戶(hù)提出,請(qǐng)他修改信用證。
我們根據(jù)業(yè)務(wù)員提供的合同首先制作報(bào)關(guān)資料,報(bào)關(guān)資料因?yàn)閮H是用于我們國(guó)內(nèi)海關(guān)報(bào)關(guān),所以我們可以相對(duì)簡(jiǎn)化一些,但是簡(jiǎn)化歸簡(jiǎn)化,報(bào)關(guān)的數(shù)量,毛,凈重,體積還是和信用證要求及提單上的數(shù)量,毛,凈重,體積一致。所有報(bào)關(guān)資料我們兩個(gè)單證員都會(huì)相互校對(duì)。
再根據(jù)信用證與PI制作托書(shū)。等業(yè)務(wù)員傳托書(shū)后,貨代會(huì)給我們提單確認(rèn)件,同時(shí)我們也提供報(bào)關(guān)資料給貨代。每份提單確認(rèn)件都要不厭其煩反復(fù)核對(duì)正確,有我們兩位單證員和業(yè)務(wù)員相互校對(duì),提單出來(lái)后也要校對(duì),一份提單至少要核對(duì)5遍以上,杜絕有錯(cuò)誤的發(fā)生。
貨物裝船后就開(kāi)始制作議付單據(jù),例如:發(fā)票、箱單、重量清單、產(chǎn)地證、投保、裝船通知、受益人證明等。所有單據(jù)都嚴(yán)格按照信用證要求。所有單據(jù)的日期在船期之前或者船期當(dāng)天。
提單一般3-7個(gè)工作日,若提單晚了,及時(shí)催貨代要提單。確保提單在信用證交單有效期內(nèi)交單。
所有單證都必須反復(fù)核對(duì),做到單證相符,單單一致。如果客戶(hù)有臨時(shí)要求,可以說(shuō)服客戶(hù)修改信用證。單據(jù)審核OK,通知銀行交單。
今年上半年交了64份議付單據(jù),現(xiàn)還有10信用證在手。關(guān)于銀行水單,業(yè)務(wù)員寫(xiě)上客戶(hù)信息后交與我們登記,并在網(wǎng)上報(bào)送,然后登記給財(cái)務(wù)。關(guān)于產(chǎn)地證,一般原產(chǎn)地證在系統(tǒng)申報(bào)后寄貿(mào)促會(huì)辦理,貿(mào)促會(huì)做好產(chǎn)地證再寄給我們。發(fā)票認(rèn)證,國(guó)際商事證明書(shū),大使館認(rèn)證也是在貿(mào)促會(huì)。其他特殊產(chǎn)地證比如FORMA,FORME到商檢局去辦理。
關(guān)于保險(xiǎn),保險(xiǎn)是以清關(guān)時(shí)的發(fā)票為基準(zhǔn)的,加上重要的船名航次、保險(xiǎn)金額、保險(xiǎn)時(shí)間。
總結(jié)這這幾個(gè)月的單證經(jīng)驗(yàn),我們單證員做單據(jù)最重要要細(xì)心,對(duì)信用證一定要熟練掌握。每個(gè)國(guó)家的信用證要求都不同,必須嚴(yán)格按照信用證要求做單據(jù)。
擴(kuò)展閱讀:外貿(mào)單證員工作總結(jié)
工作總結(jié)
我們公司的單證操作基本的程序如下:
1。老板或者業(yè)務(wù)員簽訂的PROFORMAINVOICE(以下簡(jiǎn)稱(chēng)PI),根據(jù)PI向國(guó)內(nèi)工廠訂貨,并簽訂工礦內(nèi)購(gòu)產(chǎn)品合同。
2。把內(nèi)購(gòu)合同里相關(guān)條款填入到《內(nèi)購(gòu)合同登記表》中,比如工廠的聯(lián)系方式,負(fù)責(zé)人,傳真電話等等。這樣做最大的好處是方便業(yè)務(wù)員從表中及時(shí)獲得相關(guān)的國(guó)內(nèi)客戶(hù)信息。
3。單證員要及時(shí)翻閱所有的工礦內(nèi)購(gòu)合同,根據(jù)合同的交貨期限進(jìn)行催貨。催貨時(shí),單證員要明白電話催貨的幾個(gè)要點(diǎn):A。貨物什么時(shí)候可好?
B。包裝明細(xì)什么時(shí)候可以出來(lái)?
如果貨物的品名有監(jiān)管條件,需要做商檢,單證員更要提前把包裝明細(xì)要到,做商檢資料給客戶(hù)。商檢需要準(zhǔn)備的資料如下:PK,I,商檢委托書(shū)(客戶(hù)用的那種,蓋公章和法人章,不需要填寫(xiě))。一般來(lái)說(shuō),PK和I可以用COPY件,但是商檢委托書(shū)要是正本。還有就是有些地方商檢還需要報(bào)關(guān)委托書(shū)。另外,商檢委托書(shū)上一定要注明公司的商檢編號(hào)。
4.我們公司目前的貨物,都是由專(zhuān)門(mén)的貨代在做,主要是考慮到我們的產(chǎn)品比較復(fù)雜,品目繁多,換貨代不是有利于我們的順利報(bào)關(guān)和出貨。單證員除了工作要認(rèn)真外,還需要和相關(guān)貨代保持良好的工作關(guān)系,這樣子有利于開(kāi)展工作。我會(huì)在后面的章節(jié)中提到一般如何和貨代之間會(huì)有怎么樣的聯(lián)系。
5.貨物到了交貨時(shí)間,就要提醒老板去訂艙。一般老板會(huì)提前通知單證員,貨到交貨時(shí)間了,發(fā)貨運(yùn)委托書(shū)給貨代,但是以后老板會(huì)越來(lái)越忙,所以可能會(huì)忽略一些小的單子,這樣,單證員得及時(shí)提醒老板。如果以后老板忙不過(guò)來(lái),單證員也可以自己比運(yùn)價(jià),然后訂艙,但是訂艙前,最好跟老板匯報(bào)情況,老板對(duì)運(yùn)價(jià)把握的非常清楚,這樣做是為了不讓貨代人為提高海運(yùn)價(jià)格,減少不必要的損失和矛盾。訂艙之前如果還沒(méi)有拿到相關(guān)的毛重,箱數(shù)等
數(shù)據(jù),可以跟貨代商量,先訂艙,稍后補(bǔ)全數(shù)據(jù)的。訂艙委托書(shū)上一定要加蓋公司的長(zhǎng)條章,這樣才具有訂艙效力。
6.訂艙好后,就要叮囑貨代發(fā)放進(jìn)倉(cāng)通知。進(jìn)倉(cāng)通知來(lái)了后,單證員按照公司的進(jìn)倉(cāng)通知格式另外做一份,并加蓋長(zhǎng)條章給客戶(hù)傳過(guò)去。進(jìn)倉(cāng)通知上的進(jìn)倉(cāng)地址,進(jìn)倉(cāng)編號(hào),進(jìn)倉(cāng)時(shí)間,聯(lián)系人電話是最重要的信息,一定不能有任何的錯(cuò)誤。另外傳真后,盡量和客戶(hù)電話確認(rèn)下,是否收到傳真件,怕萬(wàn)一出現(xiàn)晚進(jìn)倉(cāng)影響裝運(yùn)。
7.貨代的進(jìn)倉(cāng)通知上會(huì)有報(bào)關(guān)單的郵寄時(shí)間,盡量在指定的時(shí)間的前一天把報(bào)關(guān)資料寄出。
報(bào)關(guān)所需資料如下:報(bào)關(guān)單,報(bào)關(guān)委托書(shū),PK,I,CONTRACT,核銷(xiāo)單。我個(gè)人主張寄報(bào)關(guān)資料時(shí),最好如果付款方式是T/T的話,I和PI基本上差不多,只需要改掉發(fā)票號(hào)碼和發(fā)票的時(shí)間,貨物描述,數(shù)量,單價(jià)和總價(jià),基本上都是一樣。但是有時(shí)候也要根據(jù)實(shí)際出貨數(shù)量去做I,這樣總價(jià)和數(shù)量可能會(huì)發(fā)生變化。PK里的貨物描述,數(shù)量要和發(fā)票一致。毛,凈重以及體積根據(jù)客戶(hù)報(bào)過(guò)來(lái)的包裝明細(xì)仔細(xì)填寫(xiě)。根據(jù)個(gè)人的經(jīng)驗(yàn),我們可以把DOC分成報(bào)關(guān)資料和交單(或者寄客戶(hù))的資料兩套去做。因?yàn)榻o客戶(hù)的PK,I必須是非常詳細(xì)的,客戶(hù)除了根據(jù)我們寄過(guò)去的PK,I做清關(guān)資料外,還需要根據(jù)這些資料去查貨,去銀行付匯。所以我們最好,先做交客戶(hù)的資料。報(bào)關(guān)資料因?yàn)閮H是用于我們國(guó)內(nèi)海關(guān)報(bào)關(guān),所以我們可以相對(duì)簡(jiǎn)化一些,但是簡(jiǎn)化歸簡(jiǎn)化,PK總的數(shù)量,毛,凈重,立方數(shù),I上的數(shù)量,總價(jià),還是必須和交客戶(hù)的資料一樣的,這個(gè)在單證中叫做“單單相符”。記。簣(bào)關(guān)的PK,I是根據(jù)交單的詳細(xì)資料做出來(lái)的,它只是交單資料的簡(jiǎn)化。以前有單證員先做報(bào)關(guān)資料,結(jié)果交單時(shí)又得重新算數(shù)據(jù),做無(wú)用功,在此提醒一下。
報(bào)關(guān)單的填寫(xiě)不是很難,但是如果貨物的品名多了,填寫(xiě)報(bào)關(guān)單就是件非常辛苦的工作,因?yàn)闋可娴狡访暮喜。海關(guān)有規(guī)定,一份報(bào)關(guān)單只能寫(xiě)5個(gè)品名,一份核銷(xiāo)單只能報(bào)20個(gè)品名,即一份核銷(xiāo)單頂多只能用5張報(bào)關(guān)單,如果超過(guò)20個(gè)品名,就必須另用一份核銷(xiāo)單。產(chǎn)品的品名一多,就比較復(fù)雜,在合并品名時(shí),一定要先問(wèn)過(guò)老板,因?yàn)槲覀児井a(chǎn)品太多,我們單證員不一定對(duì)每種產(chǎn)品都非常熟悉。所以不能隨便去合并品名,因?yàn)闋可娴綇S家給我們開(kāi)增值稅發(fā)票,廠家開(kāi)增值稅發(fā)票是有開(kāi)票內(nèi)容限制的,切記這點(diǎn)。核銷(xiāo)單的領(lǐng)取在財(cái)務(wù)處,領(lǐng)取核銷(xiāo)單時(shí),最好帶上整套資料,這樣以便登記詳細(xì)。一般我們?yōu)榱素?cái)務(wù)部做帳方便,把價(jià)格都報(bào)成FOB價(jià)格,但是實(shí)際的合同可能是CIF和CFR,所以要登記清楚。報(bào)關(guān)委托書(shū)比較好填,這里就不多說(shuō)。
報(bào)關(guān)資料里的PK,I一般都是兩份,另外請(qǐng)付兩張蓋好長(zhǎng)條章的空白紙,以防數(shù)據(jù)變動(dòng)時(shí)之需。
8.如果是付款方式L/C,就一定要仔細(xì)閱讀信用證里的條款,最好在復(fù)印件上做好記錄。PK,I里的貨物描述必須嚴(yán)格按照L/C的規(guī)定,收貨人也必須按照L/C上的APPLICANT出具。另外如果L/C需要FORMAA或者C/O,它的發(fā),收貨人,地址,貨物描述,也必須嚴(yán)格按照L/C上的規(guī)定去辦。C/O一般要先進(jìn)行網(wǎng)上申報(bào),具體如何填寫(xiě),請(qǐng)參照我以前的填寫(xiě)模式。申報(bào)完畢,還要看是否通過(guò),通過(guò)了,就可以帶長(zhǎng)條章去上海市貿(mào)促會(huì)現(xiàn)場(chǎng)打單。為了節(jié)約不必要的開(kāi)支,請(qǐng)?jiān)谏暾?qǐng)時(shí)的備注一欄注明:自備C/O空白單據(jù)。這樣現(xiàn)場(chǎng)打單會(huì)節(jié)約單據(jù)費(fèi),如果不注明,要出單據(jù)費(fèi)。FORMA的辦理比C/O麻煩點(diǎn),需要三套資料:A。手寫(xiě)的FORMA資料(可以參照我以前的填寫(xiě)模式),B。普惠制產(chǎn)地證申報(bào)單,C。空白FORMA表格一套(要蓋章,老板親筆手簽),D。PK,I一套。以上資料備好后,給李瑞軍,他是手簽員,就可以由它去上海市商品檢驗(yàn)檢疫局辦理了。
9.貨物在裝運(yùn)的過(guò)程中,有個(gè)提單的核對(duì)過(guò)程,這個(gè)過(guò)程是一些重復(fù)性工作。提單核對(duì)關(guān)鍵的是核對(duì)以下幾個(gè)要點(diǎn):發(fā)貨人,收貨人,通知人,目的港,MARKS,貨物描述,重量和體積。當(dāng)付款方式是L/C時(shí),一定要非常仔細(xì),嚴(yán)格按照L/C,如果信用證單詞有錯(cuò)誤,也必須將錯(cuò)就錯(cuò),不能自行修改。提單的核對(duì)要不厭其煩,一直核對(duì)到提單完全沒(méi)有一點(diǎn)問(wèn)題為止。牽涉到提單早出晚出的問(wèn)題,要配合貨代,盡量提單當(dāng)時(shí)修改。貨代一出提單,馬上要他們傳真一份過(guò)來(lái)。一般只要提單一出來(lái),我們就要把相關(guān)的交客戶(hù)的資料準(zhǔn)備一份,先給客戶(hù)傳真件。
10.保險(xiǎn)單。如果是做CIF,就一定要買(mǎi)保險(xiǎn)。保險(xiǎn)的金額一般要投保加成10%。貨物描述按照L/C上的規(guī)定,如果做T/T則按照PI上的規(guī)定。保單最好也進(jìn)行核對(duì),和提單一樣,一直O(jiān)K,才叫保險(xiǎn)公司打單。如果填寫(xiě)保單的時(shí)間在船開(kāi)后,就要填寫(xiě)保函。個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)是,保單的簽發(fā)時(shí)間一定要在船開(kāi)前,也就是如果保單確實(shí)是在船開(kāi)后買(mǎi)的,要保險(xiǎn)公司把保險(xiǎn)的時(shí)間一定要簽在船開(kāi)前。
11.如果需要大使館認(rèn)證的發(fā)票,辦理的地點(diǎn)也在上海市貿(mào)促會(huì),可以去窗口問(wèn)訊辦理的方式。最好,去之前,先打電話問(wèn)過(guò)辦理使館認(rèn)證的費(fèi)用,如果費(fèi)用其高,就要跟老板說(shuō)。因?yàn)橛袝r(shí)候辦理使館認(rèn)證的費(fèi)用會(huì)比銀行查出不符點(diǎn)的費(fèi)用高出很多,所以寧愿銀行查出不符點(diǎn),當(dāng)然這個(gè)也只是個(gè)人經(jīng)驗(yàn),具體操作還是多咨詢(xún)老板。
11.如果做T/T,提單出來(lái)后,PK,I各準(zhǔn)備三份,和提單一起,做好郵寄的準(zhǔn)備,如果有其他的的單據(jù),也都準(zhǔn)備好。財(cái)務(wù)一旦確認(rèn)該票貨物收貨人已經(jīng)打款,馬上就可以郵寄相關(guān)資料了。
如果是做L/C,根據(jù)上面交單所需要的DOC,一個(gè)個(gè)去準(zhǔn)備。個(gè)人經(jīng)驗(yàn)覺(jué)得銀行交單的過(guò)程實(shí)在是個(gè)累人的過(guò)程,通常銀行會(huì)非常仔細(xì)檢查我們所有的單據(jù),希望可以找出我們的不符點(diǎn),所以有時(shí)候單據(jù)會(huì)改來(lái)改去,好幾次,我沖動(dòng)的都想去殺人,想把匯豐銀行的人都?xì)⒘耍海┮陨蠈儆趥(gè)人感情,無(wú)行動(dòng)的。
12.交單完了,就要準(zhǔn)備開(kāi)票資料了。做開(kāi)票資料前,一定要問(wèn)貨代要報(bào)關(guān)預(yù)錄單。開(kāi)票資料上的品名和數(shù)量,單位都是報(bào)關(guān)預(yù)錄單上的,要和報(bào)關(guān)預(yù)錄單一樣。金額是對(duì)應(yīng)的工礦內(nèi)購(gòu)合同的人民幣金額。開(kāi)票資料做好,給老板看過(guò),確認(rèn)無(wú)誤,就FAX給客戶(hù)。開(kāi)票資料來(lái)了,在上面注明對(duì)應(yīng)的發(fā)票號(hào)碼,就可以交給財(cái)務(wù)了。
發(fā)票開(kāi)過(guò),資料寄了,文件就可以歸檔了。
13.我們每出一票貨,就要填寫(xiě)《外銷(xiāo)合同登記表>>和〈出口登記表〉,這兩個(gè)表格和前面的〈內(nèi)購(gòu)合同登記表〉三表可以說(shuō)是關(guān)鍵,我們單證部的工作基本上都是圍繞著這三個(gè)表格在運(yùn)作。不過(guò)我一直覺(jué)得比較遺憾的是過(guò)去三個(gè)月,由于工作實(shí)在太忙,一個(gè)人做不過(guò)來(lái),所以忽略了這三個(gè)表格的完整,希望接手我工作的同事,可以重視起這三個(gè)表格,這三個(gè)表格一旦完善,可以節(jié)省很多時(shí)間,比如查詢(xún)客戶(hù)信息,比如財(cái)務(wù)開(kāi)票等等。
我覺(jué)得做為一個(gè)好的單證員,最重要的一點(diǎn)就是一定要有責(zé)任心,其實(shí)做其它的工作也一樣,有著強(qiáng)烈責(zé)任心的人做出的工作結(jié)果是有明顯的不一樣的。我們公司外銷(xiāo)的主要產(chǎn)品是五金產(chǎn)品,你可以不懂產(chǎn)品,因?yàn)樵蹅兊漠a(chǎn)品的確是品種繁多,同一種產(chǎn)品規(guī)格也是多得不得了,剛開(kāi)始做咱們的產(chǎn)品,肯定存在著對(duì)產(chǎn)品不熟悉的尷尬。在做很多個(gè)工廠產(chǎn)品合起來(lái)的大批量出貨物時(shí),有一個(gè)竅門(mén),就是仔細(xì)核對(duì)工礦內(nèi)購(gòu)合同上的嘜頭和PI上的商品名稱(chēng),可以知道是哪家工廠的貨物,可以看我以前的單子,里面我出的每票貨物都注明了訂單號(hào),品名,哪家工廠。當(dāng)然做單證員,除了責(zé)任心外,還要?jiǎng)幽X筋去想如何簡(jiǎn)化工作,如何讓自己的工作高效率起來(lái)。我覺(jué)得我在這方面做得還不夠,希望接收我工作以及以后的同事可以多想點(diǎn)問(wèn)題,希望你們比我做得更好。
我這次離職,之前我接的單子基本上可以說(shuō)已經(jīng)做了掃尾工作。阿曼的單子交單資料我也已經(jīng)準(zhǔn)備好了,單證員只需要稍微理下,就可以。從青島出的去FELIXSTOW和DENNY單子現(xiàn)在在小張?zhí),交單的單?jù)可以參照我之前走的那票去U。K單據(jù),和DENNY是同一個(gè)信用證,所以交單文件都大同小異。如果還有做得不夠周到,或沒(méi)有想到的事情,請(qǐng)接手的同事多多包涵,有問(wèn)題MSN咨詢(xún);蛘邌(wèn)老板。
總結(jié)完畢。
總結(jié)人:小鄧201*年3月2日
友情提示:本文中關(guān)于《外貿(mào)單證員工作總結(jié)》給出的范例僅供您參考拓展思維使用,外貿(mào)單證員工作總結(jié):該篇文章建議您自主創(chuàng)作。
來(lái)源:網(wǎng)絡(luò)整理 免責(zé)聲明:本文僅限學(xué)習(xí)分享,如產(chǎn)生版權(quán)問(wèn)題,請(qǐng)聯(lián)系我們及時(shí)刪除。