秘書(shū)處201*年度工作總結(jié)
10/11學(xué)年第一學(xué)期機(jī)械系秘書(shū)處
工作總結(jié)
首先,秘書(shū)處和其他部門(mén)一樣,作為團(tuán)總支的一個(gè)常務(wù)機(jī)構(gòu),負(fù)責(zé)處理檔案、文件、日常會(huì)議、各種申請(qǐng)、秘書(shū)處物品管理等工作;
其次,秘書(shū)處應(yīng)該是一個(gè)監(jiān)督管理機(jī)構(gòu),通過(guò)各項(xiàng)制度的制定、實(shí)施、監(jiān)督三個(gè)環(huán)節(jié),協(xié)助團(tuán)總支對(duì)各部門(mén)工作進(jìn)行監(jiān)督管理;
最后,秘書(shū)處還應(yīng)該是服務(wù)機(jī)構(gòu),是團(tuán)總支和各部門(mén)的情報(bào)機(jī)構(gòu),咨詢機(jī)構(gòu),各項(xiàng)活動(dòng)的全程參與者,協(xié)助者。
一切的工作開(kāi)展都得在此定位的基礎(chǔ)上開(kāi)展。下面是秘書(shū)處具體負(fù)責(zé)工作:
一、常規(guī)工作
主要在值班和資料整理存檔,以及每次的會(huì)議通知,會(huì)議記錄和工作證的制作。
存在問(wèn)題:1、值班方面存在早退、未到等現(xiàn)象。2、有時(shí)通知還不夠及時(shí)。3、收集材料格式不規(guī)范。4、值班沒(méi)人開(kāi)門(mén)。5、值班的反饋無(wú)用處。
建議:1、在安排各種事項(xiàng)前(緊急情況除外)計(jì)劃、安排好,并提前告知秘書(shū)處,以保證能有充分時(shí)間通知各部門(mén)及相關(guān)工作人員。
二、內(nèi)部建設(shè)
1)干事發(fā)展:對(duì)于自己部門(mén)的干事進(jìn)行培養(yǎng),對(duì)部門(mén)加深了解,熟悉工作。建議:1、進(jìn)行納新培訓(xùn),并寫(xiě)出部門(mén)納新計(jì)劃,保證能找到最適合的同
學(xué)加入部門(mén);
2、應(yīng)該由部門(mén)定期組織各方面培訓(xùn)講堂(電腦應(yīng)用技能、文案寫(xiě)
作技能、日常禮儀等),也可以不定期播放電影,組織集體郊游或運(yùn)動(dòng)比賽(拔河、籃球、足球等),在安排干事干部學(xué)到一些實(shí)用的知識(shí)的同時(shí),讓大家樹(shù)立整體觀念和集體榮譽(yù)感,也保
證了大家的興趣和積極性;
3、提升干部的領(lǐng)導(dǎo)技能和素質(zhì),同時(shí)干部應(yīng)該和干事之間建立私人友誼,多聯(lián)絡(luò),多溝通,經(jīng)常集會(huì)或活動(dòng),用個(gè)人感情和魅力凝聚部門(mén)。
2)內(nèi)部分工:秘書(shū)處內(nèi)部工作要分工明確,從而加大工作效率。對(duì)于每項(xiàng)
工作,根據(jù)干事干部的能力正確的分配好工作,使工作更加準(zhǔn)確而有效率的完成。
建議:秘書(shū)處針對(duì)工作,具體分工,權(quán)責(zé)清晰。
三、活動(dòng)組織
秘書(shū)處這學(xué)期組織、協(xié)助了以下幾個(gè)活動(dòng):1、2、3、4、
團(tuán)代會(huì)。知識(shí)競(jìng)賽。
“爭(zhēng)創(chuàng)先進(jìn)集體,爭(zhēng)當(dāng)優(yōu)秀團(tuán)員”的系列活動(dòng)。機(jī)械系、船舶系、應(yīng)用設(shè)計(jì)系交流會(huì)。
設(shè)想:針對(duì)秘書(shū)處的職能和特點(diǎn),應(yīng)該多舉辦像內(nèi)部聯(lián)誼和培訓(xùn)講座、座談
會(huì)等密切聯(lián)系各部門(mén)干部干事,提高團(tuán)總支內(nèi)部凝聚力的活動(dòng)。以后要由秘書(shū)處組織辦公技能講座、禮儀講座、內(nèi)部聯(lián)誼、學(xué)生組織聯(lián)誼等活動(dòng)。
10/11學(xué)年第二學(xué)期秘書(shū)處工作計(jì)劃
1、不要把工作只停留于常規(guī)工作上,擴(kuò)展秘書(shū)處的工作。2、活躍部門(mén)的內(nèi)部氣氛,提高工作效率以及自身的能力。3、做好本職工作外,開(kāi)展大家的思維進(jìn)行創(chuàng)新。
4、使機(jī)械系團(tuán)總支認(rèn)識(shí)到秘書(shū)處的意義,提升秘書(shū)處的潛在意義。5、每月進(jìn)行部門(mén)例會(huì),增進(jìn)彼此感情以及探討工作中的問(wèn)題。希望秘書(shū)處全體成員的工作和努力,能給各部門(mén)帶來(lái)方便,并能加深各部門(mén)的溝通聯(lián)系,為各部門(mén)的合作打好基礎(chǔ)。
機(jī)械系團(tuán)總支秘書(shū)處
201*年01月05日
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管院學(xué)生會(huì)秘書(shū)處201*年度工作總結(jié)
從去年9月學(xué)生會(huì)換屆以后,在07級(jí)主席團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)下,我們秘書(shū)處已經(jīng)走過(guò)9個(gè)月的時(shí)光。在過(guò)去的時(shí)間里,秘書(shū)處剛起步就遇到了從未接受過(guò)的任務(wù),準(zhǔn)確給自己定位,經(jīng)過(guò)這么長(zhǎng)時(shí)間摸索,我認(rèn)為秘書(shū)處應(yīng)該這樣定位:
首先,秘書(shū)處和其他兄弟部門(mén)一樣,作為學(xué)生會(huì)的一個(gè)常務(wù)機(jī)構(gòu),負(fù)責(zé)處理檔案、文件、日常會(huì)議、各種申請(qǐng)、辦公室及倉(cāng)庫(kù)的物品管理等工作;
其次,秘書(shū)處應(yīng)該是一個(gè)監(jiān)督管理機(jī)構(gòu),通過(guò)各項(xiàng)制度的制定、實(shí)施、監(jiān)督三個(gè)環(huán)節(jié),協(xié)助主席團(tuán)對(duì)學(xué)生會(huì)工作進(jìn)行監(jiān)督管理;
最后,秘書(shū)處還應(yīng)該是服務(wù)機(jī)構(gòu),是主席團(tuán)和各部門(mén)的情報(bào)機(jī)構(gòu),咨詢機(jī)構(gòu),各項(xiàng)活動(dòng)的全程參與者,協(xié)助者。
一切的工作開(kāi)展都得在此定位的基礎(chǔ)上開(kāi)展。下面我總結(jié)由秘書(shū)處具體負(fù)責(zé)工作:一,制度建設(shè):
秘書(shū)處兩學(xué)期共制定了《辦公室值班制度》、《檔案管理制度》、《辦公室物品管理制度》、《學(xué)生會(huì)例會(huì)制度》、《學(xué)生會(huì)委員考核制度》、《部長(zhǎng)級(jí)干部考核制度》、《學(xué)生會(huì)部門(mén)量化考核制度》、《義務(wù)勞動(dòng)參與辦法》等八項(xiàng)制度。這些制度都是以前管理學(xué)院學(xué)生會(huì)所沒(méi)有的,單不說(shuō)制度實(shí)施情況,就在學(xué)生會(huì)制度化規(guī)范化上也邁出了前進(jìn)的一步。存在問(wèn)題:但是任何組織管有制度是不行的,管院有了制度,但沒(méi)有強(qiáng)有力監(jiān)督組織的任何結(jié)構(gòu)存在,制度形同虛設(shè)。把制定制度和監(jiān)督制度的職能都交給和其他部門(mén)同級(jí)的秘書(shū)處,這顯然讓制度的實(shí)施情況大打折扣。
在固有模式的慣性作用下,各部門(mén)主管主席說(shuō)了算,不遵從學(xué)生會(huì)大局,部門(mén)內(nèi)部自成一體,從來(lái)都是應(yīng)付制度。例會(huì)制度制定后,就是能每次多收一張例會(huì)記錄表;考核制度做好后,就是期末打打分,顯得很正規(guī),從未想到制度是為了讓大家朝那方向奮斗。在部門(mén)疆界觀念濃厚的一個(gè)組織里,任何從全局出發(fā)的制度都是行不同的。比如說(shuō)《義務(wù)勞動(dòng)參與辦法》,的確要改,要從管院實(shí)際出發(fā),可是學(xué)生會(huì)這個(gè)學(xué)生課余參加的組織,怎樣做到強(qiáng)有力。委員同時(shí)也是學(xué)生,也是有感情的個(gè)人,有時(shí)他會(huì)考慮自己前途,有時(shí)他要看部長(zhǎng)、主席臉色,這就是他所理解的制度全部。所謂懶惰和部門(mén)觀念這時(shí)候成生了,現(xiàn)有條件下無(wú)法全部實(shí)現(xiàn)的規(guī)范,我們只能讓他們朝著制度要求靠近,而不能單純考察她的實(shí)施效果。
設(shè)想:
在以后的學(xué)生會(huì)工作中,制度必須要繼續(xù)改進(jìn),并且長(zhǎng)期固定,從思想上和行為上慢慢扭轉(zhuǎn)。應(yīng)把學(xué)生會(huì)的方方面的制度、條例、表格都用統(tǒng)一的程序固定下來(lái);而且應(yīng)該在制度監(jiān)督上由主席團(tuán)成員(一個(gè)或幾個(gè))專職負(fù)責(zé),并賦予秘書(shū)處特殊且高于其他部門(mén)的監(jiān)督權(quán)利。二,日常工作主要在辦公室值班和倉(cāng)庫(kù)物品管理,以及每次的通知,和材料收集。
存在問(wèn)題:
1、辦公室要其他部門(mén)委員值班,效果很不好,沒(méi)人及時(shí)去,去了也沒(méi)有按要求打掃衛(wèi)生等;
2、倉(cāng)庫(kù)物品的拿、取時(shí)間很不規(guī)范,任意性很大,占用倉(cāng)庫(kù)保管員大量時(shí)間,而且大量物品在多次出借外院后損耗嚴(yán)重,并且也沒(méi)有按照《物品管理制度》實(shí)施;
3、由于部長(zhǎng)級(jí)以上干部人少,能保證每次正常通知到,在突發(fā)情況下也能及時(shí)聯(lián)系上,而委員人數(shù)眾多,部門(mén)分離,專業(yè)分散,從而委員有時(shí)不能及時(shí)接到通知;
4、所收集材料格式很不規(guī)范,不符合《檔案管理制度》要求,材料上交也不完整和及時(shí);設(shè)想:
1、每周固定兩到三個(gè)時(shí)間段,由固定的幾個(gè)委員值班,并且固定盡量在此時(shí)間段出借和歸還倉(cāng)庫(kù)及辦公室物品,并嚴(yán)格按照制度規(guī)定執(zhí)行;
2、在每個(gè)專業(yè)中安排男女各一名學(xué)生會(huì)委員為聯(lián)絡(luò)員,由秘書(shū)處領(lǐng)導(dǎo),及時(shí)傳遞學(xué)生會(huì)通知等其他信息,并能積極和班委取得密切聯(lián)系,便于工作順利開(kāi)展;
3、有學(xué)生會(huì)統(tǒng)一各種資料,文件格式,包括簽到表、策劃書(shū)、
總結(jié)書(shū)等等。建議:
1、在保證安全的情況下,辦公室鑰匙和倉(cāng)庫(kù)應(yīng)該多配發(fā)幾把鑰匙,保證任何緊急情況下,能及時(shí)打開(kāi)門(mén);
2、在安排各種事項(xiàng)前(緊急情況除外)計(jì)劃、安排好,并提前
告知秘書(shū)處,以保證能有充分時(shí)間通知各部及委員。三,內(nèi)部建設(shè):
A、委員發(fā)展:也許是巧合,秘書(shū)處的委員都有個(gè)共同特點(diǎn):內(nèi)
斂,但思維活躍。從一開(kāi)始納新時(shí),一個(gè)個(gè)緊張的表情和稚嫩的想法,到現(xiàn)在的成熟和穩(wěn)重,大家都有了很大轉(zhuǎn)變。我從一開(kāi)始就一直培養(yǎng)他們獨(dú)立思考,獨(dú)立完成事項(xiàng),現(xiàn)在7個(gè)人基本都能完成秘書(shū)處常規(guī)工作任務(wù),交代的任務(wù)也能按時(shí),按質(zhì)完成。在我安排委員去各部當(dāng)聯(lián)絡(luò)員后,7個(gè)人也都很注意交際和禮貌,能力得到更大提升。而且秘書(shū)處不存在其他部門(mén)委員存在的問(wèn)題:部門(mén)觀念強(qiáng)、積極性下滑。設(shè)想:
1、在各部長(zhǎng)納新前就應(yīng)該進(jìn)行納新培訓(xùn),并寫(xiě)出部門(mén)納新計(jì)劃,保證能找到最適合的同學(xué)當(dāng)委員;
2、應(yīng)該由院學(xué)生會(huì)定期組織各方面培訓(xùn)講堂(電腦應(yīng)用技能、文案寫(xiě)作技能、日常禮儀等),也可以不定期播放電影,組織集體郊游或運(yùn)動(dòng)比賽(拔河、籃球、足球等),在安排委員學(xué)到一些實(shí)用的知識(shí)的同時(shí),讓委員樹(shù)立學(xué)生會(huì)整體觀念和集體榮譽(yù)感,也保證了委員的興趣和積極性;
3、提升學(xué)生會(huì)干部的領(lǐng)導(dǎo)技能和素質(zhì),同時(shí)部長(zhǎng)應(yīng)該和委員之間建立私人友誼,多聯(lián)絡(luò),多溝通,經(jīng)常集會(huì)或活動(dòng),用個(gè)人感情和魅力凝聚委員。B、內(nèi)部分工
秘書(shū)處內(nèi)部分為內(nèi)務(wù)組和涉外組,由兩個(gè)主任分管,并且往各部安排了聯(lián)絡(luò)員,從而在理論上形成了高效的辦公機(jī)制。設(shè)想:
1、秘書(shū)處針對(duì)工作,應(yīng)該分為:制度組、常務(wù)組、涉外組,三個(gè)工作小組具體分工,權(quán)責(zé)清晰。制度組負(fù)責(zé)學(xué)生會(huì)檔案,以及制度的制定和監(jiān)督、考核;常務(wù)組負(fù)責(zé)辦公室值班和物品出借;涉外組負(fù)責(zé)通知和聯(lián)絡(luò)各部門(mén),收集各部上交和下發(fā)資料(協(xié)調(diào)負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)員)
2、既然一個(gè)部門(mén)用兩個(gè)或三個(gè)部長(zhǎng)級(jí)干部,每個(gè)部都要形成分工和統(tǒng)一,避免多頭領(lǐng)導(dǎo),在部長(zhǎng)級(jí)干部分工具體分管工作的情況下,還要遵從部長(zhǎng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的原則。四,活動(dòng)組織
秘書(shū)處上學(xué)期組織了學(xué)生會(huì)內(nèi)部聯(lián)誼活動(dòng),本學(xué)期組織了風(fēng)箏節(jié)活動(dòng),兩個(gè)活動(dòng)的具體總結(jié)這里不贅述了。
設(shè)想:針對(duì)秘書(shū)處的職能和特點(diǎn),應(yīng)該多舉辦像內(nèi)部聯(lián)誼和培訓(xùn)講座、座談會(huì)等密切聯(lián)系各部門(mén)委員,提高學(xué)生會(huì)內(nèi)部凝聚力的活動(dòng)。以后要由秘書(shū)處組織辦公技能講座、禮儀講座、學(xué)生會(huì)內(nèi)部聯(lián)誼、學(xué)生組織聯(lián)誼等活動(dòng)。五,學(xué)生會(huì)整體
建議:1、各部門(mén)進(jìn)行重新定位、分工,明確權(quán)責(zé);
2、建設(shè)好管院的各種代表隊(duì),如:足球隊(duì)、籃球隊(duì)、辯論隊(duì)、排球隊(duì)、舞蹈隊(duì)、田徑隊(duì),這些隊(duì)伍有好多都?xì)w一個(gè)部門(mén)主管,必然導(dǎo)致精力分散,應(yīng)該有學(xué)生會(huì)干部牽頭,由固定的一個(gè)學(xué)生會(huì)干部與該隊(duì)隊(duì)長(zhǎng)共同負(fù)責(zé)該代表隊(duì),保證在非比賽期內(nèi)的訓(xùn)練,保持良好的競(jìng)技技能和狀態(tài);
3、在活動(dòng)方面避免急于擴(kuò)張和別的學(xué)院攀比,守好自己已經(jīng)形成的大型特色活動(dòng),如風(fēng)箏節(jié)等;多組織一些小規(guī)模的精品活動(dòng),積累人氣和經(jīng)驗(yàn)。
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