學校召開文書檔案部門立卷工作總結(jié)表彰會

學校召開文書檔案部門立卷工作總結(jié)表彰會

李燕

7月10日下午，學校召開文書檔案部門立卷工作總結(jié)表彰會，對在201*年文書檔案部門立卷工作中表現(xiàn)突出的先進個人進行了表彰并頒發(fā)證書。

會上，檔案室副主任李燕對201*年文書檔案部門歸檔工作中的成績和存在的問題進行了全面總結(jié)，并對明年的工作提出了要求。在今年的部門立卷工作中，各部門分管領導高度重視，全力支持兼職檔案員的工作，各部門兼職檔案員在完成好本職工作的情況下，對立卷工作認真負責，確保了歸檔工作的質(zhì)量和時間。會上，各立卷部門的兼職檔案員進行了經(jīng)驗交流，南管委的杜延軍和教務處的劉秀華代表6名先進個人分別作了典型發(fā)言。":[{"c":{"ix":0,"iy":0,"iw":640,"ih":480},"p":{"h":480,"opacity":1,"rotate":0,"w":567.375,"x":135,"x0":135,"x1":135,"x2":702.375,"x3":702.375,"y":117.525,"y0":543.075,"y1":117.525,"y2":117.525,"y3":543.075,"z":0},"ps":null,"s":{"pic_file":"/home/iknow/conv//data//bdef//105178203//105178203_2_0.jpg"},"t":"pic"},{"c":{"ix":0,"iy":485,"iw":640,"ih":480},"p":{"h":480,"opacity":1,"rotate":0,"w":567.375,"x":135,"x0":135,"x1":135,"x2":702.375,"x3":702.375,"y":562.125,"y0":987.675,"y1":562.125,"y2":562.125,"y3":987.675,"z":1},"ps":null,"s":{"pic_file":"/home/iknow/conv//data//bdef//105178203//105178203_2_1.jpg"},"t":"pic"}],"page":{"ph":1161.36,"pw":837.36,"iw":640,"ih":965,"v":6,"t":"1","pptlike":false,"cx":135,"cy":117.525,"cw":567.375,"ch":870.149}})

擴展閱讀：立卷歸檔工作方案.正文一

后勤管理服務處/后勤服務中心201*年度歸檔工作實施方案

為進一步做好201*年度檔案資料的歸檔與立卷工作，推進各項工作規(guī)范有序地開展，根據(jù)我校檔案工作規(guī)范的有關要求，現(xiàn)結(jié)合我處機構(gòu)調(diào)整的實際情況，特制定本方案。

一、總體原則

統(tǒng)一領導、分級管理、立卷規(guī)范、保存完整

二、組織機構(gòu)

處/中心的檔案管理工作體系如下：

（一）處/中心檔案工作的分管領導為周嫻華副處長。

（二）處/中心綜合辦公室為處/中心各實體、職能部門及直屬單位檔案的形成、立卷和歸檔的歸口管理部門，負責有關文件材料的統(tǒng)一制發(fā)和立卷歸檔的布置與驗收工作。

處/中心檔案員：王XX（機要秘書）。聯(lián)系電話：876xxXXXXX（XXX）。（三）各實體、職能部門及直屬單位分管檔案工作的部門負責人及兼職檔案員。

三、立卷歸檔交接時間

（一）學校檔案館：201*年3月8日3月12日。（二）處/中心：201*年3月15日3月29日

四、立卷歸檔材料的期間、范圍及總體要求（一）立卷歸檔材料的期間201*年1月1日至201*年12月31日。（二）立卷歸檔材料的范圍（詳見附件一）1.本部門的工作計劃。2.本部門的工作總結(jié)。

3.各類請示、批復、報告、函。4.本部門的規(guī)章制度、崗位職責。5.本部門的黨建材料。

6.本部門的各類會議記錄（紀要）。

7.與本部門有關的各類合同協(xié)議。8.房產(chǎn)權證相關材料。9.節(jié)能材料。

11.重大活動材料。12.其它材料。（三）立卷歸檔要求：

歸檔案卷的總要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體要求如下：

1.需上交到學校檔案館的歸檔文件必須為原件，且一式兩份（一份上交學校檔案館，一份留處/中心檔案室歸檔）。

2．所有歸檔文件中，每份文件的正件與附件、請示與批復須統(tǒng)一存檔，不能分開。其順序為，正件在前，附件在后；批復在前，請示在后。

3．卷內(nèi)文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內(nèi)；卷內(nèi)文件目錄放在卷目。

4．歸檔文件目錄清楚、準確且需提供電子稿（格式詳見附件2）。5．重大活動材料的照片材料和音像材料必須符合《寧波大學照片檔案管理細則（試行）》、《關于收集寧波大學有關單位重要活動檔案的意見》的要求，提供照片及電子載體材料（照片尺寸為6寸）。

特別說明：自201*年1月起，應當每月歸檔一次，且附以相應的文字說明：包括內(nèi)容（或事由）、時間、地點、人物和制作者（或拍攝者）。

6．歸檔的各類紙質(zhì)文件均需采用A4紙，文件大標題用20號宋體字并加粗；小標題用3號黑體字；正文用3號仿宋體。頁面邊距：上3厘米、下2.6厘米、左3厘米、右2.8厘米。所有的材料須提供電子稿，以方便案卷查閱。

7．歸檔文件中凡是有書寫材料的文件，只能用碳素墨水書寫且格式規(guī)范、字跡清楚。

8.交接清單格式及具體要求詳見附件3的《檔案移交清單》，同時提供電子稿。

9.為了方便各單位、實體日后利用保存在處/中心檔案室的檔案，特制訂《各實體部門檔案號一覽表》（詳見附件4），具體形式如下：檔案歸檔年份+部門

名稱漢語拼音簡寫+檔案卷號+文件排序號，各單元之間用“-”符相隔。如：飲食服務中心201*年第一卷第一件檔案文件，其檔案號格式為201*-CY-001-001，依次類推。

10.各實體、部門及直屬單位立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由綜合辦公室統(tǒng)一發(fā)給，相關經(jīng)費渠道從各實體、部門及直屬單位的辦公經(jīng)費中列支。

11.依據(jù)DA/T181999《檔案著錄規(guī)則》，各實體、部門及直屬單位應對每個案卷進行填寫案卷級和文件級著錄標引卡片，作為手工檢索和計算機采集卡使用，在交接檔案時一并提交。

（四）立卷歸檔流程：1.整理立卷：

（1）堅持文書部門立卷的原則，各部門形成的文件材料由本部門專（兼）職檔案員立卷歸檔。

（2）將辦理完畢的文件材料，對照各類檔案歸檔范圍和保管期限表檢查文件材料是否齊全、完整、準確、系統(tǒng)。

（3）剔出不歸檔的文件材料。（4）立卷分類

①分年度：將文件按其形成年或針對的年度分開,一般文件歸入文件形成年；跨年度的請示與批復歸入批復年度（沒有批復的請示歸入請示年）；跨年度的計劃、規(guī)劃歸入內(nèi)容針對的第一年度；跨年度的總結(jié)、報告歸入文件內(nèi)容針對的最后一個年度；跨年度的會議文件歸入會議開幕年度；法規(guī)性文件歸入公布或批準年度；按學年處理的文件歸入教學年度；基建、儀器設備項目分別歸入鑒定、竣工、引進年度。

②分問題：將文件按其所反映的問題分開。

③分保管期限：將文件按照規(guī)定的不同保管期限分開。（5）組卷

以問題為主兼顧其他特征，使之聯(lián)系緊密。會議文件，按會議屆次組卷。根據(jù)文件的數(shù)量，可以一會一卷，一會數(shù)卷或數(shù)會一卷；工作計劃、總結(jié)等文件，一般按文件名稱或責任者組卷；統(tǒng)計、報表、名冊等文件，一般按名稱組卷；報刊文摘一般按名稱組卷；人民來信，一般按信件來源、作者或信件所反映的問題組卷；簡報按名稱組卷；其它文件一般按問題組卷。

（6）卷內(nèi)文件的排列

卷內(nèi)文件一般按問題結(jié)合時間順序排列；密不可分的文件應依次排列在一起。即批復、批示在前，請示、報告在后；正件在前，附件在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后；印件在前，定稿在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。

（7）修補、托裱已破損殘缺的文件

對裝訂可能出現(xiàn)的壓字現(xiàn)象的文件，應逐頁在其左側(cè)裝訂位置托裱裝訂邊條。

對大于標準幅面尺寸的文件，應向內(nèi)折疊成標準幅面。

對規(guī)格小不宜裝訂的文件，應當平行或階梯式地托裱在60克以上標準幅面的白紙上，并按自左至右、自上而下的順序在被托裱文件右下角自“1”起編寫固定號。托裱紙底部加注“此頁共×張”標記。

（8）編寫頁號

統(tǒng)一在有書寫內(nèi)容的每頁文件正面的右下角、背面有文字的可在背面的左下角標注頁號。

兩張以上小幅面文件托裱在同一頁白紙上的，按一頁編寫頁號。案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表不編寫頁號。（9）案卷封面

案卷標題：應簡明、準確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容（不超過50個漢字），主要包括責任者、內(nèi)容、名稱（文種）。

檔號：填寫檔案的年度號、分類號、案卷號起止日期：填寫卷內(nèi)文件的起止日期。保管期限與密級：按有關規(guī)定填寫。

案卷封面所用的數(shù)字一律用阿拉伯數(shù)字填寫，統(tǒng)一用碳素墨水，字跡要工整、清晰。

（10）填寫備考表（檔案封面背后）

本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。立卷人：由立卷者簽名。

檢查人（審核人）：由案卷質(zhì)量審核人簽名。備考表排列在卷內(nèi)文件之后。（11）案卷的裝訂

裝訂之前，先拆除卷內(nèi)文件易銹蝕的金屬物。

選用線繩或不易銹蝕的材料做裝訂材料。

用線繩裝訂的案卷可采取三孔一線左側(cè)裝訂方法，裝訂時應使文件材料下齊、右齊�？拙嗫傞L度160，裝訂線距左端12，厚度一般不超過15（約200頁）。

2.檔案上交及驗收手續(xù)

（1）根據(jù)《后勤管理服務處/后勤服務中心各部門檔案收集范圍》，后勤管理服務處/后勤服務中心各職能部門、各實體、直屬單位的檔案由責任單位兼職檔案員負責收集，并嚴格按照有關要求進行整理，編目，填寫歸檔文件目錄與檔案移交清單。檔案移交清單由各單位分管檔案領導核審、簽字、蓋章后，再移交至處/中心綜合辦公室檔案員。

（2）移交前，各兼職檔案員要認真填寫檔案移交清單登記表。移交檔案時，交接雙方必須當面檢查，并提交檔案目錄及移交清單的電子文稿。處/中心檔案室根據(jù)有關標準進行驗收，不符合要求者，限期整改后重新移交。

（3）經(jīng)驗收合格的檔案辦理相關移交手續(xù)。檔案移交清單交后勤管理服務處/后勤服務中心檔案室存檔，同時各部門兼職檔案員復印留底。

附件:1.歸檔范圍及任務分解。2.檔案移交清單。

3.歸檔文件目錄

4.各實體部門檔案號一覽

綜合辦公室

二九年十二月七日

附件:1、歸檔范圍及任務分解

（一）201*年上交學校檔案館部分的檔案收集檔案部門室檔案內(nèi)容具體責任人完成時間3月8日-3月10日綜合辦公1、上級有關后勤工作的收文及相關管理政策2、原公共事務管理處201*年工作計劃、原后勤集團公司201*年工作計劃、后勤管理服務處/后勤服務中心工作總結(jié)、原公共事務管理處會議記錄、重要的請示批復、原后勤集團公司會議紀要、后勤管理服務處/后勤服務中心會議紀要3、原公共事務管理處管理規(guī)章制度、后勤管理服務處/后勤服務中心規(guī)章制度4、原后勤集團、后勤管理服務處/后勤服務中心黨總支會議記錄、黨總支工作計劃、關于開展深入學習實踐科學發(fā)展觀活動材料、民主生活會會議材料、黨總支會議記錄、后勤簡報5、市級以上表彰先進及申報材料6、原公共事務管理處合同協(xié)議、意向書綜合辦公1、學校愛衛(wèi)會工作計劃、工作總結(jié)、機構(gòu)調(diào)整、表彰材料室2、學校紅十字會工作計劃、工作總結(jié)、機構(gòu)調(diào)整、表彰材料3、甲流防控工作預案3月10日3月10日3月10日房產(chǎn)辦公1、房屋產(chǎn)權審批變更材料、房屋產(chǎn)權證書變更等實物材料、室寧大花園出售評估材料、教職工住房貨幣化補貼審批表、匯總表服務與經(jīng)1、校節(jié)能工作會議記錄、校節(jié)能工作總結(jié)、環(huán)衛(wèi)工作綠化營管理辦合同、節(jié)能合同等公室、物業(yè)公司、綜合辦公室分工會1、雙代會會議材料（二）歸入處/中心檔案室材料

3月11日3月12日（注：以上材料一式兩份。請各位兼職檔案員按要求進行收集整理工作。）

收集檔案部門檔案內(nèi)容具體責任人備注3月15-3月19日綜合辦公室1、上級關于后勤工作的政策性文件2、內(nèi)部發(fā)文文件3、辦公會議材料4、信息工作材料后勤服務中心產(chǎn)生的重要的合同協(xié)議意向書、租賃協(xié)議、購置合同、商貿(mào)房出租合同等分工會房產(chǎn)辦8890工作計劃、工作總結(jié)、女工工作計劃、女工工作總結(jié)、工會活動材料。工作計劃、工作總結(jié)、歷年來上級（國家、省、市）對房產(chǎn)管理的規(guī)章制度工作計劃、工作總結(jié)、后勤保障中心的規(guī)章制度、處理情況統(tǒng)計表、每季度統(tǒng)計報表人力資源辦人事方面的規(guī)章制度、人員花名冊、人員調(diào)動調(diào)公室配材料、人員考核材料、人員培訓材料、先進與個人表彰材料、福利工作材料、員工合同簽訂情況、情況說明及處理意見服務與經(jīng)營經(jīng)濟責任考核辦法、節(jié)能工作文件材料、安全工管理辦公室作制度及安全工作信息、服務問卷調(diào)查報告、節(jié)能項目申請書（本材料要求一式兩份）、優(yōu)質(zhì)服務月活動、質(zhì)量管理認證文件材料計劃財務辦工作計劃、工作總結(jié)、財務類相關制度、成本分公室（財務）析報告、固定資產(chǎn)統(tǒng)計報表及其他統(tǒng)計報表材料寧波大學學生社區(qū)服務工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、崗位職責、獎管理中心懲情況、重大活動、重大會議材料（宿管）寧波大學飲食服務中心（飲食）工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、崗位職責、獎懲情況、重大活動、重大會議材料3月23日3月22日3月19日3月19日寧波大學物工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、崗位職責、獎業(yè)管理中心懲情況、代表學校簽定的綠化、物業(yè)管理方面的

（物業(yè)）寧波大學物資采購供應部（采購）寧波大學運輸服務中心（運輸）寧波大學水電與工程服務中心（水電）寧波大學商貿(mào)管理中心（商貿(mào)）寧波大學后勤印務中心（印務）寧波大學接待中心（接待）寧波大學后合同協(xié)議、重大活動、重大會議材料工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、崗位職責、獎懲情況、重大活動、重大會議材料工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、崗位職責、獎懲情況、重大活動、重大會議材料工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、崗位職責、獎懲情況、代表學校簽定的對本部門維修工作有重大意義的合同協(xié)議、重大活動、重大會議材料工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、崗位職責、獎懲情況、重大活動、重大會議材料工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、崗位職責、獎懲情況、重大活動、重大會議材料工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、崗位職責、獎懲情況、重大活動、重大會議材料3月26日3月25日3月24日勤駕駛員培上級有關來文、工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、訓學校（駕崗位職責、獎懲情況、重大活動、重大會議材料校）寧波大學校上級有關來文、工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、醫(yī)院（醫(yī)院）崗位職責、獎懲情況、重大活動、重大會議材料

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