跟單、單證201*年年度工作總結

201*年年度工作總結

首先，非常感謝公司對我的信任和支持，給了我這樣一個平臺！

201*年過去了，過去的一年里，我在公司領導和各位同事的幫助下工作有很大的進步，個人業(yè)務能力得到了很大提升，但還是有很多做的不到位的地方，在接下來的工作中我會繼續(xù)努力改進。在201*年新的一年里，我將更加努力完善本職工作，望各位領導、同事多多幫助。

在過去的一年里我的具體工作總結和在新的一年里的工作安排如下：一、個人崗位職責內容：

1、收到客戶訂單以后，仔細檢查訂單的總件數(shù)和金額，最重要的是交貨期，先跟工廠落實好了送貨時間以后再給客戶確認交期，以免最后耽誤交期，有需要做外銷合同的就給客戶做外銷合同，然后給工廠下購銷合同，合同里要特別注意產品描述，數(shù)量，單價，總金額，付款方式和交貨時間。

2、購銷合同下去以后，在準備面料的這段時間里，抓緊時間和客戶溝通確認一些包裝的細節(jié)問題，并安排輔料的生產，在面料到工廠之前把輔料安排好，以免耽誤使用。

安排包裝的時候需要注意：不管新客戶還是老客戶，不論是新訂單還是翻單，一定要把包裝細研究透，有不懂得地方一一列明，寫郵件詢問客戶，復雜的包裝最好要求客戶寄包裝樣品，可跟據(jù)客戶寄要的實樣安排生產，例如彩卡，可看一下材質和顏色；如果是翻單也要給客戶寫郵件確認一下包裝是否同上一個訂單。

3、所有的包裝都清楚以后，給工廠發(fā)包裝要求，在發(fā)出去之前自己要研究明白，而且要交代清楚，水洗標怎么釘，釘在什么位置，彩卡的實用方法，袋子的掛鉤方向，以及一些不干膠貼的位置，最好畫圖給工廠以免理解上產生異議。

4、寄樣品。按照訂單上客戶的要求，該給客戶寄確認樣的寄確認樣，該寄船樣的寄船樣。工廠寄來的樣品，寄給客戶自己自己一定要仔細檢查，做工，尺寸，顏色等，特別是寄船樣一定要仔細檢查，做工，尺寸，顏色（大貨的顏色要和之前的確認樣比一下），包裝（水洗標，彩卡，條碼，折疊尺寸等都要經自己的手仔細檢查，每一步都不能少）。

另外如果是給客戶寄新樣品，一定要編號留樣存檔，實在沒有樣品留時候也要拍照片。每個客戶的留樣樣品，樣品布和樣品照片都要歸類保存，以便以后下訂單的時候容易查找。

5、注意跟進工廠的生產進度，催工廠按時寄客戶要求的樣品，提前告知最后的出貨數(shù)，如果實際的出貨數(shù)和合同數(shù)相差很多，要及時通知客戶，如果超出客戶給的范圍，不管是多出還是少出都要得到客戶許可。在交貨期的前2個星期，詢問貨物準備的情況，是否能按時交貨，以便安排申請驗貨和訂艙。不能按時交貨要及時跟客戶商議，告知不能按時交貨的原因以及可以交貨的時間。估算出大概的尺碼發(fā)托單給貨代，詢問其船期，最晚送貨時間和截單時間，并催要入貨通知。及時的將入貨通知發(fā)給工廠以便工廠跟據(jù)此送貨時間安排生產和送貨。

需要注意的兩點：

（1）對于客戶需要來驗貨的貨一定要強調工廠，在驗貨通過以后方可送貨；（2）驗貨出現(xiàn)問題的貨，要求工廠抓緊時間按照要求該翻箱的翻箱，該修改的修改；修改完以后得到客戶的許可以后才可安排送貨。

6、報關和單據(jù)

及時將報關資料發(fā)給指定的報關行，貨代指定報關的要提前將單據(jù)寄到指定的地點，報關要按照實際的出貨情況來報，件重尺，商品名稱，商品編碼都要按照實際的來，要確保商品名稱和商品編碼一致。

在告知貨代最后的件重尺的同時要與貨代核對提單草本，并安排產地證等相應的客戶清關需要的單據(jù)。開船以后要寫郵件給客戶，告知出貨的情況，船名航次，以及箱單發(fā)票，提單產地證等先關的單據(jù)，崔其安排付款。客戶款到賬以后將清關單據(jù)正本寄走并通知客戶快遞單號。

所有的單據(jù)都要做的單單一致，單證一致。7、其他相關事宜

二、在新的一年里工作中需要注意和改進的地方

過去的一年自己也作出了不少成績，但是還是犯了很多的錯誤，給公司帶來了損失和影響。

1、工作馬虎，不夠仔細，經常犯一些低級的錯誤，像有一票提單嘜頭確認出錯，某些給工廠的嘜頭的內容出錯，包裝輔料定錯等都是由于我不夠仔細，工作不認真，工作的時候沒有靜下心來造成的。在以后的工作當中的要更加仔細認真，保持嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，養(yǎng)成良好的工作習慣

2、在跟工廠溝通和跟客戶溝通的時候有很多事情考慮得不周全，容易漏掉

一些細節(jié)問題，例如在研究包裝的時候只考慮一片產品的包裝，怎么樣才美觀，而沒有想到工廠包裝大貨的時候是否可行，沒有站在工廠的角度去考慮問題。沒有實際的經驗，而且對產品知識不夠了解，對做工，生產工藝，加工過程不熟悉，這是目前比較欠缺的一部分，所以不能完整的與客戶和工廠溝通，在訂單的操作過程中也有阻礙，希望以后自己能不斷加強這方面的學習

3、語言溝通能力欠缺，工作一年多了還是只能寫個簡單的郵件，稍微有點難度得郵件，就要研究半天，而且最后寫出來得還不是很完美，我自己也很補滿意，以后要不斷的提高溝通的技巧以及英語郵件的寫作，其實我自己也一直在練習，只不過是進步的比較慢。

4、有很多沒有接觸過的東西，有很多不懂得地方但是又沒有及時的詢問。以后會多學習，開拓知識面。希望在新的一年能比上一年有所進步，能上一個更高的臺階

三，對公司的建議

希望不定期的能開一次例會，對一段時間內的工作做下總結，把最近需要做的事情梳理一遍，有哪些需要特別注意的，有哪些特別著急需要加強跟進的工作羅列出來，把一些工作的進展情況作出匯報，領導和同事之間多溝通一下，開展工作的時候做到心中有數(shù)。

新年伊始，201*年已經過去，之前我在本職工作上還有很多需要學習和提升的地方，在新的一年里我將盡我最大的努力，踏踏實實的把工作做好，竭盡全力完成本職工作，輔助其他同事完成公司安排，以個人最大的能力為公司的下步發(fā)展添枝加葉。在新一年的工作中，可能會出現(xiàn)的這樣的缺陷和那樣的不足，還請領導和各位同事多多指證，多多幫助。

希望在下一年和同事在工作上能取得更大的成績，在大家的共同努力下，公司明天越來越好，個人發(fā)展的平臺和提升的空間越來越寬廣；祝大家，新年快樂，家庭幸福美滿！

201*年01月14

擴展閱讀：外貿單證員工作總結

工作總結

我們公司的單證操作基本的程序如下：

1。老板或者業(yè)務員簽訂的PROFORMAINVOICE(以下簡稱PI)，根據(jù)PI向國內工廠訂貨，并簽訂工礦內購產品合同。

2。把內購合同里相關條款填入到《內購合同登記表》中，比如工廠的聯(lián)系方式，負責人，傳真電話等等。這樣做最大的好處是方便業(yè)務員從表中及時獲得相關的國內客戶信息。

3。單證員要及時翻閱所有的工礦內購合同，根據(jù)合同的交貨期限進行催貨。催貨時，單證員要明白電話催貨的幾個要點：A。貨物什么時候可好？

B。包裝明細什么時候可以出來？

如果貨物的品名有監(jiān)管條件，需要做商檢，單證員更要提前把包裝明細要到，做商檢資料給客戶。商檢需要準備的資料如下：PK，I，商檢委托書（客戶用的那種，蓋公章和法人章，不需要填寫）。一般來說，PK和I可以用COPY件，但是商檢委托書要是正本。還有就是有些地方商檢還需要報關委托書。另外，商檢委托書上一定要注明公司的商檢編號。

4．我們公司目前的貨物，都是由專門的貨代在做，主要是考慮到我們的產品比較復雜，品目繁多，換貨代不是有利于我們的順利報關和出貨。單證員除了工作要認真外，還需要和相關貨代保持良好的工作關系，這樣子有利于開展工作。我會在后面的章節(jié)中提到一般如何和貨代之間會有怎么樣的聯(lián)系。

5．貨物到了交貨時間，就要提醒老板去訂艙。一般老板會提前通知單證員，貨到交貨時間了，發(fā)貨運委托書給貨代，但是以后老板會越來越忙，所以可能會忽略一些小的單子，這樣，單證員得及時提醒老板。如果以后老板忙不過來，單證員也可以自己比運價，然后訂艙，但是訂艙前，最好跟老板匯報情況，老板對運價把握的非常清楚，這樣做是為了不讓貨代人為提高海運價格，減少不必要的損失和矛盾。訂艙之前如果還沒有拿到相關的毛重，箱數(shù)等

數(shù)據(jù)，可以跟貨代商量，先訂艙，稍后補全數(shù)據(jù)的。訂艙委托書上一定要加蓋公司的長條章，這樣才具有訂艙效力。

6．訂艙好后，就要叮囑貨代發(fā)放進倉通知。進倉通知來了后，單證員按照公司的進倉通知格式另外做一份，并加蓋長條章給客戶傳過去。進倉通知上的進倉地址，進倉編號，進倉時間，聯(lián)系人電話是最重要的信息，一定不能有任何的錯誤。另外傳真后，盡量和客戶電話確認下，是否收到傳真件，怕萬一出現(xiàn)晚進倉影響裝運。

7．貨代的進倉通知上會有報關單的郵寄時間，盡量在指定的時間的前一天把報關資料寄出。

報關所需資料如下：報關單，報關委托書，PK，I，CONTRACT，核銷單。我個人主張寄報關資料時，最好如果付款方式是T/T的話，I和PI基本上差不多，只需要改掉發(fā)票號碼和發(fā)票的時間，貨物描述，數(shù)量，單價和總價，基本上都是一樣。但是有時候也要根據(jù)實際出貨數(shù)量去做I，這樣總價和數(shù)量可能會發(fā)生變化。PK里的貨物描述，數(shù)量要和發(fā)票一致。毛，凈重以及體積根據(jù)客戶報過來的包裝明細仔細填寫。根據(jù)個人的經驗，我們可以把DOC分成報關資料和交單（或者寄客戶）的資料兩套去做。因為給客戶的PK，I必須是非常詳細的，客戶除了根據(jù)我們寄過去的PK，I做清關資料外，還需要根據(jù)這些資料去查貨，去銀行付匯。所以我們最好，先做交客戶的資料。報關資料因為僅是用于我們國內海關報關，所以我們可以相對簡化一些，但是簡化歸簡化，PK總的數(shù)量，毛，凈重，立方數(shù)，I上的數(shù)量，總價，還是必須和交客戶的資料一樣的，這個在單證中叫做“單單相符”。記�。簣箨P的PK，I是根據(jù)交單的詳細資料做出來的，它只是交單資料的簡化。以前有單證員先做報關資料，結果交單時又得重新算數(shù)據(jù)，做無用功，在此提醒一下。

報關單的填寫不是很難，但是如果貨物的品名多了，填寫報關單就是件非常辛苦的工作，因為牽涉到品名的合并。海關有規(guī)定，一份報關單只能寫5個品名，一份核銷單只能報20個品名，即一份核銷單頂多只能用5張報關單，如果超過20個品名，就必須另用一份核銷單。產品的品名一多，就比較復雜，在合并品名時，一定要先問過老板，因為我們公司產品太多，我們單證員不一定對每種產品都非常熟悉。所以不能隨便去合并品名，因為牽涉到廠家給我們開增值稅發(fā)票，廠家開增值稅發(fā)票是有開票內容限制的，切記這點。核銷單的領取在財務處，領取核銷單時，最好帶上整套資料，這樣以便登記詳細。一般我們?yōu)榱素攧詹孔鰩し奖悖�把價格都報成FOB價格，但是實際的合同可能是CIF和CFR，所以要登記清楚。報關委托書比較好填，這里就不多說。

報關資料里的PK，I一般都是兩份，另外請付兩張蓋好長條章的空白紙，以防數(shù)據(jù)變動時之需。

8．如果是付款方式L/C，就一定要仔細閱讀信用證里的條款，最好在復印件上做好記錄。PK，I里的貨物描述必須嚴格按照L/C的規(guī)定，收貨人也必須按照L/C上的APPLICANT出具。另外如果L/C需要FORMAA或者C/O，它的發(fā)，收貨人，地址，貨物描述，也必須嚴格按照L/C上的規(guī)定去辦。C/O一般要先進行網(wǎng)上申報，具體如何填寫，請參照我以前的填寫模式。申報完畢，還要看是否通過，通過了，就可以帶長條章去上海市貿促會現(xiàn)場打單。為了節(jié)約不必要的開支，請在申請時的備注一欄注明：自備C/O空白單據(jù)。這樣現(xiàn)場打單會節(jié)約單據(jù)費，如果不注明，要出單據(jù)費。FORMA的辦理比C/O麻煩點，需要三套資料：A。手寫的FORMA資料（可以參照我以前的填寫模式），B。普惠制產地證申報單，C。空白FORMA表格一套（要蓋章，老板親筆手簽），D。PK，I一套。以上資料備好后，給李瑞軍，他是手簽員，就可以由它去上海市商品檢驗檢疫局辦理了。

9．貨物在裝運的過程中，有個提單的核對過程，這個過程是一些重復性工作。提單核對關鍵的是核對以下幾個要點：發(fā)貨人，收貨人，通知人，目的港，MARKS，貨物描述，重量和體積。當付款方式是L/C時，一定要非常仔細，嚴格按照L/C，如果信用證單詞有錯誤，也必須將錯就錯，不能自行修改。提單的核對要不厭其煩，一直核對到提單完全沒有一點問題為止。牽涉到提單早出晚出的問題，要配合貨代，盡量提單當時修改。貨代一出提單，馬上要他們傳真一份過來。一般只要提單一出來，我們就要把相關的交客戶的資料準備一份，先給客戶傳真件。

10．保險單。如果是做CIF，就一定要買保險。保險的金額一般要投保加成10%。貨物描述按照L/C上的規(guī)定，如果做T/T則按照PI上的規(guī)定。保單最好也進行核對，和提單一樣，一直O(jiān)K，才叫保險公司打單。如果填寫保單的時間在船開后，就要填寫保函。個人的經驗是，保單的簽發(fā)時間一定要在船開前，也就是如果保單確實是在船開后買的，要保險公司把保險的時間一定要簽在船開前。

11．如果需要大使館認證的發(fā)票，辦理的地點也在上海市貿促會，可以去窗口問訊辦理的方式。最好，去之前，先打電話問過辦理使館認證的費用，如果費用其高，就要跟老板說。因為有時候辦理使館認證的費用會比銀行查出不符點的費用高出很多，所以寧愿銀行查出不符點，當然這個也只是個人經驗，具體操作還是多咨詢老板。

11．如果做T/T，提單出來后，PK，I各準備三份，和提單一起，做好郵寄的準備，如果有其他的的單據(jù)，也都準備好。財務一旦確認該票貨物收貨人已經打款，馬上就可以郵寄相關資料了。

如果是做L/C，根據(jù)上面交單所需要的DOC，一個個去準備。個人經驗覺得銀行交單的過程實在是個累人的過程，通常銀行會非常仔細檢查我們所有的單據(jù)，希望可以找出我們的不符點，所以有時候單據(jù)會改來改去，好幾次，我沖動的都想去殺人，想把匯豐銀行的人都殺了：）以上屬于個人感情，無行動的。

12．交單完了，就要準備開票資料了。做開票資料前，一定要問貨代要報關預錄單。開票資料上的品名和數(shù)量，單位都是報關預錄單上的，要和報關預錄單一樣。金額是對應的工礦內購合同的人民幣金額。開票資料做好，給老板看過，確認無誤，就FAX給客戶。開票資料來了，在上面注明對應的發(fā)票號碼，就可以交給財務了。

發(fā)票開過，資料寄了，文件就可以歸檔了。

13．我們每出一票貨，就要填寫《外銷合同登記表>>和〈出口登記表〉，這兩個表格和前面的〈內購合同登記表〉三表可以說是關鍵，我們單證部的工作基本上都是圍繞著這三個表格在運作。不過我一直覺得比較遺憾的是過去三個月，由于工作實在太忙，一個人做不過來，所以忽略了這三個表格的完整，希望接手我工作的同事，可以重視起這三個表格，這三個表格一旦完善，可以節(jié)省很多時間，比如查詢客戶信息，比如財務開票等等。

我覺得做為一個好的單證員，最重要的一點就是一定要有責任心，其實做其它的工作也一樣，有著強烈責任心的人做出的工作結果是有明顯的不一樣的。我們公司外銷的主要產品是五金產品，你可以不懂產品，因為咱們的產品的確是品種繁多，同一種產品規(guī)格也是多得不得了，剛開始做咱們的產品，肯定存在著對產品不熟悉的尷尬。在做很多個工廠產品合起來的大批量出貨物時，有一個竅門，就是仔細核對工礦內購合同上的嘜頭和PI上的商品名稱，可以知道是哪家工廠的貨物，可以看我以前的單子，里面我出的每票貨物都注明了訂單號，品名，哪家工廠。當然做單證員，除了責任心外，還要動腦筋去想如何簡化工作，如何讓自己的工作高效率起來。我覺得我在這方面做得還不夠，希望接收我工作以及以后的同事可以多想點問題，希望你們比我做得更好。

我這次離職，之前我接的單子基本上可以說已經做了掃尾工作。阿曼的單子交單資料我也已經準備好了，單證員只需要稍微理下，就可以。從青島出的去FELIXSTOW和DENNY單子現(xiàn)在在小張?zhí)�，交單的單�?jù)可以參照我之前走的那票去U。K單據(jù)，和DENNY是同一個信用證，所以交單文件都大同小異。如果還有做得不夠周到，或沒有想到的事情，請接手的同事多多包涵，有問題MSN咨詢�；蛘邌柪习�。

總結完畢。

總結人：小鄧201*年3月2日

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