商務(wù)信函一般怎么寫 本文簡介:
商務(wù)信函一般怎么寫?在商務(wù)信函中,公函和便函的信文結(jié)構(gòu)有繁簡之分。其中,便函的結(jié)構(gòu)可參考普通信函;公函一般由信頭、標題、函號、正文、信尾、附件標注、附言等組成。(一)信頭信頭應(yīng)位于信文首頁的上部,在左上方寫明收件人地址、單位、職稱、職銜、姓名等;在右上方寫明發(fā)信人地址、法定名稱、姓名、電話、傳真、電
商務(wù)信函一般怎么寫 本文內(nèi)容:
商務(wù)信函一般怎么寫?在商務(wù)信函中,公函和便函的信文結(jié)構(gòu)有繁簡之分。其中,便函的結(jié)構(gòu)可參考普通信函;公函一般由信頭、標題、函號、正文、信尾、附件標注、附言等組成。
(一)信頭
信頭應(yīng)位于信文首頁的上部,在左上方寫明收件人地址、單位、職稱、職銜、姓名等;在右上方寫明發(fā)信人地址、法定名稱、姓名、電話、傳真、電報掛號、E-mail、郵政編碼、寄信日期等。不過,國內(nèi)商函大多沒有信頭。
(二)標題
標題位于信文首頁上方(若有信頭,應(yīng)位于信頭之下),居中書寫,其內(nèi)容是發(fā)函事由,要求概括出函件的主旨、中心,使收信人通過標題對信文的主要內(nèi)容有一個大概了解。
常見的商務(wù)信函標題有兩種形式:
·一是由事由和文種構(gòu)成,類似于行政公函的兩項式標題,如“關(guān)于××××的商洽函”。
·二是先寫“事由”二字,后面加冒號提示,再直接寫明該信件的內(nèi)容,如“事由:貨品索賠”。
(三)函號
函號即發(fā)函字號或發(fā)函編號,中文商函編號有兩種常見形式:
·一種是仿效行政公文發(fā)文字號的形式,如“×函[200×]”或“(200×)×函第×號”。
·二是直接采用編號,如“第11號”。
(四)稱謂
稱謂是對收信人或收信單位的稱呼。稱謂的位置在標題或函號的左下方,單占一行頂格書寫,后面加冒號。商函比較注重稱謂,若收信方是單位,則應(yīng)寫全稱或單位內(nèi)的部門名稱;若寫給個人,要在公司名稱和對方姓名之后添加職務(wù)或職銜,以示尊重。
(五)正文
商務(wù)信函的正文一般由開頭、主體和結(jié)語三部分組成。
1.開頭
致函開頭應(yīng)直截了當、簡單扼要地說明發(fā)函意圖、緣由。復(fù)函則要引述對方來函,以示復(fù)函的針對性。
2.主體
主體表達商函的中心內(nèi)容。一般是根據(jù)發(fā)函緣由詳細陳述具體事項,或是針對所要商洽的問題或所聯(lián)系的事項,闡明自己的意見。主體的寫作要求觀點明確、一文一事、文字簡明、行文禮貌。
3.結(jié)語
結(jié)語一般用精煉的詞語將主體所敘之事加以簡要概括,并提出本函的有關(guān)要求,如:“候復(fù)”、“特此函達,即希見復(fù)”、“特此復(fù)函,即請查照”等。有的商函以“此致”、“此復(fù)”、“見復(fù)”等慣用語結(jié)尾。也有的商函不設(shè)結(jié)語,自然結(jié)尾。
一般商函不使用祝頌語,但聯(lián)系信、慶祝信等個別商函為聯(lián)絡(luò)感情或表示禮儀,常在結(jié)尾寫一些表示祝愿或致敬的祝頌話語,如“順祝商祺”、“恭祝健康”等。
(六)信尾
信尾一般包括落款、簽章、日期等內(nèi)容。
·落款:一般在正文的偏右下位置。以單位名義發(fā)出的信函,落款可寫單位名稱或單位內(nèi)具體部門名稱,也可同時注明寫信人的姓名。有負責(zé)人姓名的還需注明職銜。
·簽章:重要的信函為鄭重起見要加蓋公章。有發(fā)函人署名的必須親手簽具名,不能用圖章代替手簽;打印的信件在打印的姓名前面也必須親筆署名,因為商函是重要的憑證。
·日期:一般寫在署名的下一行或同一行偏右位置。發(fā)函日期要寫明具體的年、月、日(有時還要注明具體時間)。作為憑證,日期是商函非常重要的一項內(nèi)容,要求書寫完整,不可省略、遺漏。
(七)附件
說明附件說明的標注位置可在落款之前,也可在落款之后,靠左側(cè)寫“附件或“附:”,然后注明附件的名稱和件數(shù),如“附件:××果園產(chǎn)量預(yù)測表三份”。
(八)附言
信函寫完后,若發(fā)現(xiàn)內(nèi)容有遺漏、需要補充說明或必須修正之處,可在落款左下方標寫“以及:”、“又啟:”、“再者:”、“再啟者:”等文字,然后提行予以補敘,交代有關(guān)事項。也可以直接補敘有關(guān)事項,然后標寫“又及”、“又啟”等文字。若附言中需要補敘的內(nèi)容很多,則應(yīng)重寫此函,以示尊重。
提示
上述八項中,標題、稱謂、正文、信尾四項是每件商函所必備的,而信頭、函號、附件標注、附件四項可依實際需要選用或棄用。
商務(wù)信函一般怎么寫 本文關(guān)鍵詞:信函,商務(wù)
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