201*年檔案整理工作總結(jié)報告

關(guān)于201*年檔案整理工作的報告

公司領(lǐng)導：

在一個月（6月份）時間內(nèi)，綜合管理部組織完成了201*年文件整理、歸檔工作。從總體上看，公司檔案管理工作取得一定成績，也暴露出一些問題�，F(xiàn)報告如下：

一、關(guān)鍵行動舉措（一）鞏固觀念、達成共識

由于3-5月份工作重點在宣傳畫冊上，綜合管理部雖多次向各部門負責人及兼職檔案整理人員提及與要求過，但遲遲未見行動。主要根源是相關(guān)人員的觀念與認同感存在偏差，后經(jīng)公司高層在會議中反復強調(diào)，綜合管理部全程跟蹤、督促，以身作則，宣導檔案整理工作的重要性和必要性，逐漸達成共識。

（二）層級負責制、全員參與

形成公司高層重視，綜合管理部主抓，各部門負責人協(xié)助，兼職檔案管理員落實的層級負責制。過程中，重在全員參與，整理、篩選、分類201*年工作中的文件資料。（三）參照規(guī)范、認真完成

同往年一樣，依然以《企業(yè)檔案工作規(guī)范》為工作守則，對照執(zhí)行。涵蓋文件收集、整理、分類、編目、掃描、入盒、上架的工作流程，逐步完成。共整理出989件。其中，永久262件，長期395件，短期332件。

最終將目錄添加進Excel檔案查詢表格，方便及時查找。如下表：分類類別明細賬合同：141件一經(jīng)營決策經(jīng)營決策：36件物資管理：13件營銷管理：105件二

按保管期限分類永久：141件長期：36件短期：118件永久：108件長期：96件生產(chǎn)管理220件

短期：16件50件三行政管理活性劑項目組：59件四五科研檔案設(shè)備儀器研發(fā)中心：41件17件車輛管理：8件工作簡報：17件六獨立成卷會議管理：2件網(wǎng)絡(luò)發(fā)文：131件項目申報：149件七

二、今年較往年取得的明顯進步

（一）在綜合管理部深入交流和示范帶動下，各部門兼職檔案整理人員工作能力有提升。

（二）鞏固、強調(diào)層級管理的責任制度。（三）文件鑒定、分類水平有改進。（四）重視執(zhí)行檔案文件借閱與歸還制度。

三、工作中存在的問題

（一）員工平時收集、保存文件意識淡薄，工作中形成的文件或辦理完畢的文件未隨時存放或收集，隨意放置，無法查找，影響了檔案總體質(zhì)量。（二）隨著工作開展，涉及到文件資料越多、分類越細、部門越多，文件資料鑒定、分類、編目等專業(yè)性要求更高，工作能力仍需提升。

會計檔案會計憑證44盒，會計賬簿5冊，會計報表5本永久：6件長期：11件短期：33件永久：7件長期：77件短期：16件長期：17件長期：158件短期：149件

（三）部門負責人對檔案管理的認同度不夠。

四、下半年檔案工作的方向

（一）檔案業(yè)務(wù)知識的學習和外出實地考察

組織全員學習《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，知曉哪些文件屬于檔案歸檔范圍；組織各部門相關(guān)兼職檔案管理人員分別學習科技檔案、人事檔案、工程檔案、文書檔案的規(guī)范；聯(lián)系到規(guī)范運行的檔案室，組織外出考察學習。（二）檔案管理體制的健全

重點思考檔案接納、借出、歸還、鑒定、銷毀制度；做好檔案柜日常管理。

（三）提高檔案資料的使用價值

將檔案文件同公司大事記的撰寫工作結(jié)合起來，提供盡可能的幫助。同時，注意文件資料的借出和歸還手續(xù)，保持檔案文件的完整性。(四)執(zhí)行檔案文件不定期檢查制度

不定期檢查檔案柜文件的安全，存放的位置，文件盒內(nèi)資料的完整性。根據(jù)實際，提出完善意見和建議。特此報告

綜合管理部二○一二年七月十三日

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201*年檔案整理工作總結(jié)報告

檔案整理工作已接近尾聲，現(xiàn)從以下四方面對自己工作做總結(jié)匯報：一、近兩個月來做了哪些工作

二、在整理過程中存在哪些問題，是如何解決的

三、分析問題產(chǎn)生的原因，探索人事檔案工作將來如何開展四、本次檔案整理工作的意義

從201*年3月1日來總部報到，至今已歷時50天時間，期間在張志英同志的傾力協(xié)助、支持、關(guān)心下，我們把公司本部人員、漳電分公司、河津分公司、寧夏、華澤等單位副處以上人員的檔案共計72本進行了審核、補充、整理歸檔。

同時，對其它單位的檔案管理人員進行了培訓、指導、具體幫帶、輔助整理等工作。受培訓人員達10多人，培訓時間貫穿整個整理過程，隨來隨培訓。

在整理過程中，每份檔案都有不同程度的缺短材料，我們補充完善了1200多份材料，復印800多件原件，補做《干部任免審批表》400多份，在作表時查找相關(guān)文件資料400多件，補蓋公章1200多個。（審批表、復印件需加蓋公章，張工親自多次去北京或到原單位補蓋，或找人順帶等等，千方百計做這些工作）。

在補充完善了歸檔材料后，通過準確分類、裁剪修補、認真書寫分類號和頁碼，打印目錄、整齊裝訂，使近80份檔案完美上架。一份檔案，不經(jīng)過10次以上的反復是上不了架的，我們就利用周末或晚上加班，使工作時間有了保障。在整理過程中發(fā)現(xiàn)存在共性的問題有以下7個方面：1、年齡出現(xiàn)多個版本，隨意更改；2、姓名隨意更改，多用同音字；

3、《干部履歷表》多年不填寫，填寫了的缺照片，缺本人簽字，缺機關(guān)蓋章，不規(guī)范；

4、在應(yīng)審計的崗位上工作過的干部，沒有審計報告或結(jié)論性的審計材料（普遍沒有歸檔）；

5、掛職人員、培訓人員、出國人員所需的鑒定、成績、審查表等普遍缺少歸檔；6、受獎干部缺少登記表、審批表，只是提供了獎狀復印件；

7、《干部任免審批表》缺的程度很嚴重，有的干部已是副處甚至以上，竟沒有一張任免表，有的離開原來單位十多年了，職位多次變動，任免表還停留在原單位僅有的幾張。

對以上存在的問題我們是怎么解決的？

①、對年齡的確認，我們依據(jù)檔案里最早出現(xiàn)年齡的那份材料（一般是《入團志愿書》），再參考本人身份證，如若相差不過2個月，就與其身份證保持一致，盡量不給其以后的生活造成麻煩。對于相差一年或兩年的，嚴格依據(jù)最早的那份材料來確認。

②、對姓名中出現(xiàn)多音字的，請其出示更改姓名證明，或不曾更改的，只是自己隨意寫，就在檔案目錄前填寫《檔案中存在的問題》。

③、對于《干部履歷表》短缺的，已無法重新組織填寫的，只能成為遺憾。缺照片、本人簽字的，我們盡量找本人索要相近時代的照片補貼上去，需補蓋審查機關(guān)公章的，去原單位補蓋。并指導規(guī)范填寫新的履歷表。

④、對參加過培訓，受過獎勵的人員索要培訓證書、獎狀等原件進行復印，并對復印件加蓋人資部公章，填寫復印人姓名。

⑤、對《干部任免審批表》的補做，我們在人資及黨群部門配合下，查找當年的文件，依據(jù)其文號、時間、任免內(nèi)容，并查找出本人的簡歷，重新制作相應(yīng)的任免表，并補蓋相關(guān)部門的公章。

總上所述問題，分析存在的原因有以下幾方面：

①、出生日期的前后不一致，有陰陽歷、采用虛歲等不同習慣造成的，也有筆誤，也有個人為滿足入學、參軍或參加工作所必須的年齡條件而有意所為。

②、姓名出現(xiàn)同音字，是歷史原因造成的，在沒有居民身份證的年代，人們對自己的名字隨意換用與其同音的字，總之，沒有確定名字的觀念和意識。

③、對于《干部履歷表》的缺失及不規(guī)范、審計報告、培訓成績、鑒定表、獎勵人員登記表、出國人員審查表、干部任免審批表等等材料的缺失，我認為主要原因在于人事檔案管理部門沒有及時組織填寫、收集歸檔所造成的。

為什么這么說呢？因為一般員工、干部不了解人事檔案，沒有歸檔的意識。那么及時收集歸檔是人事檔案管理人員責無旁貸的工作。

然而目前的現(xiàn)狀是，各單位人事檔案都是兼職，沒有時間精力來分管這塊，而且這塊的制度也不健全，以致造成不能對應(yīng)歸檔的材料及時、完整歸檔，使人事檔案雜亂無章地塵封在鐵皮柜里，多年無人問津。

我們在整理檔案的過程中，感到最費時、費力的就是補充、收集缺的材料，一旦材料齊全，那整理工作就是既快又輕松的。

針對存在這么多的問題及目前人事檔案工作的現(xiàn)狀，我有以下不成熟的想法及建議：

1、首先設(shè)崗，設(shè)專人負責人事檔案管理工作，制定、完善檔案的收集、歸檔、整理制度；

2、檔案管理人員組織員工、干部開展講座，提高大家的歸檔意，變被動為主動；3、管理人員跟蹤、收集，形成網(wǎng)絡(luò)管理，比如在人資登記的參加培訓人員，參加資格、職稱考試人員、出國人員、受獎勵人員，檔案人員要首先獲取這些人員的名單，然后跟蹤，一一收集歸檔，這樣就不會有紕漏。（訂制度：參加以上的人員必須及時上交相關(guān)資料，且與報銷差旅掛鉤等）。

如果檔案管理部門能按制度及時收集應(yīng)該歸檔的材料，而且廣大員工、干部都具備了歸檔的知識及意識，那出現(xiàn)缺失的檔案材料的幾率就會大大降低，甚至不會出現(xiàn)這樣的情況。

通過這次檔案整理，以及對各分公司檔案人員的培訓，使公司本部及各分公司的檔案整理工作全面展開，把以往塵封多年的檔案進行了審核、補充、整理，使遺留的所有問題得到了全面解決，從中找到了存在的問題，總結(jié)經(jīng)驗教訓，為以后人事檔案工作步入正軌，打下堅實基礎(chǔ)！

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