前臺兼行政助理工作總結(jié)

10月份工作總結(jié)

來公司有一個月了，自己工作范圍主要是在行政管理方面：

1、負(fù)責(zé)客戶上門的接待工作；2、公司郵件的收發(fā)管理；3、公司機票預(yù)訂；4、辦公文具的采購與派發(fā)；5、

公司考勤管理；6、上級安排的其它工作總結(jié)工作的問題及分析：

1、在負(fù)責(zé)客戶上門接待工作方面，公司沒有前臺接待處，然后是坐在里面的辦公室，對接待工作難免會造成新客戶上門沒人管的局面。其后來公司對座位安排進行調(diào)整，我的位置安排在門口，這方便了對接待工作的管理，然自己在這方面還是有待提高的，事件一：有客戶上門，自己手頭在接待快遞的事情，不注意事情的輕重，優(yōu)先次序，造成客戶在門口不知所措。這因自己缺乏考慮造成。杜絕類似事情再次發(fā)生。

2、對郵件收發(fā)，公司已與一家叫快捷的快遞公司簽了月結(jié)，其它快遞都需現(xiàn)付。對公司寄/收件的管理，我主要是用Excl表做天數(shù)登記，明確單號，寄件時間，寄件人（是否屬于私人物件），收件人，在月底做賬時按個人排列并讓各自核對簽名。

3、公司機票預(yù)訂，對公司出差人員訂票管理。公司與睿飛商務(wù)簽有月結(jié)合作，在出差人員給我經(jīng)財務(wù)部、人事行政部簽字的訂票申請單和出差單時，核對出差時間篩選出最優(yōu)惠、最合適的航班次，將信息交給睿飛負(fù)責(zé)人，將訂票單傳真核實并簽名。最后將信息統(tǒng)計到表里，方便月結(jié)時做帳。

4、對于辦公文具的采購與派發(fā)，在9月份中只是對文具進行點數(shù)，通過各部門的需求量進行采購，而沒有做相對應(yīng)月份采購單和領(lǐng)出帳單，導(dǎo)致帳目不明確。經(jīng)熊經(jīng)理幫我改正，在10月采購文具時做了統(tǒng)計表（主要包括上月剩余、本月新增、本月領(lǐng)出、本月剩余、領(lǐng)出人），這樣從帳面上看就能清楚知道哪些東西需要補購，誰領(lǐng)走的，方便管理。

5、公司考勤管理，因考勤系統(tǒng)暫時沒有做，所以只能利用表格來處理員工的考勤，第一次手工制作考勤表，在熊經(jīng)理的幫助下模仿8月份考勤表做，遇到很多的困難，開始自己是將所有人員打印在一張紙上，然后將相對應(yīng)的申請表填在相對應(yīng)的格里，這樣看起來是很清楚，但不知道每個人的具體情況（哪天遲到、哪天補休）。所以后來由熊經(jīng)理提點，按日期將每個人日考勤詳細(xì)標(biāo)注出來，并個人小總結(jié)。

6、完成上級安排的其它工作，板房剛接手過來，和其他同事一起對里面東西進行了盤點，盤點主要記錄貨號、顏色、碼數(shù)、件數(shù)。然后將統(tǒng)計的數(shù)據(jù)制成表格，方便管理。

一個多月來的工作，感覺自己還是缺乏經(jīng)驗的，要學(xué)的東西還有很多，我現(xiàn)在接觸的是行政類初級塊，要努力學(xué)更多的。避免眼高腳低，一步一步來，才能掌握更多的知識。

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前臺兼行政助理職位說明書

崗位名稱崗位定員直接上級直接下級無工作任務(wù)職責(zé)表述一：前臺總機、傳真管理前臺電話的接聽1、無特殊情況電話響3聲內(nèi)必須接聽，使用標(biāo)準(zhǔn)普通話，接電第一句應(yīng)為：“您好，歡迎致電德成佳際，請問有什么可以為您服務(wù)”；2、按來電者要求及時轉(zhuǎn)接相應(yīng)部門。1、耐心回答來電人員所咨詢事宜；2、建立重要留言記錄本：來電者單位、姓名、聯(lián)系電話、來電咨詢及記錄需聯(lián)系部門及人員、聯(lián)系事宜，并在半小時內(nèi)將信息準(zhǔn)確傳達給相關(guān)人員；3、每月30日將重要留言記錄本交行政主管檢查。1、建立傳真登記臺賬：收到傳真的時間、文件名稱、收件人；2、傳真的發(fā)放：在收到傳真半小時內(nèi)通知相關(guān)人員收取，傳真管理并要求其在傳真登記臺賬上簽字；3、及時處理傳真機的日常問題，包括加粉、換鼓、故障報修等，不得影響正常工作的開展；4、每月30日將傳真登記臺賬交行政主管檢查。前臺兼行政助理1人行政主管崗位編號所轄人員分析人DC-XZB-02所在部門分析日期批準(zhǔn)人行政部201*年12月本職：負(fù)責(zé)公司前臺接待及相關(guān)管理工作工作標(biāo)準(zhǔn)職責(zé)表述二：前臺接待管理來訪登記1、建立外來人員來訪登記�。�2、問清來訪人員意圖，及時通知被訪對象；3、對推銷、鬧事、無關(guān)人員須絕之門外；4、每月30日將外來人員來訪登記薄交行政主管檢查。1、安排洽談地點，引導(dǎo)來訪客人就坐，并替客人倒水；訪客接待引導(dǎo)2、如需客人長時間等待，可向客人提供公司宣傳資料、報紙、雜志；3、待客人離開后，清理其茶水，整理好報紙資料。職責(zé)表述三：快遞、信函、包裹收發(fā)登記快遞、信函、包裹的統(tǒng)一收集、登記1、建立快遞、信函、包裹的登記表；2、急件須在收到第一時間交相關(guān)人員簽收，其余須在收到當(dāng)日相關(guān)人員簽收；3、每月30日將登記表交行政主管檢查。職責(zé)表述四：前臺復(fù)印、打印管理公司相關(guān)文件、資料的打印、復(fù)印1、及時補充打印、復(fù)印紙，對于公司內(nèi)部文件采用舊紙；2、及時復(fù)印、打印公司相關(guān)資料。1、每次復(fù)印、打印均要進行詳細(xì)登記；2、每月30日將本月復(fù)印、打印情況匯總成表，交行政主打印、復(fù)印登記管檢查。1、做好打印機、復(fù)印機設(shè)備的日常管理，包括加粉、換鼓、打印機、復(fù)印機設(shè)備管理故障報修等；2、修理費用的詢價：向行政主管提供至少3家修理公司報價。職責(zé)表述五：公司衛(wèi)生及環(huán)境管理1、每2日清掃公共區(qū)域地面至少1次（根據(jù)實際情況增加）；2、每2日擦拭接待室、會議室桌椅至少1次（根據(jù)實際情公司公共辦公區(qū)域的衛(wèi)生維護況增加）；3、每周拖地至少1次；4、保證公共區(qū)域地面無垃圾、無明顯粉塵，會議室、接待室桌椅整潔；5、行政主管將不定時檢查。1、根據(jù)植物生長情況澆水；公司盆栽養(yǎng)護2、每日清理1次盆栽內(nèi)的雜草、雜物、修剪植物的枯枝；3、行政主管將不定時檢查。1、建立個人區(qū)域衛(wèi)生檢查表：每2日檢查員工個人辦公區(qū)域1次，檢查包括桌面物品擺放、桌椅及地面的整潔度；公司環(huán)境衛(wèi)生的監(jiān)督管理2、對于衛(wèi)生檢查結(jié)果不合格的員工提出口頭警告，限期讓其整改并及時復(fù)查；3、每月30日將個人區(qū)域衛(wèi)生檢查表交行政主管檢查。職責(zé)表述六：辦公用品管理辦公用品采購計劃管理1、收集采購計劃：每月15日、30日收集2次各部門辦公用品的采購計劃，并根據(jù)庫存量情況進行初審；2、初審無誤后匯總成表交行政主管審核（當(dāng)日完成）。1、核實采購情況：收到采購部采購的辦公用品后，核對采購數(shù)量、規(guī)格等是否與采購計劃相符；辦公用品的登記及領(lǐng)用2、建立辦公用品明細(xì)臺賬：清楚標(biāo)明辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、剩余庫存量；3、領(lǐng)用原則：領(lǐng)用者需簽字確認(rèn)后才可領(lǐng)用，其中簽字筆/筆芯數(shù)量不得超過3只/人/月。1、庫存量清理：每月清理庫存情況是否與辦公用品明細(xì)臺負(fù)責(zé)辦公用品庫存的保管賬相符，必須確保賬物相符；5、每月30日將該臺賬交行政主管檢查。職責(zé)表述七：固定資產(chǎn)管理1、新電腦登記管理：對公司所屬的電腦統(tǒng)一編號，并建立電腦使用臺賬，清楚標(biāo)明電腦配置清單、編號、性能情況、使用責(zé)任人、使用時間；2、舊電腦回收管理：檢查、核實離職人員交回的電腦是否電腦管理與配置清單吻合、性能是否正常，檢查無誤后將情況登記到電腦使用臺賬中；3、電腦調(diào)配：在新員工入職時按照工作需求調(diào)配庫存電腦；4、每月30日將電腦使用臺賬交行政主管檢查。1、建立固定資產(chǎn)臺賬（除電腦以外）：清楚標(biāo)明名稱、數(shù)量、單位、使用部門、責(zé)任人；2、盤點：每月對固定資產(chǎn)進行盤點，核對臺賬情況，確保賬物相符；固定資產(chǎn)日常管理3、維修：對有損壞的固定資產(chǎn)要及時安排人員修理；4、下班、放假前檢查：下班及放假前對公司各辦公設(shè)備進行檢查，務(wù)必保證門窗關(guān)好、所有電氣設(shè)備關(guān)閉、電源切斷；5、每月30日將固定資產(chǎn)臺賬交行政主管檢查。1、保管：妥善保管辦公室房門及文件柜鑰匙，不得丟失；2、出借：建立鑰匙出借登記表，標(biāo)明：借用人、所屬部門、借用原因、借用時間、預(yù)計歸還時間、實際歸還時間；辦公室房門及文件柜鑰匙的保管和出借3、出借程序：須經(jīng)行政主管同意，并要求借用方填好出借登記表手續(xù)才可出借；到預(yù)計歸還時間仍未歸還，要提醒借用方立即歸還；3、每月30日將出借登記表交行政主管檢查。職責(zé)表述八：行政費用管理行政費用及工作相關(guān)的費用管理1、建立費用明細(xì)臺賬：包括費用名稱（公司電話費、水電費、快遞費、名片印制費等）、金額、費用產(chǎn)生原因、單項小計、每月合計；2、費用報銷、借支一定要及時，不得影響正常工作的開展；3、每月30日將該臺賬交行政主管檢查。職責(zé)表述九：人員證件及資質(zhì)管理1、建立人員證件臺賬：持證人員姓名、聯(lián)系電話、證書名稱、證件編號、是否原件、證書使用情況、證書有限期、年檢時間；2、人員證件保管：崗位資格證、職稱證等要求保管原件；人員證件管理畢業(yè)證書、身份證等要求保管復(fù)印件；必須妥善保存，不得遺失；3、人員考試：負(fù)責(zé)在職員工的在崗培訓(xùn)的考試報名、繼續(xù)教育、年檢工作；4、每月1日將人員證件臺賬交行政主管檢查。協(xié)助公司資質(zhì)平臺管理按照行政主管的要求，協(xié)助其完成公司資質(zhì)升級、新辦、增項，以及資質(zhì)證書、公司證照的年檢工作。職責(zé)表述十：公司名片印制公司名片印制1、核定名片定制申請的準(zhǔn)確性：內(nèi)容是否填制清楚，包括姓名、職務(wù)、聯(lián)系電話、郵箱等；是否有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批；印制數(shù)量；2、建立名片印制匯總表：部門、姓名、印制數(shù)量；3、每月30日將名片印制匯總表交行政主管檢查。職責(zé)表述十一：票務(wù)、酒店、工作餐預(yù)定及訂水票務(wù)預(yù)定工作1、針對機票，每年確定一家票務(wù)公司合作，每年3月份詢至少三家票務(wù)公司供行政主管比選；2、按照崗位級別及時預(yù)定汽車票、火車票、船票、機票，超出制度規(guī)定的票務(wù)預(yù)定必須得到總經(jīng)理同意后方可執(zhí)行；3、第一時間將預(yù)定好的車輛、航班等詳細(xì)信息告知相關(guān)人員。1、搜集公司周邊各星級酒店信息，簽訂長期合作協(xié)議，以便尋求最優(yōu)折扣；酒店預(yù)定2、建立合作酒店的通訊錄；3、及時預(yù)定，并將預(yù)定好酒店名稱、地址、房間號等詳細(xì)信息告知相關(guān)人員。1、搜集公司時常就餐的飯店信息，建立飯店的通訊錄；工作餐預(yù)定2、及時預(yù)定，并將預(yù)定好飯店名稱、地址、包間號等詳細(xì)信息告知相關(guān)人員。訂水負(fù)責(zé)訂水，及時補充公司飲用水職責(zé)表述十二：公司常用表格管理負(fù)責(zé)公司常用表格的管理工作包括：打印復(fù)印登記表、來訪登記表、傳真收發(fā)登記表、快遞信件收發(fā)登記表、車輛使用登記表、車況明細(xì)記錄表、工具出借記錄表、客戶報障電話記錄本、客戶報障處理情況記錄本等，并根據(jù)實際情況進行增補。職責(zé)表述十三：完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作工作權(quán)限工作協(xié)作關(guān)系衛(wèi)生檢查監(jiān)督權(quán)、車輛管理權(quán)、相關(guān)工作的建議權(quán)內(nèi)部關(guān)系外部關(guān)系公司各部門來訪人員學(xué)歷和職稱專業(yè)性別大�；蛞陨蠈W(xué)歷中文、文秘、管理類專業(yè)限女性一年以上工作經(jīng)驗具備相應(yīng)的禮儀、接待知識等形象好，聲音甜美，普通話標(biāo)準(zhǔn)；任職資格經(jīng)驗知識備注

技能技巧熟悉辦公室工作流程；熟練使用MicrosoftOffice專業(yè)辦公軟件；具有一定的人際溝通能力和執(zhí)行能力。使用工具設(shè)備計算機、一般辦公設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)辦公場所44小時工作制，根據(jù)工作情況會偶爾加班公司相關(guān)文件或報告、相關(guān)規(guī)章制度與工作表單其他工作環(huán)境工作時間特征所需記錄文檔

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