常見(jiàn)公文寫(xiě)作及格式
一、常用的公文種類(lèi)
1. 通知。發(fā)布規(guī)章和行政措施,轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文,批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文,要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng),任免和聘用干部。
2. 報(bào)告。向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議。
3. 請(qǐng)示。向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。
4. 會(huì)議紀(jì)要。記載、傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神。
5. 決議。經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的重要決策事項(xiàng)。
6. 函。不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等。
7.通報(bào)。表?yè)P(yáng)先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神,交流重要情況。
8.通告。在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。
9.批復(fù)。答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。
10.條例。用于制定規(guī)范工作、活動(dòng)和行為的規(guī)章制度。
11.規(guī)定。用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。
12.意見(jiàn)。對(duì)某一重要問(wèn)題提出設(shè)想、建議和安排。
13. 公告。向內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。
14. 決定。對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出安排。
二、常用公文的寫(xiě)作格式
我們常用公文包括:報(bào)告、請(qǐng)示、通知、規(guī)定、函。
(一)《報(bào)告》寫(xiě)作要點(diǎn):報(bào)告是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見(jiàn)或建議、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢(xún)問(wèn)時(shí)用陳述性公文。
1.標(biāo)題:制發(fā)機(jī)關(guān)+事由+報(bào)告;報(bào)告前可加“緊急”。
2.正文:一是事由:直陳其事,把情況及前因、后果寫(xiě)清楚。二是事項(xiàng):寫(xiě)工作步驟、措施、效果。也可以寫(xiě)工作的意見(jiàn)、建議或應(yīng)注意的問(wèn)題。
3.結(jié)尾:可寫(xiě)“特此報(bào)告”“專(zhuān)此報(bào)告”,后面不用任何標(biāo)點(diǎn)符號(hào),或“以上報(bào)告如無(wú)不妥,請(qǐng)批轉(zhuǎn)各地、各部門(mén)執(zhí)行”,或“以上報(bào)告,請(qǐng)指示”等語(yǔ)。注意事項(xiàng):概述事實(shí),重點(diǎn)突出,中心明確,實(shí)事求是,有針對(duì)性。
(二)《請(qǐng)示》寫(xiě)作要點(diǎn):請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)的呈請(qǐng)性、期復(fù)性公文。
1.標(biāo)題:制發(fā)機(jī)關(guān)名稱(chēng)+事由+請(qǐng)示。
2.正文:一是請(qǐng)示的原因:陳述情況,闡述理由,講情必要性和可能性,最后用“為此,請(qǐng)示如下”。二是請(qǐng)示的事項(xiàng):寫(xiě)明請(qǐng)示要求,如請(qǐng)求物資要寫(xiě)明品名、規(guī)格、數(shù)量,請(qǐng)求資金要寫(xiě)明金額。
3.結(jié)尾語(yǔ):多用“上述意見(jiàn),是否妥當(dāng),請(qǐng)指示”!疤卮苏(qǐng)示,請(qǐng)予批準(zhǔn)”,“以上請(qǐng)求,請(qǐng)予審批”,“以上請(qǐng)示,請(qǐng)予批復(fù)”,“以上請(qǐng)示,如無(wú)不妥,請(qǐng)批轉(zhuǎn)各部門(mén)執(zhí)行”等語(yǔ)。
4.注意事項(xiàng):一文一事;一個(gè)主送機(jī)關(guān);逐級(jí)請(qǐng)示。
(三)《通知》是下行文,要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理、執(zhí)行或服從安
排的文種。通知講究時(shí)效性,是告知立即辦理、執(zhí)行或周知的事項(xiàng)。
1.標(biāo)題:制發(fā)機(jī)關(guān)+事由+通知。
2.正文:一是通知前言:即制發(fā)通知的理由、目的、依據(jù)。例如“為了解決×××的問(wèn)題,經(jīng)×××批準(zhǔn),現(xiàn)將×××,具體規(guī)定通知如下。二是通知主體:寫(xiě)出通知事項(xiàng),分條列項(xiàng),條目分明。
3.結(jié)尾:三種寫(xiě)法:
一是意盡言止,不單寫(xiě)結(jié)束語(yǔ)。
二是在前言和主體之間,如未用“特作如下通知”作為過(guò)渡語(yǔ),結(jié)尾可用“特此通知”結(jié)尾。
三是再次明確主題的段落描寫(xiě)。
(四)《規(guī)定》寫(xiě)作要點(diǎn):規(guī)定是由機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企業(yè)事業(yè)單位對(duì)某一方面工作或行為做出具體規(guī)約的文件。
1.標(biāo)題:地域+內(nèi)容+文件種類(lèi)(規(guī)定、管理辦法、細(xì)則、規(guī)則等)。
2.正文:一是正文的內(nèi)容通過(guò)“條”的形式表述,按順序依次排列!皸l”是法規(guī)的基本單位。二是“條”的內(nèi)容較多時(shí)可分為“款”,“款”的內(nèi)容較多時(shí)可分為“項(xiàng)”。三是根據(jù)內(nèi)容的需要,可以在“條”上設(shè)“章”。
(五)《函》函的概念:函是不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,或者向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)所使用的公文,平行文種。
1.函的特點(diǎn):一是溝通性。二是靈活性。三是單一性。
2.撰寫(xiě)函件應(yīng)注意的問(wèn)題:
首先要注意行文簡(jiǎn)潔明確,用語(yǔ)把握分寸。無(wú)論是平行機(jī)關(guān)或者是不相隸屬的行文,都要注意語(yǔ)氣平和有禮,不要倚勢(shì)壓人或強(qiáng)人所難,也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復(fù)函,則要注意行文的針對(duì)性,答復(fù)的明確性。
三、公文的結(jié)構(gòu)層次及字體
公文一般由眉首(包括發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、緊急程度、機(jī)密等級(jí)等內(nèi)容,一般用橫線(xiàn)與正文部分隔開(kāi))、正文(包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、內(nèi)容、附件、落款、附注等)文尾(包括主題詞、抄送欄、印發(fā)機(jī)關(guān)欄、印發(fā)日期、份數(shù)、印章等項(xiàng))三部分組成。
正文這是公文的主體,是敘述公文具體內(nèi)容的,為公文最重要的部分。正文內(nèi)容要求準(zhǔn)確地傳達(dá)發(fā)文單位的有關(guān)方針、政策精神,寫(xiě)法力求簡(jiǎn)明扼要,條理清楚,實(shí)事求是,合乎文法,切忌雜亂。文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)應(yīng)準(zhǔn)確掌握和使用,即:
第一層用“一、”
第二層用“(一)”
第三層用“1.”(不能寫(xiě)成“1、”把小圓點(diǎn)寫(xiě)成頓號(hào))
第四層 用“(1)”
在正文層次不多的情況下,第一層用“一、”,第二層可用“1.”。
----標(biāo)題用2號(hào)華文中宋(宋)體,居中排印。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
----正文,在正文中,只能用仿宋、小標(biāo)宋、黑、楷4 種字體,均用3 號(hào)字。正文中只有一級(jí)小標(biāo)題的,小標(biāo)題用黑體字排印;有兩級(jí)小標(biāo)題的,第一級(jí)小標(biāo)題用黑體字排印,第二級(jí)小標(biāo)題用楷體字排印;有多級(jí)小標(biāo)題的,第一級(jí)小標(biāo)題用宋體字排印,第二級(jí)小標(biāo)題用黑體字排印,第三級(jí)小標(biāo)題用楷體字排印,第四級(jí)小標(biāo)題用仿宋體排印。除小標(biāo)題之外的正文文字用仿宋3號(hào)排印。
----成文日期在正文之下一般空4行、右邊空4個(gè)字,用3號(hào)仿宋體排印。
----“主題詞”用3號(hào)黑體字,居左頂格標(biāo)注,后標(biāo)全角冒號(hào),主題詞詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字,一篇公文最多不超過(guò)5個(gè)主題詞。一般是將文件的核心內(nèi)容概括成幾個(gè)詞組列在文尾發(fā)文日期下方,如“人事 任免 通知”,“財(cái)務(wù) 管理 規(guī)定”等,詞組之間不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào),每個(gè)詞目之間空1字,主題詞下方排印一條橫線(xiàn)。 主題詞標(biāo)引順序是:類(lèi)別詞----類(lèi)屬詞----形式詞。
----用印。印章上不壓正文,下壓日期,“騎年蓋月”。所謂騎年就是蓋章的時(shí)候,要蓋在年份的上面,章子有1/3是在年份下面,就好像騎上去了一樣,而同時(shí),章子要把月份整個(gè)蓋住,這就是蓋月,主要是為了防止篡改公文日期。
二○一三年五月五日
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