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行政公文的寫作技巧

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行政公文的寫作技巧

行政公文,是公務(wù)文書的簡稱,是人類在治理社會、管理國家的公務(wù)實踐中使用的具有法定權(quán)威和規(guī)范格式的應(yīng)用文。它是特殊規(guī)范化的文體, 具有其它文體所沒有的權(quán)威性,有法定的制作權(quán)限和確定的讀者,有特定的行文格式(注意:比模式更進一步)并有行文規(guī)則和辦理辦法。 我國公文一律按照國務(wù)院辦公廳1987年2月18日發(fā)布、1993年11月修訂的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》寫作和辦理。

公文寫作的要求很高,尤其是要求起草者具有工作實踐的基礎(chǔ),懂得工作中許多微妙的關(guān)節(jié),而在具體起草中要求較好的文字語言工夫。公文語言總的要求是莊重、平實、概括。公文語言功夫的核心是選詞。選詞一:要根據(jù)所反映的客觀實際需要,二:要符合明晰、 確切、簡練的標(biāo)準(zhǔn),三:要根據(jù)具體的語言環(huán)境, 為避免上下文重復(fù)而選擇不同的詞語,注意文中所涉及對象和閱讀對象。多用書面語和文書用語,少用形象和描繪性詞語和口語,不用方言土語,十分規(guī)范。

需要特別提出公文結(jié)構(gòu)用語。一是開頭用語, 用來表示行文目的、依據(jù)、原因,伴隨情況等。如:為(了)、關(guān)于、由于、對于、根據(jù)、按(遵、依)照、據(jù)、查、奉、茲等。二是結(jié)尾用語。如:為要(荷、盼)、是荷、特此通知(報告、函告)等。 三是過渡用語。如為(對、因、據(jù))此、鑒于、總之、綜上所述等。四是經(jīng)辦用語。如:經(jīng)、已經(jīng)、業(yè)經(jīng)、現(xiàn)經(jīng)、茲經(jīng)、辦理、責(zé)成、試行、執(zhí)行、貫徹執(zhí)行、研究執(zhí)行、切實執(zhí)行等。五是稱謂用語。有第一人稱:我、本;第二人稱:你、貴;第三人稱:該。等等。

國家行政公文有12類13種,即命令(令);議案;決定;指示;公告、通告;通知;通報;報告;請示;批復(fù);函;會議紀(jì)要。

公文主文結(jié)構(gòu),是指除了公文格式(外部組織形式即文頭、主文和文尾及其各項設(shè)置)之外的公文核心部分。

這一部分的寫作,是公文寫作的難點。

一、 標(biāo)題

1. 規(guī)范式:三部分,即:發(fā)文機關(guān)+事由+文種

――用于重要、莊重的公務(wù)

2. 靈活式

A 二部分:一是發(fā)文機關(guān)+文種

(以上標(biāo)題下可加時間)

二是事由+文種

三是“轉(zhuǎn)發(fā)+始發(fā)機關(guān)及原通知標(biāo)題”

B 一部分:只有文種

――常是不大重要的公務(wù),帶周知性

★帶發(fā)文機關(guān)的標(biāo)題下面如寫發(fā)文時間,則須用括號,公務(wù)須是重大的、莊重的。文后不寫落款及時間。

二、 正文

1.主送機關(guān) (面向機關(guān)全體人員或者社會群體的,公務(wù)是周知的、重大的,常常不寫;注意工作實際中組織關(guān)系)

2. 正文

A. 原由:一是依據(jù):

# 情況:敘述時間、單位、地點、人物和事件等; 常用“目前…”類時間狀語 ;簡介人物及事跡

#文件: 常用“根據(jù)…”;往往是一句話

# 意義:議論:常用“是…”

# 作用 :常用“將使…”

二是目的:常用“為…”

原由部分可省略,或只省略依據(jù)、目的之一。

B 事項:(內(nèi)容多而重要的分條列項即列出層義,或用小標(biāo)題 或用句子表達(dá))

1.并列式。常見。一般寫的是公務(wù)的橫向的、靜態(tài)的情況。各部分相互之間無緊密聯(lián)系,獨立性強,但共同為

說明主旨服務(wù)。能夠省略某一部分。這種方法的好處是概括面廣,條理性強。

并列式內(nèi)容之間的序碼可用數(shù)字式,也可用分段式;段中并列的內(nèi)容可用數(shù)字、分號(;),也可用句子并列式。

要求重輕有序:重要的放在前邊,依次類推。

2.遞進式。一般寫的是公務(wù)的縱向的動態(tài)的過程或者事理。各部分層層遞進,每一部分也不可缺少,前后順序

也不能顛倒。這種方法的好處是邏輯嚴(yán)密,能說明問題。

在一篇公文中,兩種方法可以互相交叉,即以一種方法為主,在某一部分即某一層次中用另一種方法。

注意:自此以下常運用序碼。順序是一、(一)、1、(1)共四層。

不重要內(nèi)容分項可用分段甚至加分號(;)的形式。

C 結(jié)尾:(可以不要)常見有:

一是各文種專用語如:“請予批準(zhǔn)”、“特此通知”等。

二是希望、號召類。

從12類13種行政公文中選擇出3種社會生活中常用的模式化如下。

請示模式

請示是向直接上級請求指示、批準(zhǔn)的公文。 必須事前行文,一事一文。上級應(yīng)在一定的時限內(nèi)批復(fù)。

【標(biāo)題】一般由發(fā)文機關(guān)、事由、公文種類三部分組成。 如:《×××學(xué)校關(guān)于創(chuàng)辦<校園文學(xué)>報的請示》?梢允∪グl(fā)文機關(guān)。

【主送機關(guān)】接受請求的直接上級機關(guān),在標(biāo)題下面一行頂格寫起。

只寫一個,如需同時送其它機關(guān), 應(yīng)用抄報(在文末左下角寫明)形式。

【正文】1.請求緣由。一寫情況依據(jù)(往往用“目前”開頭),二寫目的說明(用“為...”開頭)。

2.請求事項。分層分項寫清具體要求,并說透理由, 提出充足的事實和理論根據(jù)。同時,依據(jù)實際情況, 提

出切實可行的處理意見,作為上級機關(guān)進行判斷和指示的參考。

3.結(jié)尾。只是一句祈使性的話:“當(dāng)否,請批復(fù)”或“以上如無不當(dāng),請批準(zhǔn)”。

【附件】可有可無。是隨同請求的有關(guān)材料、圖表或其它文件。在正文之后(隔一行)注明附件名稱和順序。

【印章、發(fā)氖奔洹?nbsp;

報告模式

報告是向上級機關(guān)報告工作、反映情況、提出建議和答復(fù)詢問的公文。一般事后、事中行文。不要求上級批復(fù),行文較長。報告和總結(jié)、調(diào)查報告的寫法大同小異。常見單位部門的總結(jié)同時用于會議,成為報告。

【標(biāo)題】一般是:“事由+報告”。

【主送機關(guān)】與請示相同。

【正文】種類繁多,正文內(nèi)容有差異。為學(xué)習(xí)方便, 把報告大致分為二種:

一是綜合性報告正文,或稱總結(jié)性報告。政府及機關(guān)單位都要在大會上作此種工作報告。

1.情況簡述:工作時間、地點、背景、 條件或各項工作的開展情況。這種開頭稱為概述式。此外還有結(jié)論式(議論判斷)、 說明式(用“為了…”)等。百字上下。

2.成績做法:這是主體。可以簡要敘述一下工作過程。 成績常常通過數(shù)字、比較、事實來表現(xiàn)。安排形式有條陳式、 小標(biāo)題式、階段式和貫通式。

3.經(jīng)驗教訓(xùn):要有觀點、看法和規(guī)律, 又要有具體的典型事例以及理論分析。常常占五分之一篇幅。

4.今后計劃。往往寫成今后的工作計劃。常常占三分之一篇幅。各級各類行政機關(guān)每年都要作這種總結(jié)式的報告。

二是專題性報告正文。著重匯報某項工作或某個問題, 特點是專項、特殊,一事一報。

1.概述情況。講清工作開展情況,或問題發(fā)生的原委, 事項的起因和經(jīng)過。

2.說明理由、做法和反映;蛉〉玫某煽兒徒(jīng)驗, 或分析存在的問題及原因,或說明工作做法,或?qū)懗鋈罕姺从场?/p>

3.提出意見。寫基本看法,解決問題的建議和辦法。

報告要用事實說話,以敘述為主,敘議結(jié)合。

【結(jié)尾】一般用“特此報告”,“以上報告如無不妥,請批轉(zhuǎn)各地執(zhí)行”等習(xí)慣用語,有的不寫。如有附件,

與請求相同寫法。

最后寫發(fā)文機關(guān)或個人,蓋章,寫發(fā)文時間。

通知模式

通知是批轉(zhuǎn)下級公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級或不相隸屬機關(guān)公文、發(fā)布規(guī)章、傳達(dá)事項和任免干部所用的公文。它是最常

用的行政公文。根據(jù)其作用分為五種:發(fā)布性通知、批轉(zhuǎn)性通知、事項性通知、會議通知和任免通知。

【標(biāo)題】靈活,甚至只有“通知”這一部分(內(nèi)容不大重要又是周知的)。但批轉(zhuǎn)性通知的標(biāo)題按照《辦法》“準(zhǔn)確簡要”的規(guī)定,省略文種,即:“批轉(zhuǎn)(或轉(zhuǎn)發(fā))+(始發(fā)機關(guān))原文標(biāo)題”。

【主送機關(guān)】直接上級。

【正文】

發(fā)布性通知和批轉(zhuǎn)性通知的正文:“主體(發(fā)布或轉(zhuǎn)發(fā)的文件)+批語”。 如:“現(xiàn)將《***辦法》發(fā)給你們,請認(rèn)真貫徹執(zhí)行!

事項性通知:原由+事項+結(jié)語(特此通知)

會議通知:名稱、時間、地點、內(nèi)容、人員、報道時間和地點、需帶材料等任免通知:格式固定

【附件】可有可無

【發(fā)文機關(guān)】標(biāo)題中有發(fā)文機關(guān)并且標(biāo)題下有發(fā)文時間

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