怎樣寫好會議紀(jì)要
會議紀(jì)要是反映會議基本情況、重要精神和議定事項,并要求有關(guān)單位執(zhí)行的一種紀(jì)實性文體。起草各類會議紀(jì)要是辦公室的基本職能之一,也是文秘人員的一項基礎(chǔ)性、經(jīng)常性工作。根據(jù)筆者的經(jīng)驗,寫好會議紀(jì)要需要做好以下幾方面的工作。
一、預(yù)測會議內(nèi)容
凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢。會前對參會人員和研究議題有一個大致的了解,對起草會議紀(jì)要有很大的幫助。
(一)根據(jù)參會人員預(yù)測會議內(nèi)容。會議記錄人應(yīng)在會前弄清楚會議研究的議題,再根據(jù)會議召集人、主要匯報人的職務(wù)、哪些部門負(fù)責(zé)人參加本議題的研究等情況,大致推測會議將做出什么樣的決策,這樣就對會議有了一個整體的把握,便于做好會議記錄。特別是對沒有書面匯報材料的會議,這種推測顯得尤為重要。
(二)根據(jù)會議材料預(yù)測討論焦點。如果記錄人有書面匯報材料,應(yīng)該在會前快速瀏覽材料內(nèi)容,弄清楚匯報單位提出的具體請求或建議。一般來說,匯報單位請求解決的具體困難和問題往往就是會議討論的重點,會議最后一般都會對這些內(nèi)容進(jìn)行總結(jié),即最后“拍板”。會前對這些內(nèi)容有所了解,會中就可以有針對性地進(jìn)行重點記錄。
二、做好會議記錄
會議記錄是會議紀(jì)要的初稿,好的會議記錄稍做加工就可以作為會議紀(jì)要。因此,做好會議記錄對于寫好會議紀(jì)要十分重要。
(一)突出重點記錄。一般情況下,每個議題討論到最后,會議召集人都會做總結(jié)性發(fā)言。這個發(fā)言是在歸納會議討論情況,形成一致意見基礎(chǔ)上做出的會議結(jié)論,也是會議紀(jì)要的主要內(nèi)容,要盡可能一字不漏地記錄下來。同時,對于某項工作,分管副職的發(fā)言往往操作性很強(qiáng),對于落實會議精神十分重要,也要重點記錄。
(二)有針對性記錄。無論什么工作,上會研究時都會有需要解決的具體問題。記錄時要注意記清楚每個人的發(fā)言中關(guān)于這些問題的具體表態(tài)。如:某項工作由誰牽頭,哪些單位配合;給哪個單位或部門多少錢,什么名目,怎么使用,等等。這些內(nèi)容往往是會議紀(jì)要的核心內(nèi)容,要嚴(yán)格按照主要負(fù)責(zé)人的原話記錄,做到一字不差。
(三)注重細(xì)節(jié)記錄。會議討論階段,大家就某個具體問題紛紛發(fā)表意見,會議召集人可能會對某位同志的某個觀點表示明確的贊成或反對。這些意見中特別是涉及到具體工作措施、人員分配、經(jīng)費安排等問題的,不管會議總結(jié)時是否再次提到,都應(yīng)該把這些細(xì)節(jié)問題記錄清楚,寫進(jìn)會議紀(jì)要。
三、會后擬稿
會議紀(jì)要有其規(guī)范的格式,在擬稿時,除了要抓住中心、突出重點、條理清晰、語言精煉以外,還要注意文體格式和語言規(guī)范。一般來說,會議紀(jì)要包括標(biāo)題和正文兩部分,每一部分都有相對固定的寫作格式。
(一)標(biāo)題的寫法
會議紀(jì)要的標(biāo)題有“單標(biāo)題”和“雙標(biāo)題”兩種,以“單標(biāo)題”居多。
1.單標(biāo)題的寫法。最常用的標(biāo)題寫法是由“單位+會議名稱+文種類別(紀(jì)要)”組成。如“XX市人民政府關(guān)于提高城鄉(xiāng)居民最低生活保障標(biāo)準(zhǔn)的會議紀(jì)要”;有的會議也可用會議地點作標(biāo)題,如“兩型社會建設(shè)長沙會議紀(jì)要”;有時也可把會議的主要內(nèi)容在標(biāo)題里揭示出來,類似文件標(biāo)題,如“關(guān)于長、株、潭三市統(tǒng)一電話區(qū)號的會議紀(jì)要”、“關(guān)于落實省委領(lǐng)導(dǎo)同志批示做好XX文物保護(hù)工作的會議紀(jì)要”。
2.雙標(biāo)題的寫法。這種紀(jì)要一般有正副兩個標(biāo)題,正標(biāo)題概括會議主題,副標(biāo)題與單標(biāo)題的寫法相同,由“會議名稱+文種”組成。如:“在比較中找差距——XX現(xiàn)場會議紀(jì)要”。
(二)正文的寫法
會議紀(jì)要正文一般分為導(dǎo)言和主體兩個部分。導(dǎo)言部分概述會議基本情況,主體部分記述會議內(nèi)容。
1.導(dǎo)言部分的寫法。導(dǎo)言概述會議基本情況,包括會議時間、會期、會址、主持人、出席人、列席人等。
具體寫法常見的有兩種:一是平列式。將會議的時間、地點、主持人、出席人、列席人、記錄人等基本情況采用分條列出的寫法,每項內(nèi)容作一個自然段列出。有時“主持人”可以不列,“出席人”中的第一個人即為主持人;“列席人”也根據(jù)會議具體情況,有的會議沒有列席人。二是魚貫式。將會議的基本情況作為一個自然段,簡要描述一些會議背景及會議的基本情況,描述的內(nèi)容與前一種寫法相同,使人看后能對會議有整體的了解。這種寫法一般將出席會議單位寫在導(dǎo)言部分,具體與會人員的姓名寫在正文之后。
2.主體部分的寫法。這部分主要是寫會議精神和議定事項,是紀(jì)要的主要部分,常見的寫法有三種:一是條文式寫法。以會議召集人的總結(jié)發(fā)言為基礎(chǔ),將會議議定事項分成幾條具體意見寫出來。如:同意開展什么工作,給多少資金,由哪個部門負(fù)責(zé)(有時還需要點名由誰牽頭),工作中要注意哪幾個問題,等等。辦公會議紀(jì)要、工作會議紀(jì)要多用這種寫法。二是綜述式寫法。即把會議的主要內(nèi)容分成幾個部分,分別加上標(biāo)號或小標(biāo)題,分項來寫。這種寫法側(cè)重于橫向分析闡述,常常包括對目的、意義、現(xiàn)狀的分析,以及目標(biāo)、任務(wù)、政策措施等的闡述,對問題的分析比較全面、透徹,有一定的理論指導(dǎo)意義。這種紀(jì)要一般用于需要基層全面領(lǐng)會、深入貫徹落實的重大會議。三是摘記式寫法。這種寫法是把會議中具有典型性、代表性的發(fā)言加以整理,提煉出內(nèi)容要點和精神實質(zhì),然后按照發(fā)言順序或邏輯順序分別闡述。這種寫法能夠如實反映與會人員的意見。一般來說,重要的座談會或需要了解與會人員不同意見的會議紀(jì)要,可采用這種寫法。
(三)其他注意事項
會議紀(jì)要的稱謂有特殊性,一般采用第三人稱寫法。會議紀(jì)要以整個會議的名義表述,反映的是與會人員的集體意志,必須概括會議的共同決定,常以“會議”作為表述主體,如“會議認(rèn)為”、“會議指出”、“會議決定”、“會議要求”、“會議號召”、“與會代表一致表示”等。凡沒有形成一致意見的問題,則需要分別論述并寫明分歧所在。由于會議紀(jì)要不可能全面記述所研究事項的各個方面,加上隨著時間的推移,所研究的事情也會發(fā)生變化,因此,如果會議同意某件事情,一般采用“原則同意??”的寫法。涉及具體工作時,不管領(lǐng)導(dǎo)是否強(qiáng)調(diào),一般都加上“依法按程序辦理”、“按程序報批”等內(nèi)容。同時,會議紀(jì)要還應(yīng)注意如實反映會議內(nèi)容,不講究語言的華美和結(jié)構(gòu)的精巧,不能離開會議實際搞再創(chuàng)作,不能人為拔高、深化和填平補(bǔ)齊。
此外,如果是需要下發(fā)并要求下級單位貫徹執(zhí)行的會議紀(jì)要,一般還應(yīng)有文號。文號寫在標(biāo)題的正下方,由年份、序號組成,用阿拉伯?dāng)?shù)字全稱標(biāo)出,并用“【】”括入,如:【2008】67號。辦公會議紀(jì)要對文號一般沒有必須的要求,但是在辦公例會中一般要有文號,如“第XX期”、“第XX次”,寫在標(biāo)題的正下方。會議紀(jì)要的時間可以寫在標(biāo)題的下方,也可以寫在正文的右下方主辦單位的下面,用漢字寫明年、月、日,如“二○○八年八月十六日”。會議紀(jì)要一般不加蓋公章,發(fā)送單位和印數(shù)根據(jù)會議實際情況確定。
會議議定事項是本單位、本地區(qū)、本系統(tǒng)開展工作的依據(jù)。好的會議紀(jì)要應(yīng)該具備及時性、準(zhǔn)確性、合法性和可操作性等特點。每個辦公室人員都應(yīng)該掌握起草會議紀(jì)要的基本技能。
來源:網(wǎng)絡(luò)整理 免責(zé)聲明:本文僅限學(xué)習(xí)分享,如產(chǎn)生版權(quán)問題,請聯(lián)系我們及時刪除。