主要介紹公司常用的公文寫(xiě)作方法及格式

（一）一般公文格式規(guī)定

1.公文外觀概況

（1）公文用紙：公文用紙為A4型白紙：210mm×297mm。

（2）公文排版

a.文字從左至右橫排，每頁(yè)22行，每行28字，與天頭（上白邊）為：37mm±1mm b.下行文首頁(yè)公文頭與天頭（上白邊）為：65mm±1mm；上行文首頁(yè)公文頭與天頭（上白邊）為：120mm±1mm。

c.發(fā)文字號(hào)、“簽發(fā)人”：3號(hào)仿宋；簽發(fā)人姓名：3號(hào)楷體。

d .標(biāo)題：2號(hào)華文中宋宋體加粗。

e.主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文日期、附注：3號(hào)仿宋。

f.正文中各級(jí)標(biāo)題：

一級(jí)標(biāo)題：3號(hào)黑體。例：一、二、三、。

二級(jí)標(biāo)題：3號(hào)仿宋。例：（一）（二）（三）。

三級(jí)標(biāo)題：3號(hào)仿宋。例：1.2.3.

四級(jí)標(biāo)題：3號(hào)仿宋。例：（1）（2）（3）。

g.公文結(jié)構(gòu)層次數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。第五層為“（a）”。

h.“主題詞”：3號(hào)黑體；詞目：3號(hào)宋體。

i.抄報(bào)、抄送、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期、共印份數(shù)：3號(hào)仿宋。

j.頁(yè)碼：4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼。

k.附件正文：其標(biāo)題及內(nèi)容的字體字號(hào)同正文部分。

（3）公文印刷與裝訂

雙面印刷，頁(yè)碼套正，兩面誤差不超過(guò)2 mm。墨色均勻，字面整潔。左側(cè)裝訂，騎馬訂或平訂。

2.公文中各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則

（1）公文份數(shù)序號(hào)

如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)，用3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在首頁(yè)版心左上角第1行。

（2）秘密等級(jí)和保密期限

如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，頂格標(biāo)識(shí)在首頁(yè)版心右上角第1行，兩字之間空1字。 如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，頂格標(biāo)識(shí)在首頁(yè)版心右上角第1行，秘密等級(jí)和保密期限之間用“★”隔開(kāi)。

（3）緊急程度

緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。

緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在首頁(yè)版心右上角第1行，兩字之間空1字。

如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在首頁(yè)版心右上角第1行，緊急程度位于其下第2行。（四）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)＝發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)（或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)）＋“文件”。

（4）發(fā)文字號(hào)

由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。

發(fā)文機(jī)關(guān)代字后不加“字”。年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字。年份標(biāo)全稱(chēng)，用“〔〕”括入。序號(hào)前不加“第”，序號(hào)不虛位。

發(fā)文字號(hào)距發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，在紅線上方4mm處。發(fā)文字號(hào)在上報(bào)公文中居左側(cè)空1字，在其它文種中居中。

（5）簽發(fā)人：凡上報(bào)公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，簽發(fā)人應(yīng)為本單位的主要負(fù)責(zé)人或主持工作的負(fù)責(zé)人。

簽發(fā)人平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)，距右側(cè)空1字。簽發(fā)人與簽發(fā)人姓名之間用全角冒號(hào)分隔。

如是聯(lián)合上報(bào)文件，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次排，使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅線與之距離為4mm。

（6）標(biāo)題

標(biāo)題＝作者“關(guān)于”＋公文的主要內(nèi)容＋文種。

轉(zhuǎn)發(fā)文件標(biāo)題＝“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)”＋被轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)名稱(chēng)＋原文件名稱(chēng)＋“的通知”。 如被轉(zhuǎn)發(fā)文件仍是轉(zhuǎn)發(fā)文件，則被轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)名稱(chēng)標(biāo)識(shí)最高級(jí)機(jī)關(guān)。

如被轉(zhuǎn)發(fā)文件是聯(lián)合發(fā)文或被轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)名稱(chēng)過(guò)長(zhǎng)，則被轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)名稱(chēng)可省略。 標(biāo)題位于紅線之下空2行，主送機(jī)關(guān)之上空1行，居中排版。標(biāo)題為多行時(shí)，各行詞意完整，排列對(duì)稱(chēng)，間距恰當(dāng)。

文種有13種。經(jīng)常使用的文種有通知、通報(bào)、決定、通告、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等。

標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

（7）主送機(jī)關(guān)

位于標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格，回行時(shí)仍頂格。各主送單位之間用逗號(hào)，最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)后用全角冒號(hào)。上行文只能有一個(gè)主送機(jī)關(guān)。

（8）正文

在主送機(jī)關(guān)下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。 如是轉(zhuǎn)發(fā)文件，應(yīng)在正文中寫(xiě)明被轉(zhuǎn)發(fā)文件的原文號(hào)。

（9）附件

公文如有附件，應(yīng)標(biāo)識(shí)附件和名稱(chēng)。

本機(jī)關(guān)印發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)文件不標(biāo)識(shí)附件。

附件距正文之下空1行，成文日期之上空2行，左空2字。

附件與附件名稱(chēng)之間用全角冒號(hào)。附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)。如附件名稱(chēng)需回行，頂格標(biāo)識(shí)。如有多個(gè)附件用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)（如“附件：1. ×××）。

附件正文在左上角標(biāo)識(shí)“附件：”（有序號(hào)的標(biāo)識(shí)序號(hào)），附件的序號(hào)和名稱(chēng)前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。附件與正文一起裝訂。

（10）成文日期

成文日期用大寫(xiě)數(shù)字標(biāo)注。

標(biāo)識(shí)方法：插入－日期和時(shí)間－語(yǔ)言“中文”－選擇大寫(xiě)數(shù)字的年月日。 單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，只標(biāo)識(shí)成文日期，成文日期為領(lǐng)導(dǎo)人最后簽字的日期，在正文（有附件的在附件）之下2行，距右空4字。

聯(lián)合下發(fā)的公文在落款處標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，成文日期為最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期，在最后一排印章之下標(biāo)識(shí)。

（11）印章

a.單一發(fā)文的印章

印章上弧距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文日期。

b.特殊情況說(shuō)明

當(dāng)公文排版后所�？瞻滋幉荒苋菹鲁晌娜掌诩坝≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距、刪除空行或增加、減少公文內(nèi)容的方法，務(wù)必使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。

會(huì)議紀(jì)要不加蓋印章。

（12）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。公文中的數(shù)字除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的字必須使用漢字外，其它應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

（13）附注

公文如有需要說(shuō)明的其它事項(xiàng)可標(biāo)識(shí)附注，在成文日期下空1行，居左空2字，加全角括號(hào)標(biāo)識(shí)。

凡上報(bào)的公文，應(yīng)標(biāo)識(shí)聯(lián)系人和聯(lián)系電話，標(biāo)識(shí)格式如下：

（聯(lián)系人：×××□聯(lián)系電話：辦電；手機(jī)）。

（14）版記

版記應(yīng)置于公文的最后一頁(yè)（含印發(fā)文件轉(zhuǎn)發(fā)文件附件），版記的最后一個(gè)要素置于公文最后一頁(yè)的末行（見(jiàn)圖4）。版記中各要素之下均加一條橫線，橫線寬度同版心。

a.主題詞

“主題詞”居左頂格書(shū)寫(xiě)，后標(biāo)全角冒號(hào)。詞目按照《交通部公文主題詞表》標(biāo)注（見(jiàn)附件：2），不受類(lèi)別限制，根據(jù)詞目涵義由小到大，從公文內(nèi)容到文種，一般標(biāo)注3到5個(gè)詞目，詞目之間空1字。當(dāng)主題詞表中找不到準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容的詞目時(shí)，可根據(jù)內(nèi)容添加詞目，并在該詞目后標(biāo)識(shí)“△”。

b.抄報(bào)、抄送

公文中如有抄報(bào)、抄送，位于主題詞之下，印發(fā)機(jī)關(guān)及印發(fā)日期之上，距左右各空1字。抄報(bào)機(jī)關(guān)應(yīng)為上級(jí)機(jī)關(guān)。抄報(bào)機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)分隔，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄報(bào)機(jī)關(guān)對(duì)齊，最后一個(gè)抄報(bào)機(jī)關(guān)后標(biāo)注句號(hào)。

抄送機(jī)關(guān)應(yīng)為下級(jí)機(jī)關(guān)、平級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬的機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)分隔，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)注句號(hào)。

上行文無(wú)抄報(bào)、抄送。

c.印發(fā)機(jī)關(guān)及印發(fā)日期

位于主題詞之下，有抄報(bào)、抄送機(jī)關(guān)的在抄報(bào)、抄送機(jī)關(guān)之下。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。

d.共印份數(shù)

版記的最后一個(gè)要素，位于公文末頁(yè)的末行，用全角括號(hào)標(biāo)識(shí)，距右空1字（不標(biāo)注擬稿人）。

（15）頁(yè)碼

Word文檔中在“視圖－頁(yè)眉和頁(yè)角”里設(shè)置頁(yè)碼，置于版心下邊緣之下1行，數(shù)碼左右各放一條4號(hào)一字線，一字線距版心下邊緣7mm。頁(yè)碼奇偶頁(yè)不同，單頁(yè)碼居右空1字，雙頁(yè)碼居左空1字，空白頁(yè)不標(biāo)識(shí)頁(yè)碼

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