（一）公文格式中的發(fā)文字號不規(guī)范

發(fā)文字號，由發(fā)文機關代字、年號和該年度的發(fā)文序號組成，位于文件版頭下方居中處，發(fā)文字號是為文件的登記、分管、交辦、引用、檢索提供方便，便于收文機關與發(fā)文機關進行聯(lián)系。

發(fā)文機關代字要選用能反映機關特征的兩三字，如中共成都市委用“成委發(fā)”、成都市人民政府用“成府發(fā)”。

目前，行政機關行文中，“發(fā)文機關代字”還有個約定俗成的特殊用法，即在發(fā)文機關代字中加進了函這一文種名稱。如國務院辦公廳和省政府辦公廳所發(fā)的正式公函，通常都編“國辦函﹝1999﹞xx號”或“川辦函﹝1999﹞xx號”。嚴格說來，函只是法定公文文種之一，但習慣上都把“批復”也作為函件對待，也編公函的發(fā)文字號。如省政府辦公廳和市政府辦公廳所發(fā)的批復，其發(fā)文字號也編“川辦函﹝1999﹞xx號”或“成辦函﹝1999﹞xx號”。 年號用阿拉伯數(shù)字并應寫全，年號外須用六角形括號，如﹝1999﹞，不得寫為﹝99﹞.年號的位臵，應在機關代字與發(fā)文序號之間，不能放在機關代字之前或之間，如“成愛衛(wèi)字﹝1999﹞40號”不得寫為“﹝1999﹞成愛衛(wèi)字40號”或“成愛衛(wèi)﹝1997﹞字40號”。

（二）公文標題的書寫不規(guī)范

公文標題是公文內容的綜合概括，位于文件版頭間隔橫線之下，主送機關之上。完整規(guī)范的公文標題應由發(fā)文機關、事由、文種三部分組成。如《成都市人民政府關于加強城市綜合管理工作的通知》，其中“成都市人民政府”是發(fā)文機關，“加強城市綜合管理工作”是事由，“通知”是文種。

公文標題的三個組成部分一般應當齊全，以使讀者一看就能對公文的制發(fā)機關、公文的內容和公文的性質與作用有個概括了解，給公文處理工作提供方便，有利于提高工作效率和質量。但我們在實際文書處理工作中常看到這樣不規(guī)范的標題，“關于請示轉發(fā)國發(fā)﹝1997﹞14號文件的報告”，這是一個不完整的標題。一是沒有發(fā)文機關；二是公文內容不準確，讓人看了不知道國發(fā)﹝1997﹞14號文件是什么。將文件字號代替內容提要。

又如“xxx局關于xxx的請示報告”或“xxx局關于xxx的報告的請示”，此類標題的文種不清，讓人看了不知道此文是請示還是報告。

對三個以上單位聯(lián)合行文，由于發(fā)文單位多，標題可能很冗長，可采用兩個辦法使標題簡煉一些：一是使用各發(fā)文單位的規(guī)范化簡稱，如 《市物價局市經(jīng)濟委員會市計劃委員會成都電業(yè)局關于征收電網(wǎng)地方附加費的請示》可簡寫為《市物價局市經(jīng)委市計委成都電業(yè)局關于征收電網(wǎng)地方附加費的請示》；二是使用概括法，將標題改寫為《市物價局等4部門關于征收電網(wǎng)地方附加費的請示》。公文標題必須簡明、準確地概括公文的主要內容，切忌冗長累贅、晦澀費解。標題中除法規(guī)、規(guī)章類的公文名稱加書名號外，應盡量不用標點符號。

（三）主送機關的寫作不規(guī)范

主送機關是指公文的主要收受機關，即需對本單位發(fā)出文件負責辦理、答復或遵照執(zhí)行的對方機關，它位于標題左下方，正文之上。

請示一般只應寫一個主送機關，不得多頭主送。公文只主送組織，不主送個人，也不得將主送機關寫為“市委并xxx書記”或“市政府xxx市長”。如果同時主送幾個單位，就容易造成處理上的混亂和困難。

同級黨政機關確需聯(lián)合向上級黨政機關行文時，“報告”的主送機關一般用黨政機關的并列形式，如“市委、市政府”。“請示”的主送機關應就請示的內

容性質分別確定，屬黨委職權范圍內的，主送機關應將黨委列前，如“市委、市政府”，由黨委負責處理答復；屬政府職權范圍內的，主送機關應將政府列前，如“市政府并報市委”，由政府負責處理答復。

主送機關應寫機關的全稱。如主送機關的名稱較長，可使用通用的規(guī)范化簡稱，如“成都市經(jīng)濟體制改革委員會”，可簡稱“市體改委”。普發(fā)性公文，有多個主送機關，書寫時可使用統(tǒng)稱，如對成都市的區(qū)（市）縣一級的政府，主送這些機關時，不可能一一列出這些機關名稱，可泛稱為“各區(qū)（市）縣政府”。

準確選定公文的主送機關，是文件發(fā)出能否得到及時處理的關鍵問題。要根據(jù)對方單位的職責分工和當前工作的實際情況主送文件。既要防止錯送、漏送，致使工作脫節(jié)，影響工作的進行；也要防止撒大網(wǎng)式的濫送，造成人力、物力和時間的浪費。

（四）正文中的寫作不規(guī)范

1、公文的引文不規(guī)范。引用公文時要先引標題，后引發(fā)文字號，如：“大邑縣人民政府《關于驗收村民的自治示范鄉(xiāng)鎮(zhèn)的請示》（大邑府發(fā)﹝1999﹞10號）收悉”。若用“大邑府發(fā)﹝1999﹞10號《關于驗收村民自治示范鄉(xiāng)鎮(zhèn)的請示》收悉”，就是不規(guī)范的引文。

2、日期的不規(guī)范用法。日期應使用阿拉伯數(shù)字，年、月、日應該要寫得完整規(guī)范。如“1997年10月1日”“若用”1997.10.1“或”97年10月1日“，”今年“、”明年“、”上月“、”下月“、”今天“、”明天“等，則是不規(guī)范的表述。

3、公文層次的不規(guī)范。序號使用不規(guī)范，有的文件中用“（一）”后又標“一”，有的用“一、”后，下面的層次中直接用“1、”等等。正文部分是對公文內容的表述，需要使用字序符號標明層次時，一般排列順序是：第一層用“一、”，第二層用“（一）”，第三層用“1、”，第四層用“（1）”。每一層次序數(shù)用字，前后應當一致。

4、法定計量單位的不規(guī)范。如前用“畝”，后面用“平方米”，或前面用“公斤”后面又用“噸”，這種情況最好統(tǒng)一。計量單位最好前后一致。

5、簡稱的不規(guī)范。如“精神文明辦”有的簡稱為“精辦”，讓人不知所云。公文內使用簡稱，一般應先用全稱，并注明簡稱，如《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）。

6、附件的不規(guī)范。公文附件是附屬于公文的文件、材料、圖表、憑據(jù)等，用于補充公文正文的內容，位于正文之后，發(fā)文機關之前，另起一行，行前空兩個字書寫。有附件的公文，一定要具體寫明附件的名稱和件數(shù)。如有兩個以上附件，應標明序號，不得籠統(tǒng)寫為“附件如文”或“附件x件”。否則會給公文的收發(fā)、辦理和整理、立卷等帶來麻煩。一旦公文的正件與附件分開，就難以查對收齊。

7、發(fā)文機關落款不規(guī)范。政府機關發(fā)文的落款，標題已標明發(fā)文機關的用機關印章代替機關署名，不再寫發(fā)文機關名稱。有的公文正文占滿了頁面，發(fā)文機關必須標注到下一頁上，以前是在下頁發(fā)文機關署名或蓋章之前空白處注“此頁無正文”，現(xiàn)在不能了。

8、成文日期的書寫不規(guī)范。成文日期應該標明公元年、月、日，一律用漢字小寫數(shù)碼書寫，不使用阿拉伯數(shù)字。年、月、日要寫全，不得將“一九九二年一月八日”寫為“一九九二、一、八”或將“一九九二年”簡寫為“九二年”；

也不得只寫月、日不寫年：“三十一日”和“二十五日”不得寫為“卅一日”、“廿五日”。

9、抄送機關的書寫不規(guī)范。根據(jù)國家技術監(jiān)督局的要求，為簡化和規(guī)范公文格式用語，無論對上級、平級或下級，抄送機關標注用語可一律用“抄送”，不再使用“抄報”，也不使用“抄發(fā)”。抄送機關可按上級、平級、下級的順序排列。

（五）行文的不規(guī)范

越級行文是指下級機關越過直接上級機關向更高一級的領導機關直至最高領導機關行文。下級機關除以下幾種特殊情況外，一般不要越級行文。第一，情況特殊緊急，逐級上報會延誤時機和造成重大損失時；

第二，與直接上級機關發(fā)生分歧，無法解決，或經(jīng)多次請示直接上級機關長期未予解決時；

第三，上級機關越級交辦并指定越級上報某些事項時；

第四，檢舉、控告直接上級機關時；

第五，需直接詢問、答復、聯(lián)系某些具體事項時；

第六，反映或處理不涉及直接上級機關職權范圍的偶發(fā)事件或問題時。

除檢舉、控告外，越級行文應抄送被越過的直接上級機關。

（六）文種的使用不規(guī)范

在文書處理工作中，我們常見到這樣的情況，就是“請示”和“報告”的寫法混淆，該寫“請示”的，寫成報告；該用“報告”的，寫成請示。造成這種情況的主要原因，主要是對“請示”和“報告”的相同點和區(qū)別認識不清。

“請示”與“報告”相同之處有四：

第一， 都是上行文。

第二，都包含有匯報情況或反映問題的內容。

第三，都能起下情上達的作用。

第四，都有主動爭取上級機關指導與幫助的作用。但“報告”與“請示”在使用上，仍然是不容混淆的兩個文種。

“報告”與“請示”的主要區(qū)別在于：

1、報送目的不同�！皥蟾妗敝饕�是讓上級機關了解情況、掌握動態(tài)，而不要求立即得到上級的具體指導和幫助�！罢埵尽彪m然一般也要匯報工作中的情況或問題，但這種匯報的直接目的，是要立即得到上級的具體指示或批準。

2、兩者性質不同�！皥蟾妗睂訇愂鲂怨�文，具有備案性質，一般不需要上級機關答復。“請示”屬請示性公文，是請示上一級機關批準或解決某一事項、某一問題并需上級機關作出答復的。

3、內容重點不同。“報告”側重寫情況和意見，涉及的內容比較廣泛（可不限于一件事、一個問題），行文較長，內容多是已經(jīng)實施的事項或已發(fā)生的事情�！罢埵尽敝�重寫的是某一件事情或某一個問題（即“一事一請示”），行文較簡短，內容都是尚未實施的。

4、報送時間不同。“報告”是在事后或事中報送�！罢埵尽北仨氃谑虑皥笏�。

使用“請示”，要防止兩種片面傾向：

一是濫用“請示”，事無巨細，通通“請示”，把矛盾上交；

二是忽視“請示”，超越職權，不經(jīng)“請示”，擅作主張。

“請示”要嚴格執(zhí)行“一文一事”的規(guī)定，以免造成閱批和處理上的困難，影響公文處理的效率和質量。

運用“報告”這一文種，應當注意“報告”中不得夾帶“請示”事項，以免貽誤工作。“報告”的主要用途是供上級機關了解情況。呈送“報告”，不能要求上級機關給予批復。因此，不能把“請示”結尾的請示用語用于“報告”的結尾。例如執(zhí)行“報告”結尾不宜用“以上報告當否，請批示”，“以上報告妥否，請指示”之類用語。一般都用“特此報告”，“專此報告”或“以上報告請審閱”等語作結尾。

（七）寫代擬稿的注意事項

部門請示政府批轉的報告和發(fā)文代擬稿。涉及有關地區(qū)或其它部門工作，事前未協(xié)商且無會簽意見的，代擬稿未打印的，無報送說明的就要求政府給予發(fā)文的，應一律給予退回。

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