（一）公文格式中的發(fā)文字號不規(guī)范

發(fā)文字號，由發(fā)文機關(guān)代字、年號和該年度的發(fā)文序號組成，位于文件版頭下方居中處，發(fā)文字號是為文件的登記、分管、交辦、引用、檢索提供方便，便于收文機關(guān)與發(fā)文機關(guān)進行聯(lián)系。

發(fā)文機關(guān)代字要選用能反映機關(guān)特征的兩三字，如中共成都市委用“成委發(fā)”、成都市人民政府用“成府發(fā)”。

目前，行政機關(guān)行文中，“發(fā)文機關(guān)代字”還有個約定俗成的特殊用法，即在發(fā)文機關(guān)代字中加進了函這一文種名稱。如國務(wù)院辦公廳和省政府辦公廳所發(fā)的正式公函，通常都編“國辦函﹝1999﹞xx號”或“川辦函﹝1999﹞xx號”。嚴格說來，函只是法定公文文種之一，但習(xí)慣上都把“批復(fù)”也作為函件對待，也編公函的發(fā)文字號。如省政府辦公廳和市政府辦公廳所發(fā)的批復(fù)，其發(fā)文字號也編“川辦函﹝1999﹞xx號”或“成辦函﹝1999﹞xx號”。 年號用阿拉伯?dāng)?shù)字并應(yīng)寫全，年號外須用六角形括號，如﹝1999﹞，不得寫為﹝99﹞.年號的位臵，應(yīng)在機關(guān)代字與發(fā)文序號之間，不能放在機關(guān)代字之前或之間，如“成愛衛(wèi)字﹝1999﹞40號”不得寫為“﹝1999﹞成愛衛(wèi)字40號”或“成愛衛(wèi)﹝1997﹞字40號”。

（二）公文標(biāo)題的書寫不規(guī)范

公文標(biāo)題是公文內(nèi)容的綜合概括，位于文件版頭間隔橫線之下，主送機關(guān)之上。完整規(guī)范的公文標(biāo)題應(yīng)由發(fā)文機關(guān)、事由、文種三部分組成。如《成都市人民政府關(guān)于加強城市綜合管理工作的通知》，其中“成都市人民政府”是發(fā)文機關(guān)，“加強城市綜合管理工作”是事由，“通知”是文種。

公文標(biāo)題的三個組成部分一般應(yīng)當(dāng)齊全，以使讀者一看就能對公文的制發(fā)機關(guān)、公文的內(nèi)容和公文的性質(zhì)與作用有個概括了解，給公文處理工作提供方便，有利于提高工作效率和質(zhì)量。但我們在實際文書處理工作中�？吹竭@樣不規(guī)范的標(biāo)題，“關(guān)于請示轉(zhuǎn)發(fā)國發(fā)﹝1997﹞14號文件的報告”，這是一個不完整的標(biāo)題。一是沒有發(fā)文機關(guān)；二是公文內(nèi)容不準確，讓人看了不知道國發(fā)﹝1997﹞14號文件是什么。將文件字號代替內(nèi)容提要。

又如“xxx局關(guān)于xxx的請示報告”或“xxx局關(guān)于xxx的報告的請示”，此類標(biāo)題的文種不清，讓人看了不知道此文是請示還是報告。

對三個以上單位聯(lián)合行文，由于發(fā)文單位多，標(biāo)題可能很冗長，可采用兩個辦法使標(biāo)題簡煉一些：一是使用各發(fā)文單位的規(guī)范化簡稱，如 《市物價局市經(jīng)濟委員會市計劃委員會成都電業(yè)局關(guān)于征收電網(wǎng)地方附加費的請示》可簡寫為《市物價局市經(jīng)委市計委成都電業(yè)局關(guān)于征收電網(wǎng)地方附加費的請示》；二是使用概括法，將標(biāo)題改寫為《市物價局等4部門關(guān)于征收電網(wǎng)地方附加費的請示》。公文標(biāo)題必須簡明、準確地概括公文的主要內(nèi)容，切忌冗長累贅、晦澀費解。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章類的公文名稱加書名號外，應(yīng)盡量不用標(biāo)點符號。

（三）主送機關(guān)的寫作不規(guī)范

主送機關(guān)是指公文的主要收受機關(guān)，即需對本單位發(fā)出文件負責(zé)辦理、答復(fù)或遵照執(zhí)行的對方機關(guān)，它位于標(biāo)題左下方，正文之上。

請示一般只應(yīng)寫一個主送機關(guān)，不得多頭主送。公文只主送組織，不主送個人，也不得將主送機關(guān)寫為“市委并xxx書記”或“市政府xxx市長”。如果同時主送幾個單位，就容易造成處理上的混亂和困難。

同級黨政機關(guān)確需聯(lián)合向上級黨政機關(guān)行文時，“報告”的主送機關(guān)一般用黨政機關(guān)的并列形式，如“市委、市政府”�！罢埵尽钡闹魉蜋C關(guān)應(yīng)就請示的內(nèi)

容性質(zhì)分別確定，屬黨委職權(quán)范圍內(nèi)的，主送機關(guān)應(yīng)將黨委列前，如“市委、市政府”，由黨委負責(zé)處理答復(fù)；屬政府職權(quán)范圍內(nèi)的，主送機關(guān)應(yīng)將政府列前，如“市政府并報市委”，由政府負責(zé)處理答復(fù)。

主送機關(guān)應(yīng)寫機關(guān)的全稱。如主送機關(guān)的名稱較長，可使用通用的規(guī)范化簡稱，如“成都市經(jīng)濟體制改革委員會”，可簡稱“市體改委”。普發(fā)性公文，有多個主送機關(guān)，書寫時可使用統(tǒng)稱，如對成都市的區(qū)（市）縣一級的政府，主送這些機關(guān)時，不可能一一列出這些機關(guān)名稱，可泛稱為“各區(qū)（市）縣政府”。

準確選定公文的主送機關(guān)，是文件發(fā)出能否得到及時處理的關(guān)鍵問題。要根據(jù)對方單位的職責(zé)分工和當(dāng)前工作的實際情況主送文件。既要防止錯送、漏送，致使工作脫節(jié)，影響工作的進行；也要防止撒大網(wǎng)式的濫送，造成人力、物力和時間的浪費。

（四）正文中的寫作不規(guī)范

1、公文的引文不規(guī)范。引用公文時要先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號，如：“大邑縣人民政府《關(guān)于驗收村民的自治示范鄉(xiāng)鎮(zhèn)的請示》（大邑府發(fā)﹝1999﹞10號）收悉”。若用“大邑府發(fā)﹝1999﹞10號《關(guān)于驗收村民自治示范鄉(xiāng)鎮(zhèn)的請示》收悉”，就是不規(guī)范的引文。

2、日期的不規(guī)范用法。日期應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，年、月、日應(yīng)該要寫得完整規(guī)范。如“1997年10月1日”“若用”1997.10.1“或”97年10月1日“，”今年“、”明年“、”上月“、”下月“、”今天“、”明天“等，則是不規(guī)范的表述。

3、公文層次的不規(guī)范。序號使用不規(guī)范，有的文件中用“（一）”后又標(biāo)“一”，有的用“一、”后，下面的層次中直接用“1、”等等。正文部分是對公文內(nèi)容的表述，需要使用字序符號標(biāo)明層次時，一般排列順序是：第一層用“一、”，第二層用“（一）”，第三層用“1、”，第四層用“（1）”。每一層次序數(shù)用字，前后應(yīng)當(dāng)一致。

4、法定計量單位的不規(guī)范。如前用“畝”，后面用“平方米”，或前面用“公斤”后面又用“噸”，這種情況最好統(tǒng)一。計量單位最好前后一致。

5、簡稱的不規(guī)范。如“精神文明辦”有的簡稱為“精辦”，讓人不知所云。公文內(nèi)使用簡稱，一般應(yīng)先用全稱，并注明簡稱，如《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）。

6、附件的不規(guī)范。公文附件是附屬于公文的文件、材料、圖表、憑據(jù)等，用于補充公文正文的內(nèi)容，位于正文之后，發(fā)文機關(guān)之前，另起一行，行前空兩個字書寫。有附件的公文，一定要具體寫明附件的名稱和件數(shù)。如有兩個以上附件，應(yīng)標(biāo)明序號，不得籠統(tǒng)寫為“附件如文”或“附件x件”。否則會給公文的收發(fā)、辦理和整理、立卷等帶來麻煩。一旦公文的正件與附件分開，就難以查對收齊。

7、發(fā)文機關(guān)落款不規(guī)范。政府機關(guān)發(fā)文的落款，標(biāo)題已標(biāo)明發(fā)文機關(guān)的用機關(guān)印章代替機關(guān)署名，不再寫發(fā)文機關(guān)名稱。有的公文正文占滿了頁面，發(fā)文機關(guān)必須標(biāo)注到下一頁上，以前是在下頁發(fā)文機關(guān)署名或蓋章之前空白處注“此頁無正文”，現(xiàn)在不能了。

8、成文日期的書寫不規(guī)范。成文日期應(yīng)該標(biāo)明公元年、月、日，一律用漢字小寫數(shù)碼書寫，不使用阿拉伯?dāng)?shù)字。年、月、日要寫全，不得將“一九九二年一月八日”寫為“一九九二、一、八”或?qū)ⅰ耙痪啪哦�年”簡寫為“九二年”�?/p>

也不得只寫月、日不寫年：“三十一日”和“二十五日”不得寫為“卅一日”、“廿五日”。

9、抄送機關(guān)的書寫不規(guī)范。根據(jù)國家技術(shù)監(jiān)督局的要求，為簡化和規(guī)范公文格式用語，無論對上級、平級或下級，抄送機關(guān)標(biāo)注用語可一律用“抄送”，不再使用“抄報”，也不使用“抄發(fā)”。抄送機關(guān)可按上級、平級、下級的順序排列。

（五）行文的不規(guī)范

越級行文是指下級機關(guān)越過直接上級機關(guān)向更高一級的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)直至最高領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)行文。下級機關(guān)除以下幾種特殊情況外，一般不要越級行文。第一，情況特殊緊急，逐級上報會延誤時機和造成重大損失時；

第二，與直接上級機關(guān)發(fā)生分歧，無法解決，或經(jīng)多次請示直接上級機關(guān)長期未予解決時；

第三，上級機關(guān)越級交辦并指定越級上報某些事項時；

第四，檢舉、控告直接上級機關(guān)時；

第五，需直接詢問、答復(fù)、聯(lián)系某些具體事項時；

第六，反映或處理不涉及直接上級機關(guān)職權(quán)范圍的偶發(fā)事件或問題時。

除檢舉、控告外，越級行文應(yīng)抄送被越過的直接上級機關(guān)。

（六）文種的使用不規(guī)范

在文書處理工作中，我們常見到這樣的情況，就是“請示”和“報告”的寫法混淆，該寫“請示”的，寫成報告；該用“報告”的，寫成請示。造成這種情況的主要原因，主要是對“請示”和“報告”的相同點和區(qū)別認識不清。

“請示”與“報告”相同之處有四：

第一， 都是上行文。

第二，都包含有匯報情況或反映問題的內(nèi)容。

第三，都能起下情上達的作用。

第四，都有主動爭取上級機關(guān)指導(dǎo)與幫助的作用。但“報告”與“請示”在使用上，仍然是不容混淆的兩個文種。

“報告”與“請示”的主要區(qū)別在于：

1、報送目的不同�！皥蟾妗敝饕�是讓上級機關(guān)了解情況、掌握動態(tài)，而不要求立即得到上級的具體指導(dǎo)和幫助�！罢埵尽彪m然一般也要匯報工作中的情況或問題，但這種匯報的直接目的，是要立即得到上級的具體指示或批準。

2、兩者性質(zhì)不同�！皥蟾妗睂訇愂鲂怨�文，具有備案性質(zhì)，一般不需要上級機關(guān)答復(fù)�！罢埵尽睂僬埵拘怨�文，是請示上一級機關(guān)批準或解決某一事項、某一問題并需上級機關(guān)作出答復(fù)的。

3、內(nèi)容重點不同�！皥蟾妗眰�(cè)重寫情況和意見，涉及的內(nèi)容比較廣泛（可不限于一件事、一個問題），行文較長，內(nèi)容多是已經(jīng)實施的事項或已發(fā)生的事情�！罢埵尽敝�重寫的是某一件事情或某一個問題（即“一事一請示”），行文較簡短，內(nèi)容都是尚未實施的。

4、報送時間不同�！皥蟾妗笔窃谑潞蠡蚴轮袌笏��！罢埵尽北仨氃谑虑皥笏�。

使用“請示”，要防止兩種片面傾向：

一是濫用“請示”，事無巨細，通通“請示”，把矛盾上交；

二是忽視“請示”，超越職權(quán)，不經(jīng)“請示”，擅作主張。

“請示”要嚴格執(zhí)行“一文一事”的規(guī)定，以免造成閱批和處理上的困難，影響公文處理的效率和質(zhì)量。

運用“報告”這一文種，應(yīng)當(dāng)注意“報告”中不得夾帶“請示”事項，以免貽誤工作�！皥蟾妗钡闹饕�用途是供上級機關(guān)了解情況。呈送“報告”，不能要求上級機關(guān)給予批復(fù)。因此，不能把“請示”結(jié)尾的請示用語用于“報告”的結(jié)尾。例如執(zhí)行“報告”結(jié)尾不宜用“以上報告當(dāng)否，請批示”，“以上報告妥否，請指示”之類用語。一般都用“特此報告”，“專此報告”或“以上報告請審閱”等語作結(jié)尾。

（七）寫代擬稿的注意事項

部門請示政府批轉(zhuǎn)的報告和發(fā)文代擬稿。涉及有關(guān)地區(qū)或其它部門工作，事前未協(xié)商且無會簽意見的，代擬稿未打印的，無報送說明的就要求政府給予發(fā)文的，應(yīng)一律給予退回。

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