確保你的郵件被人閱讀并被認(rèn)真對(duì)待

你是否覺得你的收件人并沒有如你所愿回答你的問題？或者他們經(jīng)常漠視你的郵件，漏掉你要表達(dá)的重要內(nèi)容？你確定你發(fā)出的郵件都能讓收件人留下印象么？

寫郵件的時(shí)候，只要遵循以下一些簡(jiǎn)單的原則，你就可以給收件人留下良好的印象，得到你想要的答復(fù)。

1.主題欄和標(biāo)題欄

一般新聞的標(biāo)題具有兩個(gè)功能：抓住你的視線；簡(jiǎn)述大意，這樣讀者就可以決定是否要繼續(xù)閱讀。而Email的主題欄也必須滿足上述兩點(diǎn)。仔細(xì)選擇幾個(gè)關(guān)鍵詞，這樣讓你的收件人一眼就看到重點(diǎn)。

如果你要寫的Email是一長(zhǎng)串定期匯報(bào)中的一篇，比如每周項(xiàng)目簡(jiǎn)報(bào)，請(qǐng)?jiān)跇?biāo)題欄中標(biāo)注日期。如果你需要收件人答復(fù)或立即應(yīng)對(duì)，請(qǐng)加上“請(qǐng)于11月7日前回復(fù)”等字樣。每個(gè)人都不想收到垃圾郵件。如果你的標(biāo)題欄寫的明確清晰，你的郵件被閱讀的機(jī)會(huì)也會(huì)大大增加，否則只能錯(cuò)誤地淪落到垃圾郵件箱里。

當(dāng)讓，就如同沒有標(biāo)題的新聞是荒唐的，請(qǐng)你也千萬不要不設(shè)郵件標(biāo)題。沒有標(biāo)題欄的郵件通常被作為垃圾郵件對(duì)待。

糟糕的例子

主題：開會(huì)

吉姆你好，

我想提醒你下星期我們有個(gè)會(huì)。請(qǐng)告訴我你有沒有其他問題！

祝好！

馬克

這封電子郵件之所以糟糕有以下幾個(gè)原因。首先，讓我們來看標(biāo)題。正如你所見，標(biāo)題是“開會(huì)”。

為什么這是一個(gè)糟糕的標(biāo)題呢？

這是因?yàn)闆]有提到任何會(huì)議的信息。如果你的日程表上排滿了會(huì)議，你可能會(huì)猜想馬克說的會(huì)到底是哪一個(gè)。并且這封郵件沒有任何關(guān)于會(huì)議主題的信息，比如何時(shí)何地開會(huì)。并且，沒有說明任何時(shí)間地點(diǎn)的開會(huì)郵件，讓別人覺得這是垃圾郵件。所以它很可能會(huì)被刪掉。

這封郵件的語氣看起來像是一個(gè)友好的提醒，這倒沒有錯(cuò)，但是沒有說出關(guān)鍵信息。如果吉姆沒有聽說過任何要開會(huì)的事情，或者完全忘記了這事，他還要回復(fù)郵件來確認(rèn)信息。推薦的例子

主題：提醒10月5日10am按期舉行例會(huì)，討論P(yáng)ASS方案

吉姆，

你好。

我想通知你我們10月5日，周一，10：00am的會(huì)議按期召開。地點(diǎn)在A會(huì)議室，我們會(huì)討論新PASS方案。

如果你有任何問題，請(qǐng)致電3024

祝好，

馬克

這就可以看出標(biāo)題欄具體的好處了，收件人甚至都無需打開郵件就可以得到大部分信息。而且這樣的標(biāo)題還可以起到提示的作用，只要收件人打開郵箱就可以看到會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)。

2.每封郵件一個(gè)議題

電子郵件的一個(gè)好處就是你不需要支付費(fèi)用。所以，如果你要交代一堆事務(wù)，不如每個(gè)內(nèi)容寫一封郵件。

這樣，你的收件人就可以依照自己的時(shí)間安排回復(fù)郵件。有些內(nèi)容可能只需要一個(gè)簡(jiǎn)短的回復(fù)，這樣他可以立即回復(fù)。而其他的議題可能需要更多和時(shí)間和考量。分開寫郵件，你會(huì)得到更加清晰的回復(fù)，也幫助收件人更好地管理他們的郵件。

如果你確實(shí)需要將內(nèi)容都放進(jìn)一封郵件，因?yàn)橛锌赡苓@些問題彼此相關(guān)，請(qǐng)考慮用數(shù)字標(biāo)注你的要點(diǎn)，并且分行，分段落。這樣可以讓你的觀點(diǎn)更加明顯，并且讓收件人更加愿意逐條回答問題。

對(duì)于傳統(tǒng)的商業(yè)信函，每一封郵件都必須清晰簡(jiǎn)練，在第一段中表述重點(diǎn)。語句要簡(jiǎn)短和精煉。文中得涵蓋恰當(dāng)?shù)男畔�，文字直白，言之有物�?/p>

糟糕的例子

主題：銷售報(bào)告修改

杰姬你好，

謝謝你上周發(fā)來的報(bào)告。我昨天仔細(xì)閱讀了報(bào)告，我覺得你需要在第二章的銷售數(shù)據(jù)中添加更多具體信息。報(bào)告的文筆應(yīng)該更加正式，因?yàn)閳?zhí)行官會(huì)閱讀你的報(bào)告，報(bào)告必須顯示我們的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)素質(zhì)。

還有，我想告訴你我周五與公關(guān)部有一個(gè)會(huì)議，討論新的廣告活動(dòng)。11點(diǎn)開始，我會(huì)在小會(huì)議室召開會(huì)議。

請(qǐng)告知你是否能來。

謝謝！

莫妮卡

莫妮卡的標(biāo)題寫得非常清楚，而且她也清晰地表達(dá)了她希望杰姬改進(jìn)的地方。但是她哪里做的欠妥呢？

其實(shí)第二段關(guān)于會(huì)議的內(nèi)容相當(dāng)重要，但是她卻把它加在一個(gè)要求修改報(bào)告的郵件里。如果杰姬不立即將會(huì)議安排記錄在日程表里，她必須要記得在一封題名為“銷售報(bào)告修改”的郵件里有會(huì)議信息，而這多么不符合邏輯。

把這兩個(gè)信息放在一封郵件里，結(jié)果可能是這兩件事都被忘記。讓我們看一個(gè)優(yōu)秀的例子：

優(yōu)秀的案例：

主題：銷售報(bào)告修改

杰姬你好，

謝謝你上周發(fā)來的報(bào)告。我昨天仔細(xì)閱讀了報(bào)告，我覺得你需要在第二章的銷售數(shù)據(jù)中添加更多具體信息。報(bào)告的文筆應(yīng)該更加正式，因?yàn)閳?zhí)行官會(huì)閱讀你的報(bào)告，報(bào)告必須顯示我們的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)素質(zhì)。

謝謝你的努力

莫妮卡

主題：周五10/9, 11am 公關(guān)部門會(huì)議

還有，我想告訴你我周五與公關(guān)部有一個(gè)會(huì)議，討論新的廣告活動(dòng)。11點(diǎn)開始，我會(huì)在小會(huì)議室召開會(huì)議。請(qǐng)告知你是否能來。

謝謝！

莫妮卡

把兩個(gè)郵件分開，杰姬可以更加快速地找到她要處理的郵件。

同時(shí)，杰姬還可以更好地管理她的郵件，只要她修改好了報(bào)告，她就可以刪除這封郵件，但是留著提醒本周末開會(huì)的那封郵件。

3.明確你想要的回復(fù)

確保一定要在郵件中告知你想要的答復(fù)，比如電話，或者開會(huì)。然后，附上你的聯(lián)系方式，包括你的姓名、職務(wù)和電話號(hào)碼。就算是公司內(nèi)部郵件也要附上相關(guān)信息。如果你給收件人提供方便的聯(lián)系方式，他們回復(fù)的可能性就更大。

糟糕的例子

主題：企劃

林，

你收到我上周發(fā)出的企劃書了么？我沒有收到你的回復(fù)。

你能打電話來，我們討論以下么？

謝謝！

彼得

這封郵件漏掉了許多重要信息。

首先郵件里沒有提到企劃的具體內(nèi)容。如果林收到了好幾封企劃呢？或者彼得使用郵寄，還不是電子郵件呢？

還有，作者并沒有告訴林如何跟他聯(lián)系。他的辦公室電話號(hào)碼，手機(jī)號(hào)碼，商業(yè)聯(lián)系信息，這些林都必須自己查找。

并且，他并沒有在郵件署名時(shí)給出自己的全名和職位。

優(yōu)秀的案例：

主題：核查是否收到景觀建設(shè)的企劃

親愛的林，

我想問你上周收到我們關(guān)于景觀建設(shè)的企劃書了么，我附在郵件附件里。我沒有收到你的回復(fù)。

你能在周四前給我電話，我們可以討論以下么？周四我們的促銷活動(dòng)就要結(jié)束，我想確保你不錯(cuò)過機(jī)會(huì)。

最好打我的移動(dòng)電話。

謝謝！

彼得舒爾 歐文

佳美景觀設(shè)計(jì)公司

555.135.4598 (office)

555.135.2929 (cell)

彼得現(xiàn)在給了林所有她必須知道的信息。她知道彼得上周用電子郵件方式發(fā)出了企劃書，并且希望她在周四前回復(fù)，并且聯(lián)系他的移動(dòng)電話。

更重要的是彼得附上了他的職務(wù)，這樣林就知道她要打交道的人是誰，聯(lián)系方式是什么。標(biāo)題使用內(nèi)容縮寫EOM

如果你只要發(fā)出一個(gè)簡(jiǎn)短的訊息，你可以使用縮寫方式EOM （End Of Message）技巧。

你可以把所有信息放在標(biāo)題欄里，用EOM結(jié)尾�？吹紼OM字樣，收件人就知道不需要打開郵件看具體內(nèi)容，所有信息都在標(biāo)題欄里了。

例子：

主題：10/5 開會(huì), 10am, Ａ?xí)�議室, 關(guān)于Pass,EOM

4.做個(gè)好的回信者

經(jīng)常檢查郵箱并且回復(fù)郵件。這雖然是個(gè)禮節(jié)性問題，但是也會(huì)讓他人更加迅速地回復(fù)你的郵件。如果你收到一封細(xì)節(jié)繁復(fù)的郵件，暫時(shí)沒有時(shí)間回復(fù)，請(qǐng)簡(jiǎn)短回復(fù)發(fā)信人你收到郵件，但是需要時(shí)間更好地答復(fù)他。

若要離開公司出差，請(qǐng)?zhí)崆霸O(shè)定外出郵件自動(dòng)回復(fù)，通知發(fā)件人。

內(nèi)部郵件

內(nèi)部郵件與其他郵件類似，不能特別隨意。記住這些郵件也有可能被打印出來給其他人閱讀，所以請(qǐng)注意拼寫，并且少用俗語和俚語。</P< p>

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