公司公文規(guī)定格式

1、公文一律采用A4或B5型號的紙張打印，頁面邊距按標(biāo)準(zhǔn)版面。

2、公文的字體采用“宋體”形式。

3、公文的文頭位于首頁最上端，采用“加粗一號宋體”字體，為公司名稱（凱諾晟商貿(mào)有限公司），文頭第二行，采用公文“加粗小初號宋體”寫“文件”兩字；發(fā)文字號位于文頭第二行之下，由發(fā)文部門代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號組成；以上并居中。下劃一道4.5磅的雙實線（細(xì)線在上，粗線在下）。

4、所有正式的對外文件要求統(tǒng)一排序，各部門代字如下： 總經(jīng)辦粵晟總字

行政部粵晟行字

財務(wù)部粵晟財字公司粵晟字

5、公文的標(biāo)題要簡潔、明確，采用“加粗一號黑體”字體。

6、公文的正文要做到一文一事；正文超過一頁的要加頁碼；正文采用“四號”字體。

7、公文的附件位于正文之下，成文日期之上，前面書寫“附”字樣，其后分別標(biāo)出附件序號（只有一件時不標(biāo)）、附件標(biāo)題和份數(shù)（只有一份時不標(biāo)）。

8、公文稍偏右排寫“特此通知”，另起一行偏左排寫“請遵照執(zhí)行！”并空兩個空格，采用“三號”字體。

9、公文的審批人位于文件底部左側(cè)，是代表公司或部門最后核查并批準(zhǔn)向外發(fā)出公文的簽名，目的在于表明公司或部門發(fā)文的具體責(zé)任者，另起一行寫明審批人職位及姓名，采用“三號”字體。

10、公文的呈送部門位于審批人職位及姓名以下，寫明呈送部門，采用“三

號”字體，所占區(qū)域用一條與圖文區(qū)等寬的平行實線作為界線。

11、公文的抄報、抄送部位于末頁下端，采用“三號”字體所占區(qū)域用一條與圖文區(qū)等寬的平行實線作為界線，形成“抄報、抄送”欄。頂格靠左書寫“抄報：”、“抄送：”字樣，其后依次標(biāo)有各抄報、抄送部門，其間用標(biāo)點隔開。

12、成文公司名稱（頂格寫，其余隨后）、校對員名字、日期位于正文的末頁最下端，要求用漢字表明完整的年、月、日，并在日期前頂格寫上公司名稱，采用“三號”字體，所占區(qū)域用一條與圖文區(qū)等寬的平行實線作為界線。

13、主送、抄報、存檔文件均使用原件，抄送文件使用復(fù)印件。

14、公文中出現(xiàn)的所有數(shù)字與日期，全部用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，法律文件中的數(shù)字用漢字書寫。

15、各部門在撰制發(fā)放范圍為公司內(nèi)部的公文時，如文中需重復(fù)使用公司名稱，則可使用規(guī)范化簡稱（法律文件一律使用全稱）。各公司名稱的規(guī)范化簡稱統(tǒng)一如下：XX公司簡稱為“XX”， XX公司簡稱為“XX”。

樣本格式如下：

佛山市凱諾晟商貿(mào)有限公司

文件

粵晟字【201*】092802號 關(guān)于XX

****************************************************************************************************************************************************************************************************************

附：1.*********

2.*********

特此通知

請遵照執(zhí)行！

審批人：

XX/XX

呈送：董事會抄送：公司總部各部門各分公司凱諾晟商貿(mào)有限公司校對員：XX年X月X日印發(fā)

公司公文一般格式

參閱幾份有關(guān)公司公文格式的資料，其所擬的格式各有千秋，莫衷一是。甚感茫然。汲取他們的長處，初擬本公司公文格式，以便本公司今后在制作文件時有一個統(tǒng)一的格式。

一 、公文用紙及版面規(guī)格

采用A4紙。頁邊距離：上3.7cm, 下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm,每頁22行，每行28字。

二、秘密等級和保密期限（或緊急程度）

用3號宋黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第一行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

三、文頭字體（離版頭宋體三號空兩行）

大號黑體字、黑變體字或標(biāo)準(zhǔn)體、宋體字套色（一般為紅色，文件紙已印刷）

四、發(fā)文字號，

發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份、序號三部分組成。

代字：發(fā)文機關(guān)名稱極度簡縮；

年份（年度），用阿拉伯?dāng)?shù)字寫全，外加六角括號“﹝ ﹞”

序號，不加“第”字，也不加“0”。

用3號仿宋體，居中，離文件頭宋體字兩行。

五、簽發(fā)人

“簽發(fā)人”3字后標(biāo)全角冒號，用3號仿宋體，簽發(fā)人姓名用3號楷體居右空1字標(biāo)識，與發(fā)文字號在同一行（這時發(fā)文字號應(yīng)移到左邊）。

六、公文標(biāo)題

用小二號黑宋體。離發(fā)文字號下空2行，居中排布。

七、主送機關(guān)

在標(biāo)題下空1行，用3號仿宋體，左側(cè)頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號。

八、正文

在主送機關(guān)之下左空2字，用3號仿宋體標(biāo)識，回行頂格。

九、附件

用3號仿宋體字，離正文空一行；左空2字標(biāo)識，“附件”后標(biāo)全角冒號；若有序號，用3號阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，序號與附件名稱之間用圓點隔開；附件名稱后不加標(biāo)點符號。

十、成文時間和印章

單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標(biāo)識成文時間。

成文時間離附件空3行，右空4字，為仿宋3號字，成文時間用漢字，“零”應(yīng)寫為“〇”；

加蓋印章應(yīng)“上不壓正文，下壓日期”，即上弧距正文2mm～4mm，端正、居中，下壓成文時間，印章用紅色。

當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上； 當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。

若要署發(fā)文機關(guān)名稱的，則離附件空2行，在成文日期之上。若名稱比成文日期短，則居日期中間；若比日期長，則首字比成文日期左移2字。 十一、附注

公文如有附注，在成文時間下空一行，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)識

十二、主題詞 “主題詞”用3號黑宋體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號，詞目用3號宋體字；詞目之間空1字，不加標(biāo)點符號。（主題詞編寫有規(guī)定，另編） 十三、抄送機關(guān)

如有抄送機關(guān)，一般用3號仿宋體字。在主題詞之下，居左空1字；“抄送”二字后加全角冒號，抄送機關(guān)較多，回行時與上一行的抄送機關(guān)對齊，抄送機關(guān)間要用逗號隔開，最后一個抄送機關(guān)后標(biāo)句號，可以防止私加抄送機關(guān)或變造公文。

既有主送機關(guān)又有抄送機關(guān)時，應(yīng)當(dāng)將主送機關(guān)置于抄送機關(guān)之上一行，之間不加分隔線。編排方法同抄送機關(guān)。

十四、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間

印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期標(biāo)注在抄送機關(guān)之下(無抄送機關(guān)在主題詞之下)占1行位置。印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)機關(guān)如果字?jǐn)?shù)太多，可以自行簡化。印發(fā)日期要用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。

十五、版記

版記應(yīng)置于公文最后一頁，版記的最后一個要素置于最后一行

版記中各要素之下均加一條分隔線，分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0. 35 mm），中間的分隔線用細(xì)線（推薦高度為0. 25 mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

十六、頁碼

用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距離版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標(biāo)識頁碼。

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