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檔案管理制度(精選多篇)

網(wǎng)站:公文素材庫 | 時間:2019-05-18 05:13:06 | 移動端:檔案管理制度(精選多篇)

第一篇:辦公室檔案管理制度

辦公室檔案管理制度

為加強辦公室檔案的科學管理,保證檔案的系統(tǒng)性與完整性,有效地為社團聯(lián)合會和各社團管理服務,結(jié)合實際情況,特制定本制度。

一、立卷、歸檔

第一條 各部門、各社團平時要做好文件的收集、整理,文件的整理、上繳工作是各部門、各社團的一項重要任務,必須認真做好。

第二條 各類文件材料由辦公室負責整理立卷、歸檔。辦公室對各部門、各社團文件立卷工作進行監(jiān)督和指導,并做好應歸檔文件案卷的接收歸檔工作。

第三條 文件立卷歸檔范圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件(包括收、發(fā)文電,內(nèi)部文件,各種會議文件,文件匯編,簿、冊、圖表,出版物原稿、磁盤等),均屬立卷歸檔范圍。

第四條 立卷的原則。遵循文件的自然形成規(guī)律,保持文件之間的歷史聯(lián)系,區(qū)分文件的保存價值,便于保管和利用。

第五條 立卷方法。根據(jù)立卷原則、文件的分類,分年度、分級別、分問題、分保管期限的方法立卷。

1、分年度。將文件按其形成或針對的年度分開。

2、分級別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。

3、分問題。將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。

4、分期限。根據(jù)文件的不同保存價值,將文件按不同的保管期限分開。

5、保管期限分為永久、長期、短期三種。

(1)永久保存。凡是反映部門、社團主要職能活動和歷史面貌的(例如章程、申請批文、社團成立申請書等)有長遠利用價值的文件,劃為永久保存。

(2)長期保存。凡是在相當長時間內(nèi)部門、社團需要查考的文件,劃為長期保存。長期保存為15年至50年。

(3)短期保存。凡是在較短時間內(nèi)部門、社團需要查考的各種文件,劃為短

期保存。短期保存為15年以下。

第六條 文件的組合。組合的基本作法如下:

1、法規(guī)性文件,如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件,應組合在一起。

2、會議文件應單獨組合。

3、統(tǒng)計、報表、名冊等各類表格文件,應組合在一起。

4、工作計劃、總結(jié)等文件,一般可按部門或社團名稱組合。

5、特殊性文件材料,可根據(jù)具體情況進行組合。

第七條 檔案袋內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應區(qū)分不同情況進行排列,密不可分的文件依序排列在一起,即章程、批文在前,計劃、總結(jié)在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;案件材料中結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。

第八條 文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份,重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件,需要辦理銷毀手續(xù)。

第九條 歸檔時間。部門或社團應于活動后一周內(nèi),將應立卷歸檔的文件整理立卷,向辦公室移交歸檔。

第十條 歸檔文件案卷的要求。部門或社團移交歸檔文件案卷,應符合下列要求:

1、歸檔文件齊全、完整。

2、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面,填寫時用中性筆或鋼筆書寫,字跡工整、清晰。

3、檔案袋的名稱要注意內(nèi)容準確,文字簡練通順,結(jié)構(gòu)完整,必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。

第十一條 案卷文件一式兩份,一份作為紙制文檔保存,另一份電子文檔保存在辦公室。

二、檔案的管理和利用

第十二條 辦公室按照社團聯(lián)合會對檔案管理的要求,對存放的各類檔案進行分類整理,分類保管,編制各類檢索目錄,搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計等工作。 第十三條 經(jīng)鑒定失去保存價值需要銷毀的檔案,應經(jīng)分管主席審查批準后,按程序進行檔案銷毀。

第十四條 辦公室的管理貫徹“以防為主,防治結(jié)合”的原則。經(jīng)常檢查防護設(shè)施和檔案保管狀況,對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案,要有計劃的進行修補、復制,保護檔案的安全與完整。

第十五條 檔案的利用。利用檔案人員,按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關(guān)登記表,檔案用完后應及時歸還。

第十六條 借用檔案人員必須愛護檔案,要保證檔案的安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。歸還檔案時,辦公室人員要仔細檢查,發(fā)現(xiàn)對檔案有損壞或泄密者,應及時向分管主席報告,按有關(guān)規(guī)定處理。

第十七條 檔案室工作人員,接待檔案利用人員要熱情,認真負責,按規(guī)定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。

第十八條 平時匯集,按實際順序或內(nèi)容分類、收集、整理,應保持文件、材料之間的來源、時間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有上級漏發(fā)文件,應及時請求補發(fā)或取得復印件,以便存檔和查閱。

第十九條 確保文件、材料的安全,做好保密工作。

為進一步提高我辦檔案管理工作水平,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和省、市檔案主管部門的相關(guān)規(guī)定,結(jié)合實際,制定本制度:

歸檔范圍

一、市信息辦機關(guān)及各處室在公務活動中反映本機關(guān)職能活動、有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料,由綜合處負責收集、整理和歸檔。

二、各處室公文辦完后,應及時將公文定稿、正本和有關(guān)材料向綜合處移交。

三、財會、統(tǒng)計和固定資產(chǎn)登記等檔案,在會計、統(tǒng)計年度終了后,編造清冊,交由綜合處歸檔。

四、市信息化建設(shè)項目全過程檔案。

檔案保管

五、所存檔案應當分門別類、系統(tǒng)科學、內(nèi)容完整。

六、辦理完畢的文書檔案資料,一般應(來源公文素材庫:www.7334dd.com×220mm(長×寬),整卷厚度不得超過40mm。

3、整卷文檔應執(zhí)行完整的頁碼標識(空白頁不標識頁碼),并在文檔首頁前編制目錄索引。

4、文檔不可使用金屬及塑料材料進行裝訂。

三十二、本制度由綜合處負責解釋

三十三、本制度自公布之日起施行

第二篇:檔案管理制度

為加強機關(guān)檔案的科學管理,保證檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全,提高機關(guān)檔案工作效率和工作質(zhì)量,特制訂以下管理制度。

(一)檔案安全保密制度

1、檔案管理人員必須遵守保密守則,要嚴守秘密,嚴防泄密、失密。

2、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行檔案的查借閱手續(xù),借出的檔案要及時歸檔、核實。

3、檔案管理人員要增強保密觀念,經(jīng)常檢查設(shè)施安全保密情況;離開檔案室時,必須鎖好文件資料柜,關(guān)好門窗。

4、銷毀檔案要登記造冊,經(jīng)分管副局長簽字批準后方能進行,銷毀時要有監(jiān)銷人,并履行簽字手續(xù)。

5、檔案室內(nèi)嚴禁吸煙,以防火災。

(二)檔案保管制度

1、檔案室屬機要重地,外人不得隨便進入。

2、保持室內(nèi)衛(wèi)生整潔,檔案分類排放、排列整齊。

3、切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防高溫、防強光等工作,室內(nèi)禁止存放易燃易爆等危險物品。

4、檔案管理人員要熟悉庫藏情況,對庫藏檔案和資料的保管情況定期進行檢查核對,做到帳物相符。

5、未經(jīng)批準,任何人不準將檔案帶出庫房,更不準私自摘抄、外傳。

(三)檔案利用制度

1、檔案管理人員應熟悉所藏檔案的情況,完善檔案檢索工具,及時準

確地提供檔案利用服務。

2、市水利局本單位工作人員因工作需要,可查閱本部門形成的檔案。查(借)閱局會議記錄,必須經(jīng)局辦公室主任批準后方可查閱。查(借)閱局黨務資料,須經(jīng)局黨總支書記或局機關(guān)支部書記批準后方可查閱。

3、查閱檔案須填寫《檔案借閱登記表》,未履行登記手續(xù),檔案管理員可拒絕查閱。

4、外單位查閱本機關(guān)檔案,必須持有單位介紹信,并經(jīng)分管辦公室的局領(lǐng)導批準后方可借閱。

5、查閱檔案時,嚴禁涂改、圈劃、抽換、批點、污損、拆卷或增刪檔案內(nèi)容,不得吸煙。

6、歸還檔案時,檔案管理員要認真檢查清點檔案的完好狀況,及時記載檔案的利用情況。

(四)立卷歸檔制度

1、凡是水利局機關(guān)從事各項業(yè)務工作,所形成的具有參考利用價值的各種內(nèi)容、形式和載體的文書材料,均屬立卷歸檔范圍。任何科室和個人都無權(quán)扣壓和銷毀必須歸檔的文件材料。

2、歸檔時間。文書檔案一般在每年年底全部收集完整,次年三月底前完成全部整理、立卷歸檔工作。會計檔案一般在會計年度終了一年后移交給財務管理站保管。工程技術(shù)檔案一般在工程項目竣工驗收后,由水利科負責收集、整理后移交檔案室,集中管理。各科室聲像檔案要注意隨時歸檔備份,每年12月提供局檔案室存檔。

3、立卷歸檔的要求。歸檔的文件材料要保持它們之間的歷史聯(lián)系,區(qū)分保存價值,分類整理立卷,案卷標題簡明扼要,目錄頁號編制準確,便于保管和利用。凡局機關(guān)形成的各類文件材料,歸檔應為原件,且要求做到完整、準確、系統(tǒng),存檔時由檔案管理人員審查核定。

4、各業(yè)務科室向局檔案室移交的文檔要有清單,歸檔時,必須履行交接手續(xù),交接雙方及監(jiān)交負責人應分別在清單上簽字,以備查考。

第三篇:人事檔案管理制度

六、人事檔案管理制度

第一章

第1條 總則 為了人事檔案管理的制度化、規(guī)范化,完善人事檔案收集、整理、查

閱的流程和手續(xù),維護其完整性,特制定本制度。

第2條 人事檔案是員工的過去背景和現(xiàn)在情況的記錄資料,所有員工均應建

立人事檔案。

第二章

第3條

第4條 原則 規(guī)范化:使人事檔案管理有章可循。 完整性:人事檔案管理人員應對員工檔案的真實性、完整性負責,作

好檔案資料的收集、歸檔工作。

第5條 保密性:人力資源行政部有責任對員工檔案中的資料信息保密。檔案

柜應隨時保持關(guān)閉狀態(tài),無權(quán)限人員不得隨意查閱。

第三章

第6條 歸檔內(nèi)容 人力資源行政部應在新員工入職后5個工作日內(nèi)為其建立人事檔案。

需歸檔資料:

1) 應聘人員登記表;

2) 員工登記表

3) 員工面試綜合評價表;

4) 聘任書;

5) 本人身份證、戶口本復印件;

6) 學歷學位證、職稱證件復印件;

7) 保證書、擔保書;

8) 擔保人身份證、戶口本復印件;

9) 體檢表;

10) 最近3個月內(nèi)免冠1寸照片4張。

第7條 員工人事檔案中有下列事項變更:地址和電話、婚姻狀況、生育狀況、

緊急聯(lián)系人變更、進修狀況,當事人須三天內(nèi)通知人力資源行政部。

第8條 員工工作期間發(fā)生任何變動事項,人力資源行政部應及時收集變動資

料,為其更新、完善人事檔案。需歸檔資料:

1) 勞動合同(含與員工同時生效的其它協(xié)議);

2) 任免決議(復印件);

3) 考核記錄;

4) 獎懲記錄;

5) 培訓記錄;

6) 職位與薪資變動記錄;

7) 辭職申請表;

8) 離職手續(xù)清單;

9) 辭職員工意見與建議調(diào)查表。

第四章

第9條

第10條

第11條

第12條 檔案查閱管理 總裁/總經(jīng)理可查閱全體人員檔案。 主管副總、部門經(jīng)理可查閱所屬部門全體員工檔案。 人力資源行政部總監(jiān)、經(jīng)理、人事檔案管理人員可查詢?nèi)w員工檔案。 查閱員工檔案必須在人力資源行政部查閱,未經(jīng)批準,不得將檔案借

出或私自摘抄記錄。

第13條

第14條

第五章

第15條

第16條

查閱人事檔案的人員,對檔案內(nèi)容應嚴加保密。 不準在材料上圈劃、涂改、銷毀、撤消、拍照、復印等。 附則 本制度由人力資源行政部制定,解釋權(quán)歸人力資源行政部。 本制度由總裁/總經(jīng)理簽發(fā),自發(fā)布之日起施行。

第四篇:司法所檔案管理制度

司法所檔案管理制度

一、司法所檔案管理工作由指定人員負責,包括接收、收集、整理、保管。

二、各類檔案的組卷要準確。卷內(nèi)目錄、案卷封面填寫完整準確、字跡清晰美觀,裝訂案卷規(guī)范、統(tǒng)一、牢固。

三、檔案整理。按規(guī)定制定統(tǒng)一的檔案分類編號方案。案卷的排列、編號符合規(guī)定要求。

四、文件的整理。鑒別沒有存檔利用價值的公文,可報主管領(lǐng)導批準,可定期清退和銷毀。對縣(區(qū)、市)司法局的文件、簡報等資料,要做好歸檔工作,無須存檔要統(tǒng)一銷毀。

五、檔案箱、資料柜和檔案資料放置的設(shè)備要整齊,做到不同規(guī)格分類排列。

六、庫房管理。庫房保持清潔衛(wèi)生,落實防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠等安全措施。

七、檔案管理人員要有良好的司法檔案人員職業(yè)道德規(guī)范、嚴格遵守崗位紀律,嚴格執(zhí)行檔案保密制度,嚴守國家機密

第五篇:養(yǎng)殖檔案管理制度

養(yǎng)殖檔案管理制度

1. 養(yǎng)殖場應當依法向縣畜牧獸醫(yī)局備案,取得畜禽養(yǎng)殖代碼,作為養(yǎng)殖檔案編號。

2. 養(yǎng)殖場養(yǎng)殖免疫檔案,需完善以下內(nèi)容:免疫記錄、診療記錄、生產(chǎn)流水日報表、病死畜禽無害化處理表、飼料添加劑使用記錄、獸藥使用記錄、獸藥疫苗采購記錄、藥物添加劑及限用添加劑使用記錄、生產(chǎn)銷售記錄、飼料采購記錄、標識使用記錄等。

3. 養(yǎng)殖場需妥善保管養(yǎng)殖免疫檔案,每年一月底前將上年度動物防疫條件情況和防疫制度執(zhí)行情況向發(fā)證機關(guān)報告,養(yǎng)殖檔案保存時間不得低于2年。

4. 養(yǎng)殖場所停業(yè)后,于停業(yè)后30日內(nèi)將《動物防疫條件》交回發(fā)證機關(guān)注銷。

5. 《動物防疫條件合格證》丟失的,于15日內(nèi)向發(fā)證機關(guān)申請補發(fā)。

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