辦公室主任崗位說明書

一、 崗位基本情況

崗位名稱：主任 所屬科室：辦公室

崗位編號：XZ—BGS一0l 執(zhí)行人員：

直接上級：院長

直接下級：干事、文秘、司機班組長、駕駛員

二、 崗位職責與權限

職責

概述

在院長的領導下，負責綜合協(xié)調、文書檔案管理、會議組織、檢查督導、文秘工作、服務接待等行政管理工作，充分發(fā)揮辦公室聯(lián)系上下、協(xié)調左右、溝通內外的樞紐作用；按要求完成上級安排的各項指令性任務。

關鍵

職責

具體職責描述

所需權限

科室

管理

1．負責本科室的日常管理，提高本科室工作效率和工作質量，節(jié)約工作成本，帶領科室人員按時完成各項工作任務。

2．負責本科室的建設和發(fā)展，注重本科室人才梯隊的建設，提高科室人員的工作能力和業(yè)務素質。

3．參加醫(yī)院組織的相關會議，負責傳達、貫徹和監(jiān)督落實相關會議精神，帶領科室人員完成醫(yī)院下達的各項指令性任務。

√ 辦公費用支出審批權。

√ 本部門員工的管理指揮權。

√ 本部門工作績效的考評權。

綜合

協(xié)調

1．協(xié)助院領導進行調查研究，了解情況，收集、整理、綜合分析相關信息，及時為院領導決策提供準確、全面的依據(jù)。

2．負責安排醫(yī)院的總值班，檢查總值班記錄，管理總值班的有關物資物品。

3．負責辦公室各項工作的統(tǒng)籌、組織和協(xié)調，處理日常綜合事宜，并完成院領導交辦的各項任務。

√ 相關信息和資料的索取權與獲得權。

√ 醫(yī)院重大決策的知曉權。

會議

組織

1. 做好醫(yī)院各類行政會議的組織安排工作。

2．負責院周會議題的征集、審核與整理，確保會議高質高效進行。

3．領導科室人員做好大型會議的會前通知、會場布置、會務服務、會議記錄、會議考勤等工作。重要會議或領導指示要求撰寫會議紀要的，在規(guī)定時間內整理出會議紀要并按要求上報或下發(fā)到相關部門。

√ 院周會漢題的審

核權。

檢查

督導

1．督促檢查上級衛(wèi)生部門和醫(yī)院各項方針、政策和醫(yī)院的規(guī)章制度、管理方案的貫徹實施情況，及時反饋信息。

2．檢查督導院領導布置的工作及本院會議決議的落實情況并及時反饋。

3．指導科室撰寫年度工作計劃、總結或者專題性的計劃與總結以及其他文字材料。

√ 有關規(guī)章制度制定修改的建議權和執(zhí)行情況的監(jiān)督、檢查權。

文秘

工作

1．協(xié)助院長制訂全院性規(guī)章制度等指導性文件，負責綜合整理醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃、工作計劃、總結，草擬有關文件，撰寫大型材料，完成院長交辦的其他文字材料的撰寫工作。

2．負責醫(yī)院的大事記錄工作，為管理工作的改進和院志編撰提供參考信息。

3，負責醫(yī)院各類文件的收發(fā)、登記、轉遞、傳閱、催辦、立卷、歸檔、保管、利用等工作，并配合醫(yī)院有關部門做好機要保密工作。

4，掌握醫(yī)院行政公章及院長印章的使用、介紹信、證明信的填寫和負責審定行政及業(yè)務部門印章的刻制。

√ 文件處理權和保密權。

√ 公章、介紹信的使用權和統(tǒng)管權。

三、 任職資格

學歷要求：大專及以上 專業(yè)要求：行政管理或衛(wèi)生技術相關專業(yè)

執(zhí)業(yè)資格：取得相應執(zhí)業(yè)資格證 職稱要求：中級或中級以上職稱

工作經(jīng)驗要求：具有五年以上醫(yī)院工作經(jīng)驗和一定的行政管理經(jīng)驗

四、 崗位勝任要求

服務

接待

1．做好院領導參加會議、外出參觀考察、調查研究、檢查工作、外事工作、社會活動的組織、服務工作。

2．負責醫(yī)院行政車輛調度，確保院領導和有關部門用車及行車安全。

3．領導科室做好有關部門來院檢查指導工作或內外賓來院參觀交流的接待與協(xié)調工作。

4．組織做好信訪工作，對來信來訪要做到有登記、有落實，不積壓、不拖延，重大問題及時向領導報告。

√ 一定接待費用的支配權。

√ 車輛調度權。

√ 信訪工作的研究調查權。

素質能力要求

1．對醫(yī)院具有很高的忠誠度，維護與執(zhí)行醫(yī)院的重大決策，熱愛醫(yī)院，熱愛崗位，熱愛同事，愿意為醫(yī)院發(fā)展做出貢獻，具有服務他人的精神。

2．較高的領悟領導意圖的能力，能從醫(yī)院的大局角度出發(fā)考慮問題。

3．處事豁達，待人真誠，言行謹慎，處理問題能做到言之有據(jù)、行之有序、動之有規(guī)。

4．具有較強的管理、組織、溝通、協(xié)調能力，良好的執(zhí)行力、敬業(yè)精神和強烈的責任感，具備獨立開展工作的能力，工作細致認真。

5．肯干務實，形象好、氣質佳，具有一定的人格魅力。

知識技能要求培訓要求

1. 及時掌握上級部門出臺的新政策并運用于醫(yī)院實際工作中的能力。

2. 具有優(yōu)秀的溝通協(xié)調能力和統(tǒng)籌規(guī)劃能力。

3．良好的口頭與書面表達能力，熟練使用現(xiàn)代化辦公軟件。

1．醫(yī)療衛(wèi)生新政策、新條例的培訓和相關法律法規(guī)及專業(yè)規(guī)章制度培訓。

2．醫(yī)院管理知識、領導藝術的培訓。

3．公文寫作、公關禮儀及溝通技巧的培訓，辦公軟件操作方法和操作技巧的培訓。

五、 應知法律法規(guī)與核心制度

基本

法律法規(guī)

《中醫(yī)醫(yī)院管理評價指南》、《中醫(yī)醫(yī)院建設標準》、《醫(yī)療機構管理條例》、《醫(yī)療機構評審辦法》、《醫(yī)療機構基本標準》、《全國醫(yī)院工作條例》、《醫(yī)療事故處理簪例》、《突發(fā)公共衛(wèi)生事件應急條例》、《中華人民共和國保密法》、《中華人民共和國檔案法》等。

核心制度

行政會議制度、辦公室工作制度、院總值班制度、學習制度、請求報告制度、醫(yī)院領導深入科室制度、醫(yī)院大事記記載制度、檔案工作制度、公文處理度、文書立卷歸檔規(guī)定、車輛管理制度、公章使用管理規(guī)定等。

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