公立醫(yī)院如何把合同管理做到精細化,今天小編給大家?guī)砹?018年公立醫(yī)院精細化的合同管理方案,有需要的小伙伴一起來參考一下吧,希望能給大家?guī)韼椭?/p>
摘要:合同是公立醫(yī)院對外經(jīng)濟活動和內(nèi)部管理行為的重要載體,合同管理是公立醫(yī)院內(nèi)部控制體系的關(guān)鍵環(huán)節(jié),關(guān)系到公立醫(yī)院職能的發(fā)揮、風(fēng)險的管控和國有資產(chǎn)的安全。因此,合同管理是公立醫(yī)院管理和內(nèi)控體系的重要組成部分,包括合同從預(yù)算、采購、擬定、審核、簽訂、履行、監(jiān)督、終止等環(huán)節(jié)的全過程、全方位管理。在提出傳統(tǒng)合同管理存在的問題的基礎(chǔ)上,介紹精細化合同管理模式及其成效。
根據(jù)2014年1月1日起實施的財政部《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》規(guī)定,內(nèi)控體系的目標(biāo)是:“合理保證單位經(jīng)濟活動合法合規(guī)、資產(chǎn)安全和使用有效、財務(wù)信息真實完整,有效防范舞弊和預(yù)防腐敗,提高公共服務(wù)的效率和效果。”公立醫(yī)院合同管理作為內(nèi)控體系的重要內(nèi)容,其目標(biāo)與內(nèi)控體系的整體目標(biāo)是一致的,將合同管理作為重要抓手,完善醫(yī)院內(nèi)部控制體系,驅(qū)動管理體制變革,建立規(guī)范化管理格局,使醫(yī)院具備強大的生命力[1]。
一、公立醫(yī)院傳統(tǒng)合同管理存在的問題
1.缺乏歸口管理。公立醫(yī)院各部門根據(jù)需要組織采購和簽訂合同,沒有歸口管理部門會導(dǎo)致合同分布零散、編號不統(tǒng)一、登記不全面、無專人負責(zé)等混亂現(xiàn)象,使合同管理工作缺乏統(tǒng)一的指導(dǎo),醫(yī)院不能及時發(fā)現(xiàn)其中的風(fēng)險和問題,一旦出現(xiàn)糾紛容易陷入被動。
2.采購行為不規(guī)范。公立醫(yī)院采購方式有公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、談判采購、詢價等,要根據(jù)采購的種類、金額、資金屬性等因素確定。有些部門未經(jīng)嚴格的采購程序便確認了合作方,甚至當(dāng)合作事項正在進行或已完成后才開始著手合同事宜,嚴重違反了相關(guān)采購規(guī)定,而且由于缺乏合同條款的約束,部門對合作事項的把控力度不強,難以全面實現(xiàn)工作目標(biāo)、維護醫(yī)院利益。
3.財務(wù)預(yù)算、付款等功能難以實現(xiàn)。預(yù)算管理是醫(yī)院財務(wù)管理的重要手段,付款功能是財務(wù)執(zhí)行出納和監(jiān)督職能的關(guān)鍵環(huán)節(jié),醫(yī)院財務(wù)部門如未充分參與合同管理工作,會導(dǎo)致全面預(yù)算管理落實乏力、經(jīng)營情況難以監(jiān)控、資金使用缺乏計劃。
4.院內(nèi)審核流程長。雖然多數(shù)醫(yī)院有內(nèi)部合同審核流程,但涉及的管理部門較多,從采購到最終簽訂合同,經(jīng)辦人員需要將合同資料分別送達多個管理部門審核簽字,大量的時間消耗在審核環(huán)節(jié)。
5.無制式合同。在沒有符合醫(yī)院特點的制式合同文本可供參考的情況下,科室在采購和合同談判過程中容易被對方單位的思路影響,甚至直接使用對方單位的合同模板,導(dǎo)致合同條款不能有效維護醫(yī)院權(quán)益。
6.缺乏法律專業(yè)支持。醫(yī)院合同種類多樣,要在國家法律法規(guī)和政府政策規(guī)定的框架下簽訂執(zhí)行,需要專業(yè)性強、知識面廣的法務(wù)人員對合同條款進行全面把關(guān)、及時解決相關(guān)糾紛。
二、公立醫(yī)院精細化合同管理模式的建立
1.組織結(jié)構(gòu)。
(1)三級管理、內(nèi)外聯(lián)動。一是完善法人治理結(jié)構(gòu),理事會負責(zé)決策醫(yī)院重大事項,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)分管各職能管理部門,醫(yī)院管理研究室為合同的歸口管理部門。二是聘請知名醫(yī)療行業(yè)律師事務(wù)所高管作為理事會外部理事,參與醫(yī)院的重大管理決策。合同歸口管理部門聘請律師團隊擔(dān)任常年法律顧問,從事具體的法務(wù)工作。這樣,醫(yī)院內(nèi)部明確了職責(zé),外部可以獲得多層次、團隊式的法律服務(wù),從源頭上規(guī)避了法律風(fēng)險,可以及時評估風(fēng)險并制定應(yīng)對預(yù)案,使防控和解決風(fēng)險成為醫(yī)院的常規(guī)工作。
(2)各部門分工明確、專崗專責(zé)。在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)總負責(zé)下,形成了醫(yī)院管理研究室為合同管理中心,紀檢、審計處和財務(wù)處為監(jiān)督機構(gòu),其他職能管理部門負責(zé)各自職責(zé)范圍內(nèi)合同事項的權(quán)責(zé)架構(gòu)。醫(yī)院管理研究室設(shè)合同管理專員,對接各部門和律師;合同主管部門及會審部門設(shè)合同經(jīng)辦人或?qū)徍藢T,實行“經(jīng)辦人—主任”二級審核制。這樣,將責(zé)任落實到專部專崗,有利于各部門有效配合、相互牽制,提高相關(guān)人員工作責(zé)任心。
2.制度建設(shè)。
(1)醫(yī)院內(nèi)部規(guī)章制度。根據(jù)國家法律和廈門市相關(guān)規(guī)定,出臺了醫(yī)院《采購管理辦法》《經(jīng)濟合同管理辦法》和相關(guān)解釋文件,并適時修訂。《采購管理辦法》詳細規(guī)定了采購流程、預(yù)算管理、采購方式的選用、標(biāo)準采購程序、監(jiān)督檢查等相關(guān)事項;《經(jīng)濟合同管理辦法》明確規(guī)定了合同的訂立、履行、變更、補充、解除、法律責(zé)任等事項;解釋文件對采購和合同經(jīng)辦涉及的具體名詞、程序和工作方法等內(nèi)容進行詳細的解讀和政策提示。
(2)常年法律顧問服務(wù)協(xié)議。通過招標(biāo)的方式聘請常年法律顧問,雙方簽訂《常年法律顧問服務(wù)協(xié)議》,約定常年法律顧問對醫(yī)院提供合同和規(guī)章審改、出具律師意見、參與項目會議和商務(wù)談判、糾紛及訴訟處理、出具律師函、員工法律培訓(xùn)等服務(wù)。
3.合同審核流程。
建立“對外經(jīng)濟合同審批流程”,將合同發(fā)起、會審、流轉(zhuǎn)、審批、修改報批、簽訂、執(zhí)行等環(huán)節(jié)納入流程管理,尤其對風(fēng)險分值最高的“合同審核”環(huán)節(jié)進行重點把控。
(1)醫(yī)院管理研究室作為合同歸口管理部門,負責(zé)四個重要節(jié)點的審核:采購程序符合規(guī)定、會審部門按制度審核、律師按約定審改、合同主管部門按會審意見執(zhí)行。通過關(guān)鍵節(jié)點的把控,確保了審批流程滿足醫(yī)院的要求,實現(xiàn)合同管理的目標(biāo),即提高合同質(zhì)量、把控醫(yī)院風(fēng)險、促進醫(yī)院發(fā)展、維護國有資產(chǎn)安全和提高管理水平。
(2)財務(wù)處、審計處和其他相關(guān)職能部門(如有必要)承擔(dān)了院內(nèi)會審合同的重要職責(zé),保證了審核的專業(yè)性、合理性,使具體的合同條款符合醫(yī)院實際發(fā)展需要。
(3)將合同審核與簽訂流程合并,縮短流程線路,減少合同簽訂前的不必要環(huán)節(jié),提高了管理效率。
(4)審計處、紀檢監(jiān)察辦公室全面監(jiān)督采購、合同審核和簽訂流程,并根據(jù)需要組織專題審計,保障合同管理工作滿足合規(guī)性的要求。
(5)常年法律顧問從法務(wù)和合規(guī)角度對合同逐字逐句進行審核,保證其專業(yè)性和獨立性,與合同管理工作的周全性、保密性要求密切結(jié)合。
4.財務(wù)全面預(yù)算和資金收支管理。
(1)全面預(yù)算管理是采購和簽訂合同的“總閥”,醫(yī)院財務(wù)處通過預(yù)算的編制、審批、執(zhí)行、調(diào)整、考核、決算等工作控制經(jīng)濟活動的全程,各部門獲批準的預(yù)算內(nèi)采購項目可以按醫(yī)院采購和合同管理辦法執(zhí)行,預(yù)算外項目必須經(jīng)相應(yīng)審批流程批準,對符合“三重一大”規(guī)定的項目必須經(jīng)醫(yī)院黨政聯(lián)席會集體討論決策后方可執(zhí)行,從而對各項目嚴格把關(guān)、監(jiān)督落實。
(2)資金收支管理是監(jiān)督合同履行的重要手段,醫(yī)院各部門在合同履行過程中,依照合同條款和財務(wù)審批流程,申報付款申請并獲得領(lǐng)導(dǎo)批準后,將合同、發(fā)票、審批報告等憑據(jù)送交財務(wù)處,財務(wù)處按財務(wù)制度和合同條款嚴格審核其真實性和合法性后,方可辦理價款結(jié)算和賬務(wù)處理。
5.制式合同庫。
醫(yī)院合同雖然數(shù)量多、專業(yè)廣,但總體而言還是可以進行區(qū)分。合同歸口管理部門請各專業(yè)部門提供各類型合同過去簽訂的版本,組織財務(wù)處、審計處、其他管理部門(如有必要)、法律顧問會審,建立制式合同庫。目前已建立制式合同,涉及醫(yī)院運營管理及對外合作的各個方面。制式合同充分考慮了涉及的法律法規(guī)、雙方的權(quán)利義務(wù)、各項風(fēng)險、糾紛解決等內(nèi)容,主管部門與合作方可以就模板進行協(xié)商、談判,撰寫具體合同內(nèi)容。制式合同為經(jīng)辦人員提供了充足的談判資源、提高了采購等工作效率,為醫(yī)院避免了大量合同風(fēng)險,保障了醫(yī)院的合法權(quán)益。6.信息系統(tǒng)OA無紙化審核。充分利用信息化手段,在醫(yī)院OA系統(tǒng)中設(shè)計開發(fā)電子“對外經(jīng)濟合同審批流程”。各會審部門能同時在線審核,方便快捷,提高了審核速度。簽章系統(tǒng)、密鑰系統(tǒng)、防篡改系統(tǒng)的搭配使用,使合同審核過程可有效追溯,審核痕跡和附件可永久保存、無法篡改。同時,便于建立合同管理大數(shù)據(jù)庫,對合同管理各節(jié)點、時點的行為數(shù)據(jù)進行大量保存,使精準管理行為分析成為現(xiàn)實,可輔助經(jīng)營決策。
7.存檔管理。合同編號及存檔工作是醫(yī)院合同管理的重要環(huán)節(jié),便于合同的查找、賬目核對和審查審計。首先,對所有合同實行四級編號,即“院區(qū)號—部門號—年號—合同號”,編號一經(jīng)確立不可隨意變改;合同發(fā)起部門在歸口管理部門的監(jiān)督下,對本部門發(fā)起的合同進行編號。其次,存檔工作由各部門各司其責(zé),發(fā)起部門負責(zé)從采購到合同簽訂、執(zhí)行的所有文件資料的保管,并且將簽訂合同的紙質(zhì)版送往院辦、財務(wù)處存檔,廉潔協(xié)議報紀檢辦公室存檔,電子掃描版上傳至OA流程永久保存。同時,合同審核經(jīng)手部門要存儲經(jīng)手環(huán)節(jié)的相關(guān)資料。
三、公立醫(yī)院精細化合同管理模式的成效
1.推動醫(yī)院內(nèi)控建設(shè)。通過明確組織、健全制度、梳理流程、嚴格財務(wù)、實施模板、使用信息系統(tǒng)和存檔管理,建立了以防范風(fēng)險管控為核心,歸口部門和責(zé)任部門為主體,監(jiān)督監(jiān)管部門為引導(dǎo),醫(yī)院內(nèi)部管理為基礎(chǔ),法律顧問有效服務(wù)為支撐,全業(yè)務(wù)覆蓋、全過程監(jiān)控的公立醫(yī)院合同控制實施體系,夯實了醫(yī)院對業(yè)務(wù)層面的控制,推動了內(nèi)控體系的完善。
2.保障醫(yī)院經(jīng)濟活動的開展。隨著醫(yī)療事業(yè)的快速發(fā)展,以合同管理為重要組成的醫(yī)院內(nèi)控體系和外部法務(wù)協(xié)助為醫(yī)院發(fā)展提供了強大的支撐。通過預(yù)防、識別、分析各種風(fēng)險,制定、實施相應(yīng)的措施,做好事前防控風(fēng)險和事中管理風(fēng)險的工作,提高了醫(yī)院防范和管控經(jīng)濟活動風(fēng)險的能力,保障了醫(yī)院日益活躍的對外經(jīng)濟活動。
3.穩(wěn)健保全國有資產(chǎn)。精細化合同管理模式實施以來,在醫(yī)院合同量持續(xù)增長的背景下,通過對合作方資質(zhì)、資信、履約能力、權(quán)利義務(wù)、違約條款和糾紛解決等方面進行全面的審查和落實,保證了醫(yī)院利益、國有資產(chǎn)的安全和完整。
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