一、當(dāng)前,在檔案信息資源開發(fā)和信息反饋工作中存在的主要問題
(一)局限于檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計,不求檔案的實(shí)際效益。各地各級檔案行政管理部門,每到年終在要求基層檔案館(室,下同)編制年報,了解檔案利用情況時,只需統(tǒng)計幾個利用數(shù)據(jù),如利用人數(shù)、利用檔案卷(冊)數(shù)、頁數(shù)及復(fù)印數(shù)據(jù)數(shù)等,而不了解通過檔案信息資源的開發(fā)與利用,而所獲得的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。收集統(tǒng)計檔案利用數(shù)據(jù),雖然亦能反映檔案的利用情況,但這是表面現(xiàn)象,說明不了檔案給社會和經(jīng)濟(jì)建設(shè)帶來的價值和作用。也就是說,統(tǒng)計幾個數(shù)據(jù)只能揭示表現(xiàn)現(xiàn)象,而不能揭示檔案利用的實(shí)質(zhì),即實(shí)際效益。這是各地各級檔案部門普遍存在的一個問題。
(二)在檔案館查(借)閱利用時,只要求填寫其利用目的,不求深層次了解,失去檔案利用信息反饋的機(jī)會。在通常情況下,利用單位和利用人來檔案館查(借)閱檔案時,均需填寫一份登記表。登記表除需填寫利用單位、利用人姓名和證件號碼外,就是還要說明利用目的。而利用者在填寫利用目的時都較簡單,如“工作參考”、“提供產(chǎn)權(quán)依據(jù)”等等。由于不作深層次了解,利用結(jié)束亦就了結(jié),而失去了檔案利用信息反饋的機(jī)會。檔案信息資源的開發(fā)與利用,可分兩個階段。第一階段,又可稱初級階段,即利用者到檔案館查(借)閱檔案或檔案館主動為利用者提供檔案,這時只反映檔案利用情況;第二階段,又可稱為高級階段,即檔案通過利用者在工作、學(xué)習(xí)、生產(chǎn)等社會實(shí)踐中的利用,不同程度會產(chǎn)生一定的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益,也就是體現(xiàn)了利用檔案的作用和價值,通過信息反饋而求得。而要取得這種信息,事先必須有所了解和掌握,即在利用時有目的地作些深層次了解,并一一記錄在案,以利日后跟蹤調(diào)查。
(三)有了利用實(shí)例,不求匯集編發(fā)重返社會。有些館雖也注重檔案利用信息反饋工作,收集有價值的檔案利用實(shí)例,但只是作為檔案目標(biāo)管理認(rèn)證和達(dá)標(biāo)的材料,因此收集后就將實(shí)例束之高閣,不匯編發(fā)表,重返社會,影響檔案信息資源的開發(fā)與利用。如果將利用實(shí)例編發(fā),不但會促進(jìn)檔案的開發(fā)利用,使社會和全民更加認(rèn)識檔案、了解檔案,使檔案的使用價值得到進(jìn)一步發(fā)揮,而且可大大提高檔案館的社會地位和知名度。
(四)編研工作滯后,遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上檔案信息資源的開發(fā)利用需要。因?yàn)椋脝挝徊涣私怵^藏情況,即你館藏中究竟有些什么資料可供社會利用。因此,檔案管理人員必須了解信息社會動向和需求,結(jié)合館藏實(shí)際,有目的、有計劃地編研一些參考性、指導(dǎo)性的資料,提供社會利用。然而,各地各級檔案館編研工作滯后,跟不上社會發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需求,影響檔案信息資源的開發(fā)與利用。
二、檔案館應(yīng)在了解和掌握檔案利用實(shí)際效益上下功夫。
綜觀各地各級檔案館都能夠把每年檔案資料查閱利用情況反映出來,即某某年查閱有多少人次、多少卷(冊)檔案,但該年數(shù)百人次、數(shù)百卷(冊)檔案,有什么社會效益和經(jīng)濟(jì)效益呢?卻一無所知或知之不多。為此,筆者認(rèn)為檔案館查閱利用情況需要了解和統(tǒng)計,但更重要的要從了解和掌握檔案利用實(shí)際效益上下功夫,即了解其查閱利用目的和所產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。要想取得成果,除了要求利用者主動反饋信息外,檔案館亦可進(jìn)行跟蹤調(diào)查。調(diào)查收集檔案利用實(shí)際效益,主要有以下六大作用:
(一)有利于了解檔案的價值和作用!稒n案法》第二條稱:“本法所稱的檔案是……對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄!钡私鈾n案是否具有保存價值,最重要的一點(diǎn)是要提供利用。如果檔案不再利用,最有價值的檔案也就失去保存的意義。而只有通過檔案的利用和開發(fā),才能了解檔案的價值。過去不少單位和領(lǐng)導(dǎo),為什么對檔案工作不夠重視和支持,主要一個原因是檔案部門長期處在“封閉”狀態(tài),單位和領(lǐng)導(dǎo)也認(rèn)為檔案不能給本單位出效益、出成果。其實(shí)無數(shù)事例證明,這完全是一種偏見和誤解。有保存價值的檔案,一般都具有利用價值,但其價值的大小,必須通過利用,一旦利用一定會產(chǎn)生一定的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。
(二)有利于檔案的鑒定工作。眾所周知,檔案的保管期限定為永久、長期、短期三種,檔案到了規(guī)定的保管期限,就要組織鑒定,確定其銷毀還是延長保管期限。而檔案的價值是鑒定時必須考慮的一個重要因素。檔案利用頻率高、周期長,即使已到規(guī)定的保管期限,也應(yīng)繼續(xù)延長其保管期限;反之,檔案利用率較低,保存價值不大,即使未到規(guī)定的保管期限,亦應(yīng)降低其保管期限。通過調(diào)查收集檔案利用的實(shí)際效益,大大有利檔案的鑒定工作。
(三)有利于了解和掌握檔案利用信息,進(jìn)一步拓寬檔案利用工作的渠道,最大限度地發(fā)揮檔案的價值和作用。通過實(shí)際效益的調(diào)查和收集,可以進(jìn)一步了解社會和市場對檔案利用的需求和利用者的心理,從而改進(jìn)我們的服務(wù)形式,拓寬利用渠道,使更多的利用者了解檔案,熟檔案,利用檔案,為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。如果我們不重視調(diào)查和收集檔案利用的實(shí)際效益,檔案利用渠道就無法拓寬,亦影響檔案價值作用的充分發(fā)揮。
(四)有利于編發(fā)檔案利用實(shí)例,加大檔案宣傳工作力度。通過調(diào)查和了解收集檔案利用的實(shí)際效益,取得一個又一個的利用實(shí)例,充分體現(xiàn)檔案的保存和利用價值,并篩選、整理,編印成小冊子,下發(fā)至基層和領(lǐng)導(dǎo),使他們了解檔案的作用,這要比空喊幾句檔案工作重要強(qiáng)得多。尤對不太了解檔案、不熟悉檔案價值的同志來說,更是一個實(shí)際的宣傳和教育,使他們通過例證,了解檔案,支持檔案工作。
(五)有利于檔案館業(yè)務(wù)工作實(shí)績的體現(xiàn)。檔案業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容很多,而開發(fā)利用檔案信息資源應(yīng)該是業(yè)務(wù)工作的“主體工程”,因?yàn),收集和管理檔案的根本目的,是為了利用,否則就失去保存檔案的意義。而要衡量一個館的工作與實(shí)績,在業(yè)務(wù)工作上,開發(fā)利用檔案信息資源最能說明問題了。用戶通過利用你的檔案,獲取了社會效益和經(jīng)濟(jì)效益,這就是你工作的實(shí)績。如果既統(tǒng)計利用數(shù)據(jù),又注意了解檔案的實(shí)際效益,那你的實(shí)績就有血有肉。三、開發(fā)利用檔案信息資源,獲得檔案實(shí)際效益的基本做法
(一)認(rèn)真做好查(借)閱登記工作。查(借)閱登記是各館在檔案查(借)閱時必須做的一項工作。在登記時,一要認(rèn)真負(fù)責(zé),按項目一一填寫清楚,必須填寫的項目不要漏填;二要把查(借)閱檔案的利用目的,填寫清楚,不可填寫得太簡單,如“工作參考”等,而應(yīng)填明作那一項工作參考,填明具體內(nèi)容和將起到的作用和效益,這樣便于提供實(shí)際效益的線索和確定有否必要進(jìn)行跟蹤調(diào)查等。
(二)建立用戶聯(lián)系制度。檔案在查(借)閱時,一般不會產(chǎn)生效益,而要通過實(shí)踐,才能反映出檔案的實(shí)
際價值,產(chǎn)生一定的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。因此,為了及時取利用信息,可以建立用戶聯(lián)系制度,即把用戶的姓名、單位地址、聯(lián)系電話和郵編等一一登記在冊,以便與用戶聯(lián)系。檔案館亦可把自己的聯(lián)系人和聯(lián)系電話告訴用戶,以利用戶及時反饋信息。同時,也可定期召開用戶座談會,以利加強(qiáng)與用戶聯(lián)系,改進(jìn)我們的工作和服務(wù)方法,更好地為社會和用戶服務(wù)。
(三)分發(fā)檔案信息反饋表。即在用戶查(借)閱檔案后發(fā)給一張檔案利用信息反饋表,主要內(nèi)容包括利用單位、利用人、時間、案卷名稱和獲取的社會效益、經(jīng)濟(jì)效益。特別是效益要寫得具體一點(diǎn),應(yīng)有時間、地點(diǎn)、人物和具體事例。
(四)及時編發(fā)檔案利用社會效益、經(jīng)濟(jì)效益實(shí)例。反饋的信息仍要通過編輯再重返社會,這樣既可進(jìn)一步宣傳檔案的作用和價值,又可使社會各界進(jìn)一步了解檔案、熟悉檔案,來利用檔案。特別要將實(shí)例送給有關(guān)部門(單位)的領(lǐng)導(dǎo),使他們認(rèn)識檔案作用,支持做好檔案工作。如果把反饋的信息收藏起來,便失去了反饋工作的實(shí)際意義。
(五)實(shí)地調(diào)查和電話采訪。根據(jù)用戶查閱時登記在案的線索,可以及時到實(shí)地調(diào)查或電話采訪,掌握利用效果的第一手資料。許多用戶在各自不同的崗位上,都擔(dān)負(fù)著一定的工作和任務(wù),有時沒有時間來編報利用實(shí)例,檔案人員應(yīng)主動上門服務(wù),把通過利用檔案后所產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益情況搞清楚,便于編寫。
綜上所述,檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計是必要的,也說明了檔案利用工作的一個側(cè)面,但更重要的是要了解、收集檔案的實(shí)際效益,以利進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用工作,為社會各界和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。
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