會務(wù)百科:企業(yè)年會策劃四要素發(fā)布日期:201*/9/28點(diǎn)擊數(shù):0次

　　過了中秋之后就開始有很大大型公司在咨詢年會的事情了,雖然都還未能定下來,但是從之前是經(jīng)驗(yàn)中作為中年會策劃大家都知道要提前,不然到年底的時候又得手忙腳亂的了.

　　企業(yè)年會不僅是公司對于一個工作事項(xiàng)的回望,更重要的是作為一個加強(qiáng)員工相互了解,增加企業(yè)凝聚力的重要途徑,一個成功的企業(yè)年會不僅僅要展示業(yè)績,更要投入人文關(guān)懷因素,因此公務(wù)在企業(yè)年會中所占的分量是極少的,而更多的內(nèi)容是通過豐富多彩的活動、豐厚的獎品、誘人的美食以及輕松的旅行,帶給員工和客戶美好的體驗(yàn).接下來我們就來談?wù)勂髽I(yè)年會策劃的幾個重要因素.

　　一、節(jié)省預(yù)算

　　花同樣的錢可以辦更多的事.不可理解？這就要了解酒店的定價(jià)體系,一般而言,酒店的價(jià)格從高到低會分為:門市價(jià)、前臺折扣價(jià)、商務(wù)公司價(jià)格、會議團(tuán)價(jià)、旅游團(tuán)價(jià)五個檔次.這就是為什么有的客戶抱怨直接向酒店訂和客房反而比通過會務(wù)公司報(bào)價(jià)高的原因.隔行如隔山,其中有許多的操作技巧是業(yè)外人士所不知道的.

　　二、節(jié)省時間

　　簡化操作流程.專業(yè)的會展代理對酒店場地及提供的服務(wù)都比較熟悉,按照您的,他們可以很快推薦合適的地點(diǎn)給您.如果您選的會務(wù)代理公司經(jīng)驗(yàn)豐富,他們應(yīng)該可以很快報(bào)出初步的預(yù)算供您參考.

　　三、更好地協(xié)調(diào)酒店關(guān)系

　　以保障會議的順利進(jìn)行.年會的組織實(shí)施是個繁瑣的服務(wù)過程,它是一個需要很多協(xié)調(diào)工作的系統(tǒng)工程.會務(wù)代理公司的操作經(jīng)驗(yàn)以及和會務(wù)酒店良的好合作關(guān)系是非常重要的.

　　四、確定方案環(huán)節(jié)

　　首先要將此次活動的核心議題合理地安排到會議議程當(dāng)中.主會場、舞臺及背景搭建、節(jié)目選擇、餐標(biāo)及菜單、房間、接送機(jī)、會后旅游這七項(xiàng)是在這一環(huán)節(jié)最須留意的地方.接下來就是重要的確認(rèn)實(shí)施細(xì)節(jié)了.首先,要創(chuàng)建一個工作進(jìn)度表,這是提高效率、保障活動順利進(jìn)行的有效手段.工作表的內(nèi)容要包括以下幾個方面:

　　1、邀請的貴賓及確認(rèn)其成行；

　　2、舞臺設(shè)計(jì)、場地搭建、燈光音響布置的完成；

　　3、文書工作、會議資料的準(zhǔn)備；

　　4、房間分配表；

　　5、用餐（餐標(biāo)、菜單、主桌、臺卡）；

　　6、交通安排；

　　7、各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人及聯(lián)絡(luò)方式；

　　8、支付各項(xiàng)定金的時間表；

　　9、表演者的邀請及確認(rèn)；

　　10、禮品、胸花、指示牌、胸卡；

　　11、會務(wù)照片及錄像資料的制作和贈送.

　　在檢查準(zhǔn)備工作的時候,關(guān)鍵點(diǎn)是:圍繞年會的目的、重要人物、核心議題的關(guān)聯(lián)活動是否夠豐富、夠突出.在客戶年會上讓贊助商搶了風(fēng)頭就得不償失了.在結(jié)算環(huán)節(jié),關(guān)鍵是在活動進(jìn)行過程當(dāng)中,要事先指定專人在酒店的每個消費(fèi)場所簽單確認(rèn).比如自助餐的用餐人數(shù)、用車的時間及里程、洗衣及長途電話費(fèi)、上網(wǎng)費(fèi)、酒水、大堂吧消費(fèi)、迷你吧消費(fèi)、會議茶歇的人數(shù)等等.

　　一般而言,酒店的各項(xiàng)預(yù)定都有保證人數(shù)的要求,在預(yù)計(jì)人數(shù)的5-10％以內(nèi),酒店是可以靈活處理的.總結(jié)報(bào)告的內(nèi)容應(yīng)該包括此次活動是否達(dá)到了預(yù)期目的,預(yù)算執(zhí)行情況、對會務(wù)代理的服務(wù)評價(jià)、不足和建議.

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