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展會招展策劃書

網(wǎng)站:公文素材庫 | 時間:2019-05-10 11:52:25 | 移動端:展會招展策劃書

  一、 產(chǎn)業(yè)發(fā)布特點

  二、 展區(qū)和展位劃分

  三、 招展價格

  四、 招展分工

  五、 招展代理

  六、 招展宣傳推廣

  七、 編制展會招展函

  八、 展位營銷辦法

  九、 招展預(yù)算

  十、 招展進度計劃

  一、產(chǎn)業(yè)發(fā)布特點

  可以說明“戶外”的將來發(fā)展形勢。國家統(tǒng)計局,旅游局資料:2000年5月第一個“五一”黃金周至2002年10月第六個黃金周出游3.8億人/次,收入是1525億元,平均每次不足7千萬人/每黃金周,收入不足2.6億/次。到了2004年黃金周五一和十一出游人次分別是1.04億和1.14億,收入分別為390億和398億,增長速度之快那人非常欣喜。 “戶外”這個體育用品行業(yè)目前在國內(nèi)運動用品里面,它僅僅是很小很下的一部分,我們國內(nèi)的“戶外”只占整個體育用品市場的千分之一,這是一個很可怕、很可悲的數(shù)字。從我們了解的歐洲或者美國甚至我們隔壁的韓國和日本來看,“戶外用品”竟占了運動用品15-20%。 通過十幾年的發(fā)展直到今天,國內(nèi)“戶外”體育用品在北京、成都、深圳、長春、廣州、昆明、杭州、西安甚至包括桂林這種小地方,每個城市都已經(jīng)超過了30家店。 現(xiàn)在,在中國市場上國際國內(nèi)“戶外”品牌一共約有120個,這些品牌中能夠在商場,尤其在大型商場設(shè)立專柜能夠生存下來的不足十個品牌,可以說是寥寥無幾。以業(yè)績排大約是:奧索卡、The NORTH FACE、哥倫比亞、CONNA、日高、生活無限.探路者等。而且各個國內(nèi)品牌的知名度并不高。人們對旅游用品的認(rèn)識并不深,本次展會加深人們對旅游用品的認(rèn)識,促進參展商與采購商對接。

  旅游用品與當(dāng)?shù)亟?jīng)濟和旅游的程度有很大的相關(guān)性,在經(jīng)濟越發(fā)達(dá)的地方人們越有出門旅游的心里需要。而旅游風(fēng)景區(qū)需要旅游用品。旅游用品大部分是在經(jīng)濟發(fā)達(dá)的或者旅游較多的地方。海峽兩岸的氣候、風(fēng)景、人文景觀不同也早就了旅游用品的需求上不同,這也造成了本次展覽會的展區(qū)劃分按地域。海峽兩岸的浙江、江西、福建、臺灣是旅游大省也是經(jīng)濟發(fā)達(dá)的地帶。福建主要集中在閩南地區(qū),主要在泉州廈門等地。

  二、劃分展區(qū)和展位

  本次展會展區(qū)和展位的劃分根據(jù)展會的展覽題材和展會定位。

  根據(jù)交通與方便,本次展會選擇在A層展覽,本次展會要劃分6個展區(qū),展位320個,展區(qū)分別為福建省旅游服務(wù)展區(qū)、福建省旅游產(chǎn)品展區(qū)、臺灣省旅游服務(wù)展區(qū)、臺灣省旅游產(chǎn)品展區(qū)、鄰省旅游服務(wù)展區(qū)、鄰省旅游產(chǎn)品展區(qū)。其中福建省旅游服務(wù)展區(qū)70個、福建省旅游產(chǎn)品展區(qū)100個、臺灣省旅游服務(wù)展區(qū)40個、臺灣省旅游產(chǎn)品展區(qū)50個、鄰省旅游服務(wù)展區(qū)20個、鄰省旅游用品展區(qū)40個。

  三、招展分工

  本次招展代理劃分7個代理商,根據(jù)代理商的劃分,辦展機構(gòu)成立7個區(qū)域在招展機構(gòu),分別是閩南、閩北、閩西、臺灣、廣東、浙江、江西。招展機構(gòu)設(shè)立主任1人、副主任2人、|協(xié)助本辦展機構(gòu)招展,招展人員之間的分工要注意發(fā)揮各自的特長,統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。 招展人員的任務(wù):

  閩南機構(gòu):1、服務(wù)旅游展區(qū)30個展位 2、 旅游產(chǎn)品展區(qū)50個展位

  閩北機構(gòu):1、服務(wù)旅游展區(qū)20個展位 2、 旅游產(chǎn)品展區(qū)30個展位I

  閩西機構(gòu):1、服務(wù)旅游展區(qū)20個展位 2、 旅游產(chǎn)品展區(qū)20個展位

  臺灣機構(gòu):1、服務(wù)旅游展區(qū)40個展位 2、 旅游產(chǎn)品展區(qū)50個展位

  廣東機構(gòu):1、服務(wù)旅游展區(qū)8個展位 2、 旅游產(chǎn)品展區(qū)20個展位

  江西機構(gòu):1、服務(wù)旅游展區(qū)5個展位 2、 旅游產(chǎn)品展區(qū)10個展位

  浙江機構(gòu):1、服務(wù)旅游展區(qū)7個展位 2、 旅游產(chǎn)品展區(qū)10個展位

  招展機構(gòu)要求:1、必須共同遵守招展原則;不得跨區(qū)域招展;不得亂改展位費的收取。不得競相壓價。

  2、要加強招展機構(gòu)的溝通,促進信息的溝通。不得爭搶同一家目標(biāo)參展商。

  四、招展代理

  為了增加招展的業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò),擴大業(yè)務(wù)規(guī)模,提高經(jīng)濟效益,本屆展會設(shè)立7個排他代理,分別為閩南、閩北、閩西、臺灣、廣東、浙江、江西。

  代理商的資格:

  1、是從事代理招展的公司。

  2、過去有良好的代理業(yè)績,熟悉旅游用品行業(yè)。

  3、有一定的數(shù)量的人員,代理的范圍能夠覆蓋我們展會所設(shè)立的代理的范圍。

  代理的聘用程序:

  1、取得必要的證明資料,對代理商進行資質(zhì)驗證,確定代理上的資質(zhì)可靠。

  2、展會項目經(jīng)理初步與代理商議定代理條件,項目總監(jiān)審查代理條件。

  3、公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)代理條件,簽訂代理合同。

  本屆招展代理商的代理期限是一屆,期滿后視代理的業(yè)績和信譽等情況再決定是否繼續(xù)聘用為代理商。

  代理商的權(quán)利與責(zé)任:

  權(quán)利:

  1、按合同規(guī)定收取傭金

  2、從辦展機構(gòu)獲取招展必需的完整資料

  3、按合同享受辦展機構(gòu)對展會及代理商的宣傳推廣支持

  4、在規(guī)定的時間內(nèi)預(yù)訂的展位能得到保證

  責(zé)任:

  1、按合同規(guī)定的代理形式和條件切實履行職責(zé)依法經(jīng)營

  2、有責(zé)任對所代理的展覽項目進行宣傳推廣

  3、定期向辦展機構(gòu)有關(guān)負(fù)責(zé)人匯報情況

  4、對辦展機構(gòu)劃定的展位不得有異議

  5、按辦展機構(gòu)規(guī)定的價格(價格范圍)招展,按時收取和繳納參展款(含訂金)

  6、不得對辦展機構(gòu)制定的參展條件作私自改動代理商傭金:本次展會各個代理的傭金為20%,要一視同仁平等看待。代理傭金支付時間和方法可以和辦展機構(gòu)協(xié)商制定。

  五、 招展宣傳推廣

  (一)、專業(yè)媒體

  <1>媒介載體

  旅游行業(yè)的專業(yè)媒體,如:

  1、專業(yè)雜志

  2、專業(yè)報紙,如《福建旅游報》等;

  3、專業(yè)網(wǎng)站,如上述專業(yè)雜志報紙的網(wǎng)絡(luò)版和“中國旅游網(wǎng)”、“中華旅游網(wǎng)”、以及旅游行業(yè)相關(guān)展會的網(wǎng)站如“旅游博會”網(wǎng)站、“塑交會”網(wǎng)站等;

  會展行業(yè)的專業(yè)媒體,如:

  1、會展雜志,《中國會展》、《中國展會》等;

  2、會展報紙,《會展快報》(中國會展雜志社所有)等;

  3、會展網(wǎng)站,《中國展覽總網(wǎng)》、《展覽聯(lián)盟》等。

  (二)合作方式

  1、以展位交換廣告,同時盡可能多投軟新聞;

  2、以廣告交換廣告,同時盡可能多投軟新聞;

  3、付費購買廣告,同時盡可能多投軟新聞;

  4、對于關(guān)系好的媒體,可以共享客戶資源,共享數(shù)據(jù)庫;

  5、對于實力強的媒體,可以使其代理組織觀眾,甚至是組織參展商。

  注:對于合作的媒體,應(yīng)列出合作內(nèi)容清單,比如《軟新聞投放媒體一覽表》及《軟新聞一覽表》,便于對工作過程進行監(jiān)控。

  二、大眾媒體/主流媒體

  (一)媒介載體

  1、電視,如東南電視臺、公共頻道、等;

  2、廣播,如“福州巴士廣播網(wǎng)”等;

  3、主流報紙,人民日報,海峽都市報,東南早報等;

  4、網(wǎng)站,慧聰網(wǎng)、新浪、網(wǎng)易、搜狐等;

  5、全國企業(yè)黃頁等。

  (二)合作方式

  1、電視、廣播以硬廣告為主,軟新聞為輔;

  2、報紙、網(wǎng)站以軟新聞為主,硬廣告為輔;

  3、全國企業(yè)黃頁只能是硬廣告和企業(yè)信息刊登;

  4、盡量制造展會亮點,爭取引起這類媒體的主動關(guān)注,從而制造軟新聞,軟新聞能更好地提高展會的美譽度。比如,組織這類媒體的記者進行產(chǎn)業(yè)新聞報道,行業(yè)人物專訪,或召開行業(yè)高峰論壇,邀請業(yè)內(nèi)專家、學(xué)者、行業(yè)領(lǐng)袖就行業(yè)發(fā)展趨勢、近期熱點話題、最新科研成果等進行研討,以新聞發(fā)布會的形式將這類信息傳遞給記者和媒體的信息采編人員,由他們挖掘題材,從側(cè)面宣傳展覽會。

  三、展會材料與戶外廣告

  (一)媒介載體

  這類媒介載體由展覽會組織者自行制作。包括:

  1、展會材料

 。ǎ保┱猩藤Y料,如邀請函(預(yù)告性的簡單邀請函和內(nèi)容完整的正式邀請函)、傳真件、調(diào)查問卷、征詢表、信封、招商人員名片、門票;

 。ǎ玻⿻⻊(wù)資料,會刊、參展指南、觀展指南、采訪指南、資料袋等;

 。3)《會展快報》、《展會成果通報》之類的宣傳材料等;

  (4)展覽會網(wǎng)站。

  2、戶外廣告

  可以利用人流量較大的公共場所,如:機場、車站、碼頭、商業(yè)街道和廣場、專業(yè)市場、市內(nèi)主要街道與展館周圍等地點,以戶外廣告的形式,進行廣泛宣傳。具體形式有:路牌、墻體、燈箱、易拉寶、海報、彩虹門、升空氣球、氣模柱、大型布幔、條幅、彩旗、吉祥物、燈桿POP、電子顯示屏等。

  (二)合作方式

  展會材料與戶外廣告由展覽會組織者自行制作,它們可以作為展覽會組織者與其他媒體合作的交換資源。尤其是會刊廣告、戶外廣告(展場廣告、市區(qū)廣告)、展覽會網(wǎng)站、會展快報

  等,都可進一步開發(fā)其廣告資源,以增加與其他媒體交換的機會。

  四、主辦、承辦、協(xié)辦和支持單位

  (一)媒介載體

  1、主辦、承辦、協(xié)辦和支持單位的內(nèi)部發(fā)文,以及對展會資料的派發(fā);

  2、主辦、承辦、協(xié)辦和支持單位的內(nèi)部通訊、雜志報紙、自辦刊物;

  3、主辦、承辦、協(xié)辦和支持單位的網(wǎng)站

  4、主辦、承辦、協(xié)辦和支持單位的客戶資源

  (二)合作方式

  展覽會具體組織者通常會與主辦、承辦、協(xié)辦和支持單位簽訂合作協(xié)議,并支付一定掛名費用,而作為主辦、承辦、協(xié)辦和支持單位也有一定的義務(wù)來宣傳推廣展覽會。因此,可以加強與其相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào),提出自己具體的宣傳推廣需求與合作方式,盡可能地使其履行義務(wù)。

  五、其他組織

  (一)媒介載體

  1、中國駐國外的大使館、外國駐中國各大城市的大使館;

  2、外經(jīng)貿(mào)、貿(mào)促會、臺辦、僑辦部門等;

  3、國內(nèi)外商業(yè)性協(xié)會、大型采購代理商、經(jīng)銷商、進出口公司、貿(mào)易公司、批發(fā)零售商等;

  4、展覽咨詢機構(gòu);

  5、其他跨地區(qū)的組展機構(gòu)(營銷代理);

  6、同類大型展覽會;

  7、參展商。

  (二)合作方式

  1、對于1、2類的組織,可由政府出面進行協(xié)調(diào),爭取獲得他們的支持;

  2、對于貿(mào)易性組織或商人,可在貿(mào)易類媒體加強宣傳攻勢,吸引他們的注意力;

  3、對于展覽咨詢機構(gòu)、跨地區(qū)組展機構(gòu)和同類大型展覽會,則可以

 。1)進行差異性資源整合,相互幫助組展或使其成為招展代理;

 。2)交換網(wǎng)站鏈接、會刊廣告、展會現(xiàn)場幫發(fā)資料,或在展會期間召開新聞發(fā)布會等;

  4、對于參展商,可通過其發(fā)門票邀請客戶等形式進行展覽會宣傳推廣。

  以上展覽會信息的傳播方式除投放硬廣告、軟新聞外,還可以通過一些活動進行傳播,如舉辦新聞發(fā)布會、記者聯(lián)絡(luò)會/招待會、參展商/觀眾供需說明會、產(chǎn)業(yè)發(fā)展論壇、會展論壇等。

  七、 會展招展函

  (一)展會概況

  1、組織機構(gòu)

  a) 時間:20xx年8月1日

  b) 地點:福州市國際會展中心

  c) 主辦單位:福州市人民政府

  d) 協(xié)辦單位:福建省旅游局、福州市旅游局、福州市發(fā)展和改革委員會、福州市經(jīng)濟

  e) 會務(wù)執(zhí)行:XX會展有限公司 f) 媒體支持:福建日報、海峽都市報、海峽消費報、閩南日報、福建經(jīng)濟電臺、福建電視臺

  2、 展會特色:本屆展會組委會全新,實施規(guī);⑹袌龌、差異化運作,兩大“亮點”,打造展會。

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